Über den Wert eines (mit)wachsenden Warenwirtschaftssystems

Für Start-ups und kleine Unternehmen im Handel und eCommerce. Im Interview mit Roman Douverne, Geschäftsführer der conesprit GmbH

Keiner möchte sein mühevoll aufgebautes Unternehmen in den Sand setzen. Leider kann das aber selbst den passioniertesten Gründerinnen und Gründern passieren, wenn einige wichtige betriebswirtschaftliche Grundregeln nicht beachtet werden beziehungsweise die zu jedem erfolgreichen Geschäft gehörende Büroordnung und das Warenwirtschaftssystem in chaotische Zettelwirtschaft abdriften. Das 2008 gegründete SAP-Beratungs- und Softwarehaus conesprit aus der Nähe von Stuttgart hat es sich zur Aufgabe gemacht, durch einen einzigartigen Beratungsschwerpunkt gerade Start-ups und kleinen Unternehmen die Sorgen eines Scheiterns aufgrund schlechter und starrer IT-Infrastrukturen von den Schultern zu nehmen. Roman Douverne hat spannende Insights über ein intelligentes, optional cloud-basiertes Warenwirtschaftssystem für uns auf Lager …

DIGITAL FUTUREmag: Warum ist es wichtig, dass ein Warenwirtschaftssystem mitwächst – was genau meinen Sie damit?

Roman Douverne: Die Flexibilität des eigenen Warenwirtschaftssystems ist ein geschäftskritischer Faktor. Wächst es nicht mit dem Erfolg des Unternehmens, eröffnen sich rasch Probleme statt Chancen. Gerade Handelsunternehmen, die mit Gütern aus den Bereichen Elektronik, Kosmetik, Lebensmittel, Möbel oder Bekleidung handeln, durchbrechen oft die klassische Trennlinie zwischen Groß- und Einzelhandel, zwischen B2B und B2C. Einerseits beliefern sie Einzelhändler, andererseits verkaufen sie durch den Einsatz von eCommerce Lösungen direkt an Endkunden. Doch viele verschiedene Absatzkanäle und demzufolge eine Vielzahl an Belegen lassen sich mit Word und Excel mit der Zeit nicht mehr beherrschen. Egal, ob im Büro, remote von zu Hause aus, mobil oder im Kundentermin: Überwachung, Planung und Kommunikation sind zentrale Herausforderungen für den Handel, die bewältigt werden müssen. Einer unserer Kunden ist die LCGK aus Mannheim, die über 400 EDEKA-Märkte mit Lebensmittel-Eigenmarken und Fremdprodukten beliefert. Dieses Unternehmen wuchs extrem schnell von drei auf zehn MitarbeiterInnen, aber die Software wuchs nicht mit. Alles lief über Papier, E-Mail, Telefon, Fax und Excel-Listen, da ergab sich schnell die entscheidende Frage, wie es ohne viel Aufwand schaffbar wäre, alle Informationen und Prozesse an einem Ort zu sammeln.

DIGITAL FUTUREmag: Das klingt plausibel! Aber was tun Sie nun konkret für ein Unternehmen, das quasi von seinem erfolgreichen Wachstum überwältigt wird?

Roman Douverne: Wir beraten und implementieren bei solchen Unternehmen ein Warenwirtschaftssystem als flexible ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning). Wir machen den Giganten SAP für kleine Betriebe smart und kostengünstig gefügig, monatlich abrechenbar, ohne Hardware Investitionen – in Form des mitwachsenden Warenwirtschaftssystems SAP Business One on Azure.

DIGITAL FUTUREmag: SAP? Erläutern Sie bitte kurz den Hintergrund. Denn SAP-Warenwirtschaftssysteme kennt man doch nur von den Großen? Haben wir richtig verstanden, dass das auch für kleine Unternehmen passen kann?

Roman Douverne: Ja, es kann tatsächlich passend gemacht werden – da darf man sich von dem großen Namen nicht irreführen lassen. SAP Business One on Azure ist ein absolut kostengünstiges ERP, das Unternehmen klein starten lässt, ihnen dann aber – durch seine Skalierbarkeit – spannende Wachstumschancen für die Zukunft eröffnet. Bei der grundlegenden Entscheidung für ein ERP ist es essenziell, dass es die kurz-, aber eben auch die mittel- und langfristigen Anforderungen eines Betriebes abdeckt und entsprechend mit dem Erfolg wächst. Es ist ganz klar, dass am Anfang zur Gründung vieles knapp ist: Zeit, Ressourcen, Geld. Und alles muss schnell gehen. Setzt man auf das falsche System, kann der Erfolg gleich wieder dahin sein. Besser, GründerInnen bauen von Beginn an auf Technologien, die mit ihnen wachsen können. Unser Motto ist: Think big, start small. Bei kleinen Unternehmen ist es nicht ratsam, große Implementierungsprojekte aufzufahren. Mit zu viel Technologie sind viele GründerInnen schnell überfordert.

DIGITAL FUTUREmag: Wo liegen die Herausforderungen und Probleme, vor denen Sie GründerInnen warnen möchten?

Roman Douverne: Bei Start-ups und kleinen Unternehmen ist der gesamte Prozess der Auftragsabwicklung oftmals in einzelne Arbeitsschritte zergliedert. Diese wachsen jedoch häufig eher intuitiv und geraten gerade dann, wenn das Geschäft immer erfolgreicher wird, an ihre Grenzen. Bisher in Excel eingepflegte Daten sprengen den Rahmen, werden unübersichtlich und immer anfälliger für Fehler und Datenverlust. Auch das Hinauszögern unliebsamer Arbeitsschritte wie Kommissionierung oder Bestandsaktualisierung, die bei kleinerem Auftragsvolumen auch zu einem späteren Zeitpunkt noch gesammelt und geordnet nachgepflegt werden konnten, ist nun nicht mehr möglich, ohne Gefahr zu laufen, sich zu verzetteln.
Denkt man erst zu diesem Zeitpunkt über die Anschaffung eines Systems nach, herrscht bereits schon Chaos. Natürlich fällt es nicht leicht, sich einzugestehen, dass ein ERP-System weit besser funktioniert als die intuitiv geschaffene Arbeitsorganisation. Doch Arbeitsschritte in strukturierter Form und Reihenfolge abzuarbeiten, bedeutet nicht, Freiheit wegzunehmen, sondern neuen Freiraum zu schaffen. Denn unterm Strich spart man sich dadurch nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge Frust und Nerven. Eine einheitliche, über die Cloud vernetzte ERP-Lösung sorgt von Anfang an für die nötige Transparenz im Unternehmen.

DIGITAL FUTUREmag: Könnten Sie uns einmal einen Ablauf exemplarisch beschreiben, damit wir noch besser verstehen, welche Prozesse Handelsunternehmen bewältigen müssen?

Roman Douverne: Sicher. Skizzieren wir mal exemplarisch den Fulfillment-Prozess eines kleinen Handelsunternehmens: Zuerst geht es natürlich um die Annahme von Bestellungen, beispielsweise aus dem Webshop. Mit einem ERP-System, das direkt an den Webshop angeschlossen ist, kommt man nie in die Bredouille, dass Ware, die nicht lieferbar ist, bestellt wird. Gleichzeitig ist der parallele Abgleich zwischen Webshop- und Lagerverfügbarkeit sowie eine saubere Dokumentation mit wenigen Klicks möglich. So müssen nicht zweifach Datenbanken gepflegt werden. Anschließend muss die Ware kommissioniert werden. ERP-Systeme bieten interaktive Schnittstellen an, die die Artikelpflege mittels App, USB- oder Bluetooth-Scanner ermöglichen. Der Prozess läuft nach nur einem Klick vollautomatisch ab, adieu händischer Übertrag oder Kopieren von Excel-Zellen! So lassen sich Kommissionierungsfehler vermeiden. Klar, das Verpacken und das Versenden sind und bleiben analoge Prozesse. Aber ein cleveres ERP-System steuert das Erstellen von Etiketten und Ausdrucken von Warenbegleitscheinen, was lästige und zeitraubende Ausfüllorgien verabschiedet und Raum für wichtige Qualitätssicherungsschritte, wie Wiegen oder ein Foto der gepackten Ware zurückgibt. Werden solche Daten in der Warenwirtschaft direkt dokumentiert, lassen sich etwaige spätere Reklamationen oder Streitfälle einfach und schnell nachvollziehbar aufklären.
Auf das Verpacken folgt der Versand. Praktischerweise übernimmt ein cloudbasiertes Warenwirtschaftssystem auch die elektronische Ankündigung der Ware sowie das Festlegen von Abholterminen. Die Kundinnen und Kunden werden frühzeitig über den Versandstatus informiert, die Reise ihrer Waren ist jederzeit transparent einsehbar.
Um schließlich Investitionen in ein eigenes Lager zu vermeiden, ist bei Unternehmen der Handelsbranche häufig ein Streckengeschäft oder ein Fulfillment-Dienstleister beziehungsweise Verteilerzentrum im Einsatz. Diese können jedoch nicht alle Probleme der Bestandsverwaltung lösen. SAP Business One wirkt hier wie eine gemeinsame Datendrehscheibe, die Lagerbestände aufnimmt, überwacht und an angeschlossene Systeme transportieren lässt. Damit lassen sich zum einen die Bestände aus dem Streckengeschäft leicht verwalten und z.B. an einen Webshop übertragen. Zum anderen kann man Retouren managen, die beispielsweise vor dem Weiterverkauf erst einmal einer Qualitätssicherung unterzogen werden sollen.
Bei Unternehmen mit einem eigenen Lager erhält das Lagermanagement eine noch größere Bedeutung. Im Lebensmittelhandel ist das Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) ein wichtiger Aspekt, der mit SAP Business One berücksichtigt wird. Das Lager kann komplett nach MHD ausgerichtet werden. Um Artikel im Warenfluss vollständig nachverfolgen zu können, werden vom ERP-System Chargen- und Seriennummern unterstützt.

DIGITAL FUTUREmag: Ihre Beschreibung macht tatsächlich die Komplexität einer (selbst) kleinen Handelsunternehmung transparent. Und was passiert nun, wenn das Unternehmen wächst?

Roman Douverne: Je mehr Kunden und Bestellungen, desto größer die Gefahr, den Überblick zu verlieren. Genau hier hilft SAP Business One, da es alle wichtigen Informationen aus Vertrieb, Kundenmanagement, operativem Geschäft und Finanzmanagement zusammenführt und sie allen Schlüsselstellen des Unternehmens zu jeder Zeit zur Verfügung stellt. Das ERP-System beinhaltet alle wesentlichen Unternehmensdaten, die sich über Dashboards managen und sich von jedem User mithilfe einer vorgefertigten Bibliothek an Kennzahlen erstellen lassen. SAP Business One ermöglicht eine detaillierte Berichterstellung auf Basis von Echtzeitdaten, wahlweise individuell oder anhand zeitsparender und standardisierter Vorlagen. Und die SAP Business One Sales App für Tablets und Smartphones ermöglicht dem Vertrieb Zugriff auf alle Stammdaten in Echtzeit – ohne Ortsgebundenheit. Noch im Termin mit den KundInnen können unmittelbar Angebote und Aufträge angelegt und nahtlos vom Außendienst an den Innendienst weitergegeben werden. Lagerbestand, Lieferungen und Rechnungen lassen sich stets topaktuell einsehen, sodass beim Kundenbesuch Rückfragen, z.B. zu Lieferdaten unmittelbar beantwortet werden können. Ergebnis des vollintegrierten Systems sind zuverlässige Daten, geringe Fehlerquoten und demzufolge sinkende Kosten.

DIGITAL FUTUREmag: Wenn nun ein Unternehmen schon am Markt besteht, aber entscheidend wachsen möchte, können Sie diesem auch helfen?

Roman Douverne: Ja klar, ich gebe kurz ein Beispiel, das viele Online-HändlerInnen beschäftigt: Obwohl der Erschließung weiterer Marktplätze durch die bereits vorhandenen Artikelstammdaten theoretisch nichts im Weg steht, nutzen erfahrungsgemäß viele Unternehmen keinen oder nur einen Online-Marktplatz. Doch mit dem Integration Hub von SAP Business One ist eine Anbindung von Online-Marktplätzen, wie bspw. Shopify, Magento oder WooCommerce bereits im Standard enthalten. SAP Business One vereinfacht den Aufbau eines homogenen Artikelstamms: Die Pflege ist absolut benutzerfreundlich und leicht, Artikel können bequem dupliziert werden, Artikel-Vorlagen lassen sich nutzen und gesonderte Preislisten für die Online-Marktplätze anlegen. Alles zusammen genommen bedeutet das, dass nicht nur die Anzahl an zu verkaufenden Produkten, sondern auch die der KundInnen potenziell unendlich wachsen kann. Und um abschließend noch eine fundamentale Herausforderung von HändlerInnen zu nennen: Zahlt ein Kunde/eine Kundin nicht, unterstützt der eingebaute Mahnungsassistent von SAP Business One mit bis zu drei Erinnerungsstufen. Das ist überaus praktisch und sicher.

DIGITAL FUTUREmag: Das hört sich alles schlüssig an, aber es ist doch sicher aufwendig und teuer, die Daten zu migrieren und das neue System zum Laufen zu bringen?

Roman Douverne: Nein, gerade nicht. Eine Besonderheit an uns von conesprit ist, dass wir SAP Business One Template und Microsoft Cloud Azure zusammengebracht haben und diese mitwachsende Lösung bereits ab 49 Euro pro Monat anbieten können. Auf Wunsch stellen wir Unternehmen ein eigenes SAP Business One System on Azure innerhalb von nur 24 Stunden bereit. Mein vorhin schon angesprochener Kunde LCGK lobte immer, dass alles – ohne Zwang z.B. zur Beschaffung neuer Hardware – schlüsselfertig geliefert wurde und dass das einwandfrei laufende System selbsterklärend, intuitiv bedienbar ist. LCGK mochte es sehr, dass man es einfach nach dem eigenen Bedarf (selbst) einrichten und nach Geschmack sogar personalisieren kann.

conesprit ist in Deutschland ein dezidierter Partner für die Einführung von SAP Business One, aber weltweit verwenden bereits über 70.000 Unternehmen in 170 Ländern dieses speziell für kleine und mittelgroße Unternehmen sowie Start-ups entwickelte Warenwirtschaftssystem. Es unterstützt 28 Sprachen und 44 länderspezifische Versionen und wir können es auf Wunsch zu 100% remote implementieren. Damit ist es z.B. auch für die steigende Zahl an internationalen Niederlassungen oder Tochterunternehmen der Kundenunternehmen prädestiniert.

 

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