Ganz einfach: Wenn´s läuft, sind alle happy! Was Microsoft Teams dazu beitragen kann, erklärt Interviewgast Christian Hahn, Geschäftsführer der digitalhoch4 Beratungsgesellschaft mbH.
DIGITAL FUTUREmag: Jetzt sind wir gespannt, erklären Sie uns doch bitte, was Kaffee und IT gemeinsam haben.
Christian Hahn: Die aromatische Begriffsverquickung liegt an einer unserer aktuellen Kundenreferenzprojekte, nämlich der Krefelder bonOffice GmbH, die sich auf Kaffeeversorgung jeder Art spezialisiert hat. bonOffice ist Händler von JURA, NIVONA und la Rhea und somit einer breiten Auswahl an Kaffeevollautomaten und Kaffeespezialitäten. An seinem Stammsitz bietet das Unternehmen eine umfassende persönliche Beratung sowie professionellen Service. Sicherlich gehört Kaffee in 90 % aller Firmen zur Grundversorgung am Arbeitsplatz. Daher war es, als das Coronavirus unser aller Geschäftsleben in die Distanz zwang, für bonOffice keine Frage, das Vor-Ort-Beratungsgeschäft quasi overnight in röstfrischen Remote-Service zu verwandeln.
DIGITAL FUTUREmag: Wie hat bonOffice das über Nacht hinbekommen?
Christian Hahn: Als hätte sie es geahnt, war die außendienststarke Firma bereits 2019 der klassischen Telefonie überdrüssig und wünschte sich, einen zentralen Ort für die interne Kommunikation und spezielle Unternehmensprozesse – wie die Kaffeemaschinenreparatur – zu etablieren. Die Telefonie mit den Festnetznummern sollte endlich ortsunabhängig von überall funktionieren und der Aktionsradius der Mitarbeitenden durch moderne leistungsfähige Headsets erheblich ausgeweitet werden, sodass diese im Verkaufsraum, in der Werkstatt, im Lager oder in den Büros nahtlos telefonieren können. Doch allein konnte sich bonOffice den Traum nicht verwirklichen und holte sich die Expertise von digitalhoch4 ins Boot. So durften wir bereits zum Jahreswechsel 2019/20 im Rahmen eines durch das Land NRW geförderten Digitalisierungsprojekts bei bonOffice Microsoft Teams und Teams Telefonie einführen. Schritt für Schritt konnten wir das Leistungsspektrum von bonOffice dann 2020 und 2021 über den Ausbau des Digitalisierungsgrades mit Microsoft 365, Cloud Computing und einem maßgeschneiderten Digital Marketing ausbauen.
DIGITAL FUTUREmag: Wie habt Ihr das denn genau geschafft?
Christian Hahn: In enger Abstimmung mit der Geschäftsführung hatten wir Microsoft 365 eingeführt, alle vorhandenen Daten vollständig in Microsoft 365 überführt, eine Microsoft Teams basierte Telefonie und Cloud-Telefonanlage eingeführt sowie innovative Office-Anwendungen und intelligente Cloud-Dienste installiert. Schließlich wurden alle MitarbeiterInnen von bonOffice eingängig für Microsoft Outlook und Microsoft Teams geschult. Umfassende Marketing-Services rundeten das Kraftpaket für einen digitalen Neustart ab: Wir veranstalteten Shootings für neue Fotos und Videos, in deren Anschluss wir einen völlig neuen visuellen Auftritt produzierten. Schließlich verpassten wir der Firmen-Website auf Basis von WordPress einen aktuellen Anstrich, riefen Social Media-Kanäle ins Leben und führten direkt erste Social-Kampagnen durch.
DIGITAL FUTUREmag: Wie nahm das die Belegschaft auf? Ging die den Weg der Digitalisierung gerne mit oder sträubte sie sich?
Christian Hahn: Die KollegInnen freuten sich! Zuvor nicht-digitale Prozesse wie die Kaffeemaschinenreparatur, wurden vollständig auf Microsoft 365 und Teams portiert. Gerade die ortsunabhängige Telefonie mit den modernen Headsets von Jabra und Telefonen von Yealink konnte die klassische Telefonie komplett ablösen und sorgte spontan und nachhaltig für begeisterte MitarbeiterInnen und glückliche KundenInnen. Kundenanfragen konnte man nun nämlich von überall annehmen und beantworten, sogar unterwegs auf dem Handy. Die komfortablen Funktionen der Teams Telefonanlage – wie etwa die Berücksichtigung von Feiertagen oder intelligente Warteschlangen für Verkauf und Service – überzeugen intern und extern Tag für Tag. Alle Prozesse sind rundum durch Teams als zentralen Kommunikationshub sehr viel schneller und effektiver geworden. Dass in Zeiten pandemiebedingter Abstandsmaßnahmen nun neue Kaffeemaschinen per Teams Call remote, also per Fernbedienung, in Betrieb genommen werden konnten, war ein unschätzbarer Vorteil für die KundInnen und bonOffice gleichermaßen. Wie das geht, kann man in einer exemplarischen Videoführung hier betrachten.
DIGITAL FUTUREmag: Also lief alles mit einem Mal digital wie am Schnürchen?
Christian Hahn: Ja, seien es Kaffee-Vorbestellungen zur Abholung, digitale Maschinen-Präsentationen, das Set-up und die Einweisung in Modelle per Microsoft Teams oder Chat, Telefonieren oder Onlinebesprechungen. All diese Funktionalitäten kann bonOffice nun dazu nutzen, InteressentInnen und (Stamm-)Kundschaft auch weiterhin einen erstklassigen Service und immer eine hervorragend mundende Tasse frischen Kaffees anzubieten. Doch bonOffice ist nur eines von vielen erfolgreichen Digitalisierungsprojekten, die wir in den vergangenen Jahren und Monaten seit unserer Gründung im Jahr 2018 gestemmt haben – insgesamt blicke ich ja auf Erfahrung aus über 650 Cloud-Projekten zurück. Als Microsoft Partner beraten wir am liebsten in Sachen technologischem und digitalem Wandel zum Schwerpunkt moderner Arbeitsplatz mit Microsoft 365 & Teams und Automatisierung von Prozessen mit der Microsoft Power Plattform.
DIGITAL FUTUREmag: Ist denn digitale Transformation nicht schon ein langweiliges Thema für Euch geworden oder was bewegt Euch nach wie vor, Unternehmen landauf, landab digital besser aufzustellen?
Christian Hahn: Bei den meisten digitalen Transformationsprojekten, die ich in meiner 25-jährigen beruflichen Laufbahn anregen und leiten durfte, ging es primär um die Menschen, Prozesse und Innovationen und nur sekundär um Technologie. Ich würde da ein Verhältnis 20 % Technologie und 80 % Mensch annehmen. Unser Anliegen ist es, die Persönlichkeiten hinter den jeweiligen Arbeitsabläufen zu sehen und ihre Bedürfnisse wirklich zu verstehen. Nur dann kann man bedarfsgerecht genau das digital transformieren, was wirklich Sinn macht und überfrachtet die Unternehmen nicht mit unnötiger, alltagsferner Technik. Mein persönliches „WHY“ habe ich so definiert, dass ich zeitraubenden, verkrusteten analogen Tätigkeiten oder Aufgaben für immer den Garaus machen möchte, aber eben mit viel Empathie und Verständnis für diejenigen, welche diese ausüben. Dabei lasse ich niemanden im Regen stehen, sondern verstehe mich als Wegbegleiter. Ich nehme Firmen und deren Angestellte an die Hand bei ihrem Sprung in eine neue, bessere, da leichtere digitale Zukunft!
DIGITAL FUTUREmag: Das klingt ziemlich ambitioniert. Wer noch Bedarf an digitaler Modernisierung hat, darf sich sicherlich bei Euch melden?
Christian Hahn: Auf jeden Fall – ich freue mich sehr auf den Austausch mit Menschen und Unternehmen, die neue Wege im digitalen Bereich beschreiten wollen und sich einen starken, versierten Partner an ihrer Seite wünschen, der sie dabei wertschätzend begleitet und führt. Sehr gerne wären wir von der digitalhoch4 Beratungsgesellschaft dieser Partner!
DIGITAL FUTUREmag: Na dann, jetzt auf einen gute Café. Vielen Dank für das Gespräch.