Die Einführung eines DMS muss gut durchdacht und den Bedürfnissen des Unternehmens angepasst sein

Im Interview mit Herrn Kay Frosinini, Mitglied der Geschäftsleitung der Network Concept GmbH

Die Network Concept GmbH ist Spezialist für maßgeschneiderte, ganzheitliche Softwarelösungen im Bereich kaufmännischer Geschäftsprozesse. Im Vordergrund ihrer Tätigkeit steht die ganzheitliche Betrachtung der betrieblichen Abläufe beim Kunden und deren Abbildung in CRM-/XRM- und ERP-Lösungen. Damit ermöglicht Network Concept dem Kunden jederzeit einen schnellen, umfassenden und aktuellen Blick auf seine Geschäftsprozesse und Kundenbeziehungen. Als zertifizierter „CAS Gold Partner“ und „Sage Reseller Gold“ begleitet Network Concept Kunden über den kompletten Projektverlauf – von der professionellen Beratung über Planung, Konzeption bis hin zur Realisierung Ihrer Projekte.


Im Interview mit Herrn Kay Frosinini, Mitglied der Geschäftsleitung der Network Concept GmbH, sprechen wir insbesondere über die Auswirkungen der Pandemie auf die Bedeutung betriebswirtschaftlicher Softwarelösungen und den Nutzen von Dokumentenmanagementsystemen.

DFmag: Digitalisierung ist in aller Munde. Wie hat sich die Pandemie aus Ihrer Sicht auf die Digitalisierung der Geschäftsprozesse ausgewirkt?

Kay Frosinini: Durch die Pandemie arbeiten viele aus ganz unterschiedlichen Bereichen Zuhause oder generell mobil. Um trotzdem einen reibungslosen Geschäftsalltag bewerkstelligen zu können, ist es notwendig, dass die Mitarbeiter auf die relevanten Softwarelösungen zugreifen können. Dafür ist eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse für Unternehmen unabdingbar. Passgenaue, umfassende Softwarelösungen für die Unternehmensprozesse sind momentan noch entscheidender für den Unternehmenserfolg als vor der Pandemie.

DFmag: Welche Rolle spielen dabei Dokumentenmanagementsysteme (DMS)?

Kay Frosinini: Wenn ich mobil arbeiten will, benötige ich dafür nicht nur die Anwendungen für die Bearbeitung, sondern auch die entsprechenden Dokumente: Schriftverkehr, E-Mails, Rechnungen, Belege, Anschreiben, Anleitungen usw. Wenn ich als Unternehmer zum Beispiel meine Buchhaltung im Homeoffice arbeiten lasse, benötigen die Mitarbeiter nicht nur die maßgeschneiderte ERP-Anwendung, sondern eben auch die unterschiedlichsten Dokumente wie Rechnungen und Belege. Dies betrifft im Prinzip alle Unternehmensbereiche. Der Vertrieb beispielsweise benötigt vielleicht noch einmal Zugang zum letzten Angebot, der Berater möchte sich noch einmal die Notizen vom letzten Besprechungstermin ansehen. Was bringt mobiles Arbeiten, wenn die Dokumente, die ich benötige, nur im Büro sind? Insofern ist ein DMS entscheidende Voraussetzung für mobiles Arbeiten.

DFmag: Sie empfehlen also ein DMS. Welche Vorteile sehen Sie, abgesehen vom Homeoffice-Zugriff, noch?

Kay Frosinini: Neben dem Vorteil, mit einem DMS eine Voraussetzung für mobiles Arbeiten zu schaffen, gibt es weitere Aspekte für den Einsatz eines DMS: Die Archivierung von jeglichen Dokumenten zentral in einem DMS fördert die Transparenz und Aktualität der Informationen. Jedes Dokument wird einmal angelegt und bei Notwendigkeit aktualisiert. Dies erleichtert das Änderungsmanagement und vermeidet Dubletten. Auch erhält jeder Mitarbeiter Zugang zu den für ihn relevanten Dokumenten, egal wo er arbeitet. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter zeitgleich auf dieselben Dokumente zugreifen können. Eine gute DMS-Lösung verfügt außerdem über intelligente Suchfunktionen, wodurch ich meine Suchzeiten deutlich reduzieren kann. Zudem erleichtert ein DMS die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und die Umsetzung der Compliance. Aus unserer Sicht ist ein gutes DMS wichtig für die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Sie sehen, dass durch ein gutes, intelligentes DMS der Arbeitsalltag effizienter, transparenter, einfacher, schneller und qualitativ besser gestaltet werden kann. Insofern ist ein DMS für alle Unternehmen relevant, die mit vielen Dokumenten aller Art hantieren.

DFmag: In vielen Unternehmen befinden sich bereits kaufmännische Lösungen wie z.B. ein ERP-System oder eine CRM-Software in der Einführung oder werden schon aktiv verwendet. Benötigt man ein DMS dann zusätzlich?

Kay Frosinini: Nicht unbedingt. Wir gehen bei der Realisierung unserer Kundenprojekte Schritt für Schritt vor. Das bedeutet, dass wir zunächst die Prozesse des Unternehmens anschauen und den tatsächlichen Bedarf genau analysieren. Darauf aufbauend wird dann das entsprechende Design abgeleitet. Bezüglich des DMS kann es dann zu verschiedenen Ergebnissen kommen: ein komplett externes DMS, ein ins ERP-System oder CRM-System integriertes DMS oder auch eine sogenannte „digitale Personalakte“, eine DMS-Lösung für sensible Daten in der Personalabteilung. Wie das DMS genau gestaltet wird, muss sehr individuell im Rahmen eines Gesamtkonzeptes entschieden werden.

DFmag: Was sollten Unternehmen auf jeden Fall berücksichtigen, wenn sie ein DMS einführen möchten?

Kay Frosinini: Die Einführung eines DMS muss gut durchdacht und den Bedürfnissen des Unternehmens angepasst sein. Solch eine strategische Entscheidung ist in der Regel Chefsache. Grundsätzlich empfehlen wir die Festlegung eines Projektteams, das zunächst aus Führungskräften besteht, die nah am operativen Geschäft dran sind und insofern wissen, welchen Anforderungen das DMS gerecht werden soll. Wenn es um die Definition von Erwartungen und Anwendungsszenarien geht, sollten auch Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen hinzugezogen werden, weil die Anforderungen von Abteilung zu Abteilung verschieden sein können. Eine Buchhaltung hat in der Regel andere Anforderungen an ein DMS-System als der Außendienst. Um ein DMS erfolgreich einzuführen, sind insofern viele Dinge zu beachten, so dass ich empfehlen würde, sich einen erfahrenen Partner zu suchen, der eine ganzheitliche Betrachtung durchführt und dann das Unternehmen bei der Einführung eines passenden DMS begleitet.

DFmag: Sie sagten gerade, dass es auch integrierte DMS gibt. Wie muss man sich das vorstellen?

Kay Frosinini: Ein Dokumentenmanagementsystem ist kein isoliertes System, sondern interagiert mit anderen IT-Lösungen, in denen Dokumente erstellt oder genutzt werden. Dafür gibt es zwei Konfigurationsmöglichkeiten: Entweder wird das DMS oder eine andere Anwendung als führendes System etabliert. Ist das DMS das führende System, dann arbeiten die Mitarbeiter primär mit dem DMS und greifen auf andere Anwendungen aus dem DMS zu. Dies macht aber eigentlich nur Sinn, wenn das Unternehmen extrem dokumentenorientiert arbeitet. Die zweite Möglichkeit stellt eine andere Anwendung wie zum Beispiel die ERP-Lösung in den Mittelpunkt und das DMS bildet nur eine Art Service für diese Hauptanwendung. Dies kann sogar dazu führen, dass sich der Anwender des nachgelagerten DMS gar nicht wirklich bewusst wird.

DFmag: Und was ist mit dem Datenschutz in einem DMS?

Kay Frosinini: Zum einen lassen sich Zugriffsrichte im DMS definieren, die den Schutz vor Änderungen oder unerlaubtem Zugriff gewährleisten. Dies lässt sich beispielsweise für die jeweiligen Dokumententypen individuell mit Lese-, Schreib- und Änderungsrechten festlegen. Auch besteht die Möglichkeit, Freigabe- und Kontrollprozesse zu definieren und zu hinterlegen und somit die inhaltliche Dokumentenqualität sicherzustellen. Wichtig ist natürlich auch, die Ausfallsicherheit im Auge zu behalten und zum Beispiel durch RAID-Systeme die Dokumente auf unterschiedlichen Speichermedien zu sichern.

DFmag: Fazit ist also, dass die Bedeutung von Dokumentenmanagementsystemen für den Unternehmenserfolg immer größer wird und ein intelligentes DMS in ein gutes Gesamtkonzept eingebettet sein sollte.


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