Reisemanagement und Reisekostenabrechnung nach Corona organisieren

Im Interview mit Götz Reinhardt, Managing Director MEE der SAP-Concur-Organisation

Was wäre, wenn Sie Ihren Reisekostenprozess von der Buchung einer Dienstreise bis zur Ausbezahlung der Reisekostenabrechnung verknüpfen könnten? Eine solche End-to-End-Lösung bietet die SAP-Tochter seinen weltweit über 46.000 Kunden an. SAP-Concur-Lösungen stehen für die konsequente Vereinfachung und Automatisierung alltäglich anfallender Prozesse. Mehr als 71 Millionen Geschäftsreisende nutzen die smarten Helfer für die Buchung und Abrechnung ihrer Business-Trips. Ausgerüstet mit der SAP Concur mobile App, können Mitarbeiter auf all ihren Reisen ihre Ausgaben speichern und mühelos in die Reisekostenabrechnung übertragen. Durch die Integration von Daten in nahezu Echtzeit und die Verwendung von künstlicher Intelligenz zur Überprüfung aller Transaktionen sehen Unternehmen genau, was sie ausgeben, ohne sich Gedanken um fehlende Posten im Budget machen zu müssen – auch im Homeoffice.

Im Interview mit Götz Reinhardt, Managing Director MEE der SAP-Concur-Organisation, sprechen wir heute über die Reduzierung administrativer Aufgaben bei zukünftigen Geschäftsreisen, die Skalierbarkeit von IT-Lösungen, Wettbewerbsvorteile durch Automatisierung und nicht zuletzt über die Veränderung, die Corona im Reiseverkehr mit sich gebracht hat und in Zukunft mit sich bringen wird.

DIGITAL FUTUREmag: Herr Reinhardt, die Höhe der Reisekosten hat für viele Unternehmen einen erheblichen Stellenwert. Wie hat sich das Ganze durch die Corona Krise verändert? ...Und viel wichtiger vielleicht was glauben Sie wird sich auch in Zukunft bei Geschäftsreisen ändern?

Götz Reinhardt: Paradoxerweise hat die Corona-Pandemie Reisekosten sichtbarer gemacht. Viele Unternehmen hatten 2020 mit Umsatzeinbußen zu kämpfen, stehen aber besser da als erwartet. Ein Grund dafür ist sicherlich, dass im letzten Jahr auch die Reisekosten sehr gering ausgefallen sind. Man darf nicht vergessen: In vielen Unternehmen sind Geschäftsreisen der zweitgrößte Kostenblock nach Löhnen und Gehältern. Wenn Geschäftsreisen wieder Fahrt aufnehmen – und davon bin ich überzeugt – können digitale Tools bei der Steuerung dieses wichtigen Kostenblocks aktiv unterstützen. Gleichzeitig helfen digital-verknüpfte Prozesse, Geschäftsreisen transparenter und damit sicherer zu gestalten. Unternehmen und Reisende werden künftig sehr vorsichtig mit Geschäftsreisen umgehen, um sich und andere zu schützen. Gleichzeitig sind sich Geschäftsreisende der Notwendigkeit und Bedeutung von Business-Trips für die Entstehung und Pflege von Geschäftsbeziehungen durchaus bewusst. Sobald das Reisen wieder möglich ist, sollten Arbeitgeber vorbereitet sein. Sie müssen ein verantwortungsvolles Reiseverhalten fördern und die Sicherheit ihrer Mitarbeiter gewährleisten.

DIGITAL FUTUREmag: In solchen unsicheren Zeiten wollen viele Entscheider versuchen den Cashflow zu sichern und versteckte Kosten aufzudecken. Wie hilft SAP Concur dabei?

Götz Reinhardt: Da sprechen Sie ein wichtiges Thema an. In unserem volatilen Wirtschaftsumfeld ist für Unternehmen die Sicherung der Liquidität eine der wichtigsten und mitunter schwierigsten Aufgaben. Gerade deutsche Mittelständler stellt die aktuelle Situation vor große Herausforderungen.
Unsere SAP-Concur-Lösungen helfen Unternehmen, Ausgaben, die von Mitarbeitern getätigt werden, ohne Lücken zu erfassen, versteckte Kosten aufzudecken und dadurch bestmöglich zu kontrollieren. Reisekosten wie Zugfahrten, Mietwagen und Abendessen mit Kunden sind besonders schwer zu kalkulierende Ausgaben. Die Corona-Pandemie hat zudem eine neue Dynamik in die Mitarbeiterausgaben gebracht: Internet, Telefon, Büromaterial, Büroequipment – auch die Ausgaben im Homeoffice sind für Unternehmen schwer zu steuern. Hier hilft unsere Lösung, Ausgabenrichtlinien an die veränderte Arbeitssituation anzupassen, Ausgaben aufzudecken und Einsparpotenziale zu identifizieren.
Maßnahmen zur Ausgabenkontrolle sind immer nur so gut wie die Datengrundlage, auf die sie sich stützen. SAP-Concur-Lösungen setzen auf Datenintegration in die bestehende IT-Landschaft und das müssen keine SAP-Systeme sein. So verschaffen wir Unternehmen Zugriff auf konsolidierte Finanzdaten und helfen, die Gesamtausgaben unter Kontrolle zu behalten.

DIGITAL FUTUREmag: Viele gerade größere mittelständische Unternehmen sind sich vollkommen bewusst, dass jetzt zügig in allen Bereichen Digitalisierung vorangetrieben werden muss. Welche Bedeutung spielt hier die Skalierbarkeit von IT Lösungen, die sie anbieten?

Götz Reinhardt: Auf die IT-Landschaft in den Unternehmen wirkt die Corona-Pandemie wie ein Brennglas, deckt Mängel auf und verlangt nach Fortschritt. Digitalisierungsambitionen sind da – das erfahren wir täglich von unseren mittelständischen Kunden. Die Ausgangssituation für die Digitalisierung des Geschäftsreisemanagements ist unterschiedlich. Für die meisten Unternehmen sind Aufwand, Fehleranfälligkeit und fehlende Transparenz von manuellen Abrechnungsprozessen nicht mehr hinnehmbar. Unsere Lösung ist modular aufgebaut und kann der jeweiligen Lage angepasst werden. So können einzelne Tools in kürzester Zeit implementiert und anschließend sukzessive zu einer digitalen End-to-End-Lösung ergänzt werden. Durch die Skalierbarkeit wachsen SAP-Concur-Lösungen mit dem Unternehmen mit und ermöglichen es gleichzeitig, agil auf Veränderung zu reagieren. Ein Beispiel: Aktuell finden kaum Geschäftsreisen statt. Jetzt nutzen viele Unternehmen Concur Expense, um die Mitarbeiterausgaben im Homeoffice zu managen. Wenn die Anzahl der Geschäftsreisen wieder steigt, die Wirtschaft wieder anzieht und die Belegschaft wächst, erweitern Kunden den Kreis der Nutzer entsprechend und binden weitere Komponenten wie die Geschäftsreiseplanung und -buchung mit Concur Travel an.

DIGITAL FUTUREmag: Bei Reisekosten entstehen oft Fehler und Mitarbeiter wollen sich mit diesem Thema möglichst nicht beschäftigen. Welche Vorteile bietet die Automatisierung für das Unternehmen und natürlich auch jeden einzelnen Mitarbeiter?

Götz Reinhardt: Fehler in der Reisekostenabrechnung entstehen meistens nicht vorsätzlich, sondern sind manuelle Übertragungsfehler, doppelt eingereichten Belegen oder Zeitdruck geschuldet. Viele Mitarbeiter scheuen den administrativen Aufwand, sammeln Belege und Quittungen über Monate, bevor sie ihre Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber einreichen. Die Digitalisierung und Automatisierung von manuellen Aufgaben befreit Geschäftsreisende und Finance-Teams von Admin-Tätigkeiten und schafft Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Wer seine Reisekostenabrechnung schon unterwegs per mobile App erledigt, lässt die Belege nicht mehr auf dem Schreibtisch liegen. Unser Kunde Penta Hotels hat mit SAP-Concur-Lösungen den Zeitaufwand für die Bearbeitung einer Reisekostenabrechnung von einer Stunde auf fünf Minuten reduziert. Gerade für Vielreisende ist das eine enorme Arbeitserleichterung. Unabhängig von der Unternehmensgröße sollten sich Arbeitgeber bewusst machen: Wer digitale, benutzerfreundliche Tools am Arbeitsplatz einführt, investiert in zufriedene Mitarbeiter und damit in langfristigen Unternehmenserfolg.

DIGITAL FUTUREmag: Viele Unternehmen spüren derzeit eine wirtschaftliche Anspannung und scheuen vielleicht im Moment entsprechende Investitionen. Was spricht dennoch dafür sich jetzt dem Thema Automatisierung und Digitalisierung der Reisekostenabrechnung auf professionelle Weise zu nähern?

Götz Reinhardt: Die vergangenen Monate haben Unternehmen vor wirtschaftliche Herausforderungen gestellt, keine Frage. Gleichzeitig hat die Krise Schwachstellen offenbart und damit Verbesserungspotenziale aufgezeigt, auch im Geschäftsreisemanagement. Die notwendigen Veränderungen sollten Unternehmen jetzt vor allem als Chance begreifen, um bisherige Prozesse auf den Prüfstand zu stellen, denn die Herausforderungen, die ständige Veränderung mit sich bringt, werden bleiben. Schaffen es Unternehmen, die Erfahrungen der letzten Monate in die Zukunft zu tragen, werden sie künftig finanziell, personell, organisatorisch und ökologisch wesentlich flexibler und intelligenter handeln können. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die digitale Transformation im Unternehmen voranzutreiben, um gestärkt und widerstandsfähiger aus der Pandemie hervorzugehen. Außerdem: Der beste Zeitpunkt, um das Geschäftsreisemanagement zu transformieren ist jetzt – wenn das Reiseaufkommen und die zusätzliche Belastung der Mitarbeiter gering sind.

DIGITAL FUTUREmag: Herzlichen Dank für dieses sehr spannende Interview.

 
dfmag kontakt sapconcur

 

 


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