Die Digitalisierung ist unausweichlich - Sind mittelständische Unternehmen gewappnet?

Gastbeitrag von Suvish Viswanathan, Head of Marketing, Europe, Zoho Corporation - Erkenntnisse aus der Pandemie zur Gestaltung der digitalen Zukunft des Mittelstands

Digitale Transformation im eigentlichen Sinne ist die Integration digitaler Technologie in alle Bereiche eines Unternehmens, sodass dessen Arbeitsweise, die User Experience der eigenen Mitarbeiter und die Art und Weise, wie Kunden betreut werden, sich grundlegend verändern. Die digitale Transformation wurde viel propagiert, wodurch sich der Begriff wohl zu einem Modewort entwickelt hat. Unternehmen verweisen leichtfertig darauf, wenn es um relativ einfache Implementierungen oder Innovationen geht, wie etwa die Ermöglichung des mobilen Arbeitens oder die Verlagerung einiger (aber nicht aller) Arbeitsabläufe in die Cloud, ohne dabei einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen.

Im Gegensatz dazu tauchen andere Unternehmen inzwischen tiefer in das Thema ein und machen sich die Möglichkeiten integrierter Unternehmensanwendungen und Automatisierung im gesamten Unternehmen zunutze, um so eine echte digitale Transformation zu ermöglichen. Die potenziellen Vorteile einer echten digitalen Transformation sind zahlreich: Rationalisierung von Prozessen, Beschleunigung von Unternehmenswachstum und Wettbewerbsvorteil, Verbesserung von Kundenengagement und Kundenbindung sowie der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Allerdings funktionieren diese natürlich nicht frei von Herausforderungen.

Die Pandemie hat die meisten mittelständischen Unternehmen getroffen, aber ein Strukturwandel ist im Gange

Der Arbeitsplatz der Zukunft wird wegen der weltweiten digitalen Zerrüttung ständig neu definiert. Die durch die Pandemie ausgelöste Remote-Arbeit hat den Trend zu agilen und dezentralen Arbeitsumgebungen beschleunigt. Technologien ermöglichen es Unternehmen und ihren MitarbeiterInnen, produktiver als je zuvor zu agieren und gleichzeitig wertvolle Erkenntnisse aus Unternehmensdaten zu gewinnen. Im vergangenen Jahr konnten wir dies weltweit beobachten, auch in Deutschland. Unternehmen, die bereits den Weg der Digitalisierung eingeschlagen haben, hatten es viel leichter als jene, die sich mit dieser Umstellung Zeit ließen.
Moderne Arbeitsumgebungen erfordern in der Tat ein gewisses Maß an analytischem Output, der wichtige Einblicke in die Unternehmensfunktionen liefern kann. Heutzutage liegen Unternehmensdaten oft abteilungsspezifisch in unterschiedlichen Anwendungen vor, die jeweils von Vertrieb, Marketing, Finanzen, HR und anderen Abteilungen genutzt werden. Unternehmen könnten tiefere Einblicke generieren, wenn sie diese Systeme über Workflow-Engines, offene APIs oder Analyseprogramme miteinander verbinden, die somit potenziell imstande sind, Antworten zur Steigerung des Wachstums und zur Erfüllung von Geschäftsanforderungen in Echtzeit zu liefern.

Die folgenden Aspekte sind der Schlüssel für jede erfolgreiche digitale Transformation:

• Festlegung von Endzielen zu Beginn: Unternehmen sollten dem Drang widerstehen, sofort loszulegen. Sie sollten zunächst die Endziele definieren, die sie mit ihrer digitalen Transformation erreichen wollen. Das hilft den Projektverantwortlichen dabei, das Gesamtbild im Auge zu behalten und gegebenenfalls Anpassungen oder Ergänzungen vorzunehmen.
• Vernetzte Anwendungen und Teams: Wie oben beschrieben, ist die Integration ein essenzielles Element, um den maximalen Nutzen aus der digitalen Transformation zu ziehen. Einzelne Anwendungen müssen zusammenarbeiten und verschiedene Teams, Büros und die Organisation als Ganzes unterstützen, indem sie ein vollständiges Bild erzeugen. Dadurch werden nicht nur Prozesse vereinfacht und der Zeitaufwand für manuelle Vorgänge reduziert, sondern auch konkrete Erkenntnisse in Echtzeit gewonnen.
• Kommunikation als Wegbereiter: Veränderungen können für MitarbeiterInnen und selbst für Führungskräfte verunsichernd sein. Es ist die Aufgabe jener, die die digitale Transformationsinitiative vorantreiben, völlig offen und transparent mit der Absicht, der Vision und dem Prozess umzugehen, während dieser stattfindet. Das Beseitigen von anfänglichen Ängsten oder das Entlarven von Missverständnissen wird jeglichen Widerstand gegen Veränderungen verringern und sicherstellen, dass die Teams ihren neuen digitalen Arbeitsplatz willkommenheißen. Dabei ist es wichtig, ebenso vertrauensvoll und ehrlich über mögliche Störungen in der Übergangsphase zu sprechen wie über die endgültigen Vorteile, die eintreten, sobald diese abgeschlossen sind.
• Ergreifen Sie Privacy by Design: In einigen Fällen sind die vielen Unternehmensvorteile des digitalen Zeitalters auf Kosten des Datenschutzes und der Privatsphäre der NutzerInnen gegangen. Als Reaktion darauf haben strengere Datenschutzgesetze, vor allem die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), einen entscheidenden Schritt getan, indem sie Unternehmen dazu zwingen, die Zustimmung der AnwenderInnen einzuholen, bevor diese beispielsweise Werbung sehen. Weiterhin sind Regierungen eingeschritten, um die Privatsphäre der VerbraucherInnen zu schützen. Unternehmen müssen sich diesen Herausforderungen stellen, während sie ihre Initiative zur digitalen Transformation vorantreiben.

Unternehmen jeder Größe und Region erleben die negativen Auswirkungen der COVID-19-Entwicklungen – so auch Deutschland. Unabhängig von der Dauer des Pandemie-Schocks können sich Unternehmen, die jetzt handeln und ihre Geschäftsmodelle an die neue Normalität anpassen, schneller erholen und besser auf zukünftige Krisen vorbereiten. Während Unternehmen weiterhin durch die von Corona verursachten Veränderungen und Herausforderungen navigieren, ist es wichtig sich zu fragen:

• Nutzen wir diese "Entschleunigung" als Chance, unsere Modelle anzupassen und unser Geschäft zu erneuern?
• Steigern wir die Investitionen, um die Erfahrungen unserer MitarbeiterInnen und KundInnen zu verbessern?
• Bündeln wir unsere Bemühungen oder bauen wir eine Art Integrations-Spaghetti mit Hunderten von Tools?
• Berücksichtigen wir die Gesamtkosten und wählen Werkzeuge, die zu unseren Anforderungen passen, anstatt uns für Anbieter anhand ihrer Markenpräsenz zu entscheiden?

Nun ist es an der Zeit, dass der Mittelstand entschlossen und zukunftsorientiert handelt, um weiterhin mit seiner überlegenen Produktionsqualität weltweit wirtschaftlich zu überzeugen und voranzugehen.