Tschüss stockende Workflows – hallo elektronische Unterschrift!

Im Interview mit Whitney Bouck, Chief Operating Officer (COO) von HelloSign (Dropbox).

Das 2020 in unser Leben eingedrungene Corona-Virus hat vieles dramatisch verändert. Doch einiges – gerade in unserem Arbeitsleben – konnte es beschleunigen und modernisieren. Eine Neuerung in der Post-Corona-Arbeitswelt ist, dass wir weniger ausdrucken. Wozu auch, wem sollten wir gedruckte Unterlagen im Homeoffice überreichen? Wie man traditionell unterschriftsgebundene, papierne Workflows digital handhaben kann, erklärt uns die in San Francisco lebende und arbeitende Whitney Bouck, COO von HelloSign, einem Unternehmen von Dropbox. Werfen wir einen Blick zurück auf eine Vergangenheit, die von Stift und Papier geprägt war und begrüßen mit ihr eine Zukunft, die so manchen schnellen und schlanken Workflow in einer neuen Arbeitswirklichkeit für uns bereithält.

DIGITAL FUTUREmag: Ist das papierlose Büro eine Vision, die im vergangenen Jahr zur Wirklichkeit werden konnte?

Whitney Bouck: Tatsächlich haben wir 2020 endlich die Chance auf papierloses Arbeiten bekommen! Nicht nur aus Umweltgründen war es begrüßenswert, dass wir alle im Homeoffice deutlich weniger ausgedruckt haben, auch der Schreibtisch ist dadurch – Marie Kondo wäre stolz – wunderbar frei von Zettelwirtschaft und lästigem Papierkram. Zwar hält sich gerade in Deutschland noch eine gewisse Treue zu Papier und Stift. Aber langsam und sicher bekennt sich auch der DACH-Markt zu digitalen, schnellen und sicheren unterschriftsgebundenen Workflows. War die elektronische Vertragsunterzeichnung vor Corona eher ein nettes Tool, um vor allem international schnell zu rechtsverbindlichen Abschlüssen zu gelangen, wurde die kontaktlose elektronische Signatur in der Krise unerlässlich. Vielleicht einfach, weil wir den vollen Umfang der Möglichkeiten solcher Werkzeuge erst in der Krise verstehen lernten. Als Beispiel: Während der Monate März und April 2020 stiegen die eSignatur-Anfragen über HelloSign im Vergleich zu den beiden Vormonaten um das Dreifache an. Eine notgedrungene Digitalisierung also, von der (so) lange die Rede war – ob im Bereich der Wirtschaft, aber auch der Bildung oder gar der Behörden – verursachte diesen Sprung. Kurzum, wir haben in der Corona-Zeit die Vorzüge solcher Tools kennen und schätzen gelernt und wollen auch in Zukunft nicht mehr auf solche beschleunigten, sicheren Workflows verzichten.

DIGITAL FUTUREmag: Wie stellen Sie HelloSign solchen Unternehmen vor, die noch zögerlich sind, ihren Signatur-Prozess zu digitalisieren?

Whitney Bouck: Es ist so wichtig, die Kundin, den Kunden zu verstehen und herauszufinden, woher sie bzw. er kommt. Jedes Unternehmen muss Dinge unterschreiben – seien es Vertraulichkeitsvereinbarungen, Verkaufsverträge, Angebote, Arbeitsnachweise, Compliance-Dokumente, Angebotsschreiben, Finanzdokumente und vieles mehr. HelloSign wurde entwickelt, um den gesamten Prozess einfach, schnell und rechtssicher zu gestalten. Für jemanden, der zögert, auf digital umzusteigen, sollte die erste Frage „Warum?" lauten. Wenn es hier um die Angst geht, dass digitales Signieren vielleicht nicht so sicher ist, wie auf Papier, ist das ziemlich einfach zu überwinden. Denn Papier kann leicht verloren gehen, kann verändert werden, kann immer nur in den Händen einer Person sein und ist sehr langsam von Person zu Person zu bewegen. Die elektronische Unterschrift überwindet all diese Hindernisse und bietet ein rechtlich vertretbareres Ergebnis, da jede Ansicht, jede Unterschrift und jedes Datum auf sehr detaillierte Weise in einem Prüfpfad verfolgt wird. Wenn der Grund für das Zögern in anderen Bereichen liegt, dann ist das eine ganz andere Diskussion. Dann geht es um den Wert für das Unternehmen. Wir können einem Unternehmen zeigen, wie die Verwendung von HelloSign die Abschlussraten um bis zu 25% erhöhen, die Unterschriftszyklen von Wochen auf Minuten verkürzen kann. Das beschleunigt die Zeit bis zum Umsatz und die Effizienz in dokumentenbezogenen Prozessen steigert sich um bis zu 40%. Dies sind oft die überzeugenden Argumente, die die eSignatur an die Spitze der Prioritätenliste katapultieren. Ein weiterer Grund, sich für HelloSign als elektronische Signatur zu entscheiden, ist die dazugehörige API (Application Programming Interface), die es erlaubt, HelloSign vollständig in die Anwendungen, Websites und Arbeitsabläufe des eigenen Unternehmens – und das gerne unter dem eigenen Branding und Marken-CI – einzubetten.

DIGITAL FUTUREmag: Tatsächlich sind digitale Prozesse viel schneller als Unterschriftsprozesse auf Papier. Stimmt das?

Whitney Bouck: Ja, sicher! Wo papiergebundenes Prozedere seinen Opfern oft tage- oder gar wochenlang zur Last fällt, wäre doch alles durch eine digitale Variante mittels elektronischer Signatur mit nur wenigen Klicks zu erledigen. Binnen Minuten können Unterschrift, Kopie und Ablage erfolgen. Genau aus dem Grund haben sich im vergangenen Jahr mehr und mehr Unternehmen entschieden, auf eSignatur-Lösungen umzusteigen. Stellen Sie sich nur vor, wie viel Zeit für andere, produktivere Arbeitsvorgänge frei werden!

DIGITAL FUTUREmag: Aber sind digitale Unterschriften denn überhaupt sicher?

Whitney Bouck: Digitale Unterschriften stehen in Sachen Rechtsverbindlichkeit ihren handschriftlichen Schwestern in nichts nach – vor Jahren schon wurden mit eIDAS und UETA die juristischen Grundlagen geschaffen. Unkenrufe nach Vertrauen und Sicherheit sind nicht angebracht, denn elektronische Signaturen werden von vielen Unternehmen bereits vollständig für alle unterschriftsrelevanten Geschäftsprozesse genutzt, vom Arbeitsvertrag bis hin zur Zertifizierung. Sie bieten dabei nicht nur den Vorteil der Papierlosigkeit, sondern geben zusätzlich transparent Auskunft über die Veränderungshistorie mittels Zeitstempel und gewähren so allen VertragspartnerInnen immer einen umfassenden Einblick, den Papier gar nicht leisten kann.

DIGITAL FUTUREmag: Brauchte es denn Corona, um das Thema ins Gesichtsfeld der hiesigen Unternehmen zu rücken?

Whitney Bouck: Ich denke leider ja. Während der verschiedenen Lockdowns waren traditionelle persönliche Vereinbarungen und Unterschriften nicht möglich, was den Bedarf an digitaler Transformation weltweit dramatisch beschleunigt und ein Schlaglicht darauf geworfen hat, wie wertvoll eSignaturen zur Erhaltung der Geschäfte sind. Mit der Verfügbarkeit von HelloSign in 21 Sprachen machen wir das Thema der elektronischen Signatur für Unternehmen auf der ganzen Welt leicht zugänglich. Unternehmen, die ihre Unterschriften- und Freigabeprozesse jetzt nicht digitalisieren, werden zurückbleiben.

DIGITAL FUTUREmag: Also denken Sie, wir benötigen gar keine Unterschriften mehr von Stift auf Papier?

Whitney Bouck: Ich bin überzeugt, wer einmal die elektronische Signatur kennenlernen durfte, kehrt nie wieder auf den qualvollen Weg des Ausdruckens, Unterschreibens und Einscannens zurück. Die entsprechenden eSignaturen-Tools sind benutzungsfreundlich, aufwandlos zu implementieren und helfen mit weiteren Benefits, wie der Möglichkeit zur Erstellung von Templates dabei, Unterschriftsprozesse noch effizienter zu gestalten. API-Schnittstellen ermöglichen die Integration in bestehende Tools, wie Salesforce. Umfassende White Label Optionen sorgen dafür, das Tool nahtlos in die eigene Corporate Identity zu integrieren, was auch bei den letzten SkeptikerInnen Vertrauen schafft.

DIGITAL FUTUREmag: Wie machen Sie digitales Signieren weiterhin noch bekannter?

Whitney Bouck: Wir präsentieren laufend die Vorteile elektronischer Signaturen gegenüber Stift und Papier, indem wir die Erfolgsgeschichten unserer KundInnen erzählen. Wir zeigen auf, welche Vorteile sich für unsere KundInnen ergeben, wenn sie HelloSign nutzen – die Unterzeichnung von Vereinbarungen geschieht innerhalb von Stunden, nicht Tagen oder Wochen.

DIGITAL FUTUREmag: Hätten Sie ein Beispiel für uns, das diese Vereinfachung und Beschleunigung einmal für uns verbildlicht?

Whitney Bouck: Gerne! Das 2014 in Hamburg gegründete Exporo ist Deutschlands führender Anbieter für digitale Immobilieninvestments, das derzeit rund 200 MitarbeiterInnen beschäftigt. Exporo stand zu Beginn vor der Herausforderung, alle internen und externen Stakeholder auf einer Plattform zu vernetzen. Ein smarter Arbeitsplatz war gefragt, der alle Daten, Dokumente, Tools und Teams an einem Ort zusammenführt, um die Zusammenarbeit so einfach, aber effektiv und schnell wie möglich zu gestalten. Erfolg und MitarbeiterInnenzufriedenheit, die Möglichkeit zum verteilten Arbeiten, flexible Arbeitsmodelle und -zeiten waren Grundlage aller Überlegungen. Intern, z.B. bei Onboarding-Prozessen oder extern – beispielsweise im Datenaustausch mit KundInnen und externen MitarbeiterInnen – waren kurze Kommunikationswege geboten. Zeitaufwendiges und kostspieliges Versenden tausender von Papierdokumenten, kurzum, so viele papierbasierte Workflows wie überhaupt möglich, sollten der Vergangenheit angehören. Die zu Dropbox gehörende eSignatur-Lösung HelloSign sorgt für eine unkomplizierte und schnelle Digitalisierung von Dokumentenprozessen, die im Immobilien-Geschäft unabdingbar sind. In weniger als 4 Stunden beispielsweise konnten über 2.500 unterschriftsgebundene Dokumente aus dem Kundenmanagement direkt über die Salesforce-Integration versendet werden. Statt Unmengen an Unterschriftsmappen mit Vereinbarungen und Verträgen auf den Schreibtischen zu stapeln, werden unterschriftsbezogene Arbeitsprozesse bei Exporo dank HelloSign einfach, sicher und schneller digital umgesetzt. Unter anderem durch den konsequenten Ersatz papiergebundener, durch nativ digitale Geschäftsprozesse und ein holistisch digitales Kollaborationssystem, das Distanzarbeit lückenlos unterstützt, war Exporo krisenresilient aufgestellt und konnte trotz Pandemie die Erfolgsgeschichte nahtlos fortschreiben.

DIGITAL FUTUREmag: Vielen lieben Dank für dieses Gespräch! Dürfen interessierte LeserInnen Sie kontaktieren?

Whitney Bouck: Ich arbeite in San Francisco stark zeitversetzt und bin als COO leider zeitlich extrem eingebunden. Gerne lade ich aber InteressentInnen ein, sich an unseren Ansprechpartner vor Ort, Max Bastius zu wenden, der sich gerne direkt zurück meldet!

DIGITAL FUTUREmag: ok. Prima. Vielen Dank für den Hinweis.

 

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