Wie man die Flut der Dokumente beherrscht und was KI und New Work damit zu tun haben

Im Interview mit Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH

Mit weit über 1000 Systemhäusern weltweit gilt das internationale ELO Business Partner-Netzwerk als eines der größten seiner Branche. Die ELO Digital Office GmbH, mit Sitz in Stuttgart, entwickelt seit über 20 Jahren Lösungen für digitale Geschäftsprozesse aller Branchen und Fachbereiche. Gerade auch für viele mittelständische Unternehmen bietet das Unternehmen ECM- (Enterprise-Content-Management) und DMS- (Dokumenten-Management) Systeme für alle Unternehmensgrößen. Im Bereich Verwaltung und Behörden ist ELO ebenfalls seit vielen Jahren ein attraktiver und anerkannter Partner. Wir sprechen heute mit Geschäftsführer Karl Heinz Mosbach über die Herausforderung aller Unternehmen, die tägliche Flut an Daten, Informationen und Dokumenten zu beherrschen und dabei gleichzeitig die Transformation und Digitalisierung des Unternehmens voranzutreiben. Im Besonderen wird es darum gehen, was Informationsmanagement, digitale Geschäftsprozesse, Collaboration, Workflow, KI und das Thema New Work damit zu tun haben.

DIGITAL FUTUREmag: Bevor wir in das angekündigte Thema einsteigen, interessiert mich zunächst Ihre persönliche Einschätzung zur deutschen Wirtschaft und dem Digitalisierungsgrad im internationalen Vergleich? Wo stehen Deutschland und sein so starker Mittelstand in Sachen Digitalisierung und Transformation?

Karl Heinz Mosbach: Angestoßen durch die Coronapandemie sind wir gerade in einer Phase des „Erwachens“. Es ist uns – dem deutschen Mittelstand – eine Zeit lang fast schon „zu gut“ gegangen, so dass notwendige Modernisierungsschritte teils aufgeschoben wurden oder vielfach nicht die Notwendigkeit gesehen wurde, hier etwas zu tun. Ich denke hier primär an Themen rund um die Digitalisierung, aber es bezieht sich auch auf viele andere Bereiche, in denen Investitionen in die Zukunft versäumt wurden. Der Corona-Schock sitzt derzeit tief und einige Unternehmen müssen kämpfen, aber auf den gesamten Mittelstand gesehen wird die Coronapandemie hoffentlich ein Weckruf sein. Der Wandel, der nun bei vielen Unternehmen ansteht, wird auf lange Sicht viele positive Effekte haben, auch gesamtwirtschaftlich betrachtet.

DIGITAL FUTUREmag: Als Hersteller und international aufgestelltes Unternehmen im Bereich Informationsmanagement noch eine Frage vorweg. Stellen die Themen digitale Transformation und Optimierung der Prozessabläufe im Unternehmen für Sie einen Widerspruch dar? Und wenn nein, was hat Vorrang?

Karl Heinz Mosbach: Keinesfalls stellen sie einen Widerspruch dar, weil Prozessoptimierung mit Digitalisierung viel besser gelingt. Selbst beim Friseur oder beim Zahnarzt bucht man mittlerweile Termine direkt über die Internetseite. Das bringt gleichermaßen Vorteile für die Kunden und das Unternehmen. Die Digitalisierung der Prozesse ist ein branchenunabhängiges Thema und dies in den jeweiligen Unternehmen fachbereichsübergreifend. Deshalb hat auch keiner der Punkte Vorrang, sie bedingen sich gegenseitig. Gerade im administrativen Bereich sind optimierte Prozessabläufe ohne digitale Unterstützung heute schlicht nicht mehr vorstellbar.

DIGITAL FUTUREmag: Das Thema Zusammenarbeit oder neuerdings Collaboration genannt, ist in aller Munde. Gerade in Zeiten von Homeoffice für viele Unternehmen eine besondere Herausforderung. Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Eckpfeiler für die Digitalisierung im Unternehmen?

Karl Heinz Mosbach: Wichtig ist, dass Digitalisierung das Business des Unternehmens nachhaltig unterstützt. Digitalisierung muss einen messbaren Vorteil für die Geschäftsprozesse und das Business mit sich bringen. Daneben sind natürlich die Zuverlässigkeit des Systems und die Anwenderfreundlichkeit der digitalen Lösung ein elementarer Faktor. Eine gute Lösung begeistert die Mitarbeiter und steigert zudem die Produktivität. Collaboration spielt bei all diesen Punkten eine wichtige Rolle, da eine gute Zusammenarbeit untereinander entscheidend für den Erfolg einzelner Teams und letztlich für das gesamte Unternehmen ist. Je besser die Zusammenarbeit dann durch den Einsatz unternehmensweiter Collaboration-Tools gelingt, desto höher ist auch die Aussicht auf langfristige Akzeptanz einer neuen Lösung.

DIGITAL FUTUREmag: Beim Thema KI ist in den vergangenen Jahren ein Kampf um die internationale Vorherrschaft entstanden. Welchen Einfluss haben die Technologiethemen wie KI oder Augmented Reality etc. tatsächlich auf die langfristige Strategie der Unternehmen?

Karl Heinz Mosbach: Der Einfluss wird stetig zunehmen, weil intelligente Systeme und Maschinen große Vorteile bieten, da sie den Menschen immer mehr von monotoner Arbeit entlasten. Zudem wird die Technologie helfen, Fehler zu vermeiden und die Qualität unserer Prozesse und Verfahren zu verbessern. Das Potenzial ist riesig, sei es in der Analyse, Auswertung oder beispielsweise in der Steuerung. Schon heute setzen wir eine Gesichtserkennung auf Smartphones ein oder nutzen sie an Flughäfen. Wir steuern per Sprache Systeme wie Alexa oder nutzen intelligente Tools zur Sprachübersetzung. Die Einsatzmöglichkeiten von KI sind so vielfältig, dass sie für uns zur Selbstverständlichkeit werden. So bieten wir als ELO beispielsweise schon seit vielen Jahren mit dem ELO DocXtractor ein System an, das den Buchhalter bei der Verarbeitung von großen Rechnungsmengen durch seine automatischen und selbstlernenden Fähigkeiten optimal unterstützt. Automatisiert wird der Mitarbeiter bei der monotonen Arbeit der Rechnungserfassung entlastet und kann so seine Produktivität steigern. Der Bedarf an immer intelligenteren Lösungen wird in den Unternehmen und Verwaltungen stetig zunehmen und das in allen Bereichen – seien es Produktion, Service oder kaufmännische Prozesse. All dies darf aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass wir technologisch noch ganz am Anfang der Möglichkeiten von KI-Technologien – einer „schwachen KI“ – stehen. Die Einsatzmöglichkeiten beschränken sich im Wesentlichen noch darauf, eine spezifische Aufgabe möglichst gut zu erledigen. Sei es Bild- oder Spracherkennung, die Steuerung eines Autos oder Roboters und dergleichen. Unabhängig davon werden Unternehmen, die neben ihrem Know-how moderne und intelligentere Lösungen einsetzen, immer auch einen signifikanten Wettbewerbsvorteil haben.

DIGITAL FUTUREmag: Ein weiteres großes Thema ist für viele Unternehmen gerade unter dem Einfluss der Coronapandemie das Thema NEW WORK. Wie wird sich die Arbeit und insbesondere die Zusammenarbeit, Ihrer Einschätzung nach, nach der Pandemie verändert haben und wie unterstützt ELO Ihre Kunden dabei, diese Prozesse erfolgreich zu meistern?

Karl Heinz Mosbach: Wir helfen unsere Kunden vor allem dahingehend, dass wir ihnen bzw. den Mitarbeitern die nötigen Freiräume schaffen, die den individuellen Arbeitsstil unterstützen und den Kommunikationsbedarf durch entsprechende Collaboration-Funktionalität tragen. Sowohl administrativ als auch in der konkreten Situation im Arbeitsalltag schaffen wir Gestaltungsfreiräume mit dem Ziel, die Effizienz der Mitarbeiter im Unternehmen zu verbessern – ob innerhalb einer Abteilung, eines Gebäudes, verteilt auf mehrere Standorte oder aus dem Homeoffice. Wir helfen auch, die Arbeitsprozesse bei Bedarf von Zeit und Raum zu entkoppeln. Neue Systeme zum besseren kollaborativen Zusammenarbeiten werden diese Prozesse unterstützen. Sei es unser neuer ELO Teamroom, der mit der ELO ECM Suite 21 kommt oder unsere Wissensmanagement- oder E-Learning-Lösungen, um nur einige wenige Beispiele aus unserem Lösungsspektrum zu benennen.

DIGITAL FUTUREmag: Auf dem nächsten Digital FUTUREcongress virtual ist ELO wieder vertreten. Was werden die Besucher auf Ihrem virtuellen Messestand zu sehen bekommen?

Karl Heinz Mosbach: Für das Event im Juni haben wir ein echtes Highlight parat. Auf unserem ELO ECM-Fachkongress im Februar haben wir unser neues „Flaggschiff“, die ELO ECM Suite 21, erstmals der Öffentlichkeit vorgestellt und für Ende Mai angekündigt. Im Juni werden wir nun auf Ihrem Event die marktfertige Version mit all ihren neuen Features den Teilnehmern präsentieren können. Die Besucher können sich auf ein Produkt freuen, das wir mit all unserer langjährigen Erfahrung im Markt vor allem technologisch komplett überarbeitet haben, um das Informationsmanagement in den Unternehmen für die nächsten Jahre noch zukunftssicherer zu machen – komme, was wolle.

DIGITAL FUTUREmag: Fantastisch. Darauf sind wir schon sehr gespannt. Wir wünschen Ihnen weiterhin alles gute und bleiben Sie gesund! …

 

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