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Digitalisierung in der Verwaltung - Herausforderungen und Lösungen - Für Kommunen jeder Grösse

Im Interview mit Volker Rasch, stellvertretender Referatsleiter des Referats Kommunikation und Projektleiter für das Intranet der Stadt Leipzig

Digitalisierung in der Verwaltung ist notwendig, um dem demografischen Wandel entgegenzuwirken und effizient zusammenzuarbeiten, aber auch, um als ArbeitgeberIn attraktiv zu sein. Die Stadt Leipzig stand und steht, wie viele Kommunen und öffentliche Verwaltungen, vor immensen Herausforderungen – nicht erst seit Corona: Der Druck zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen, der demografische Wandel bei den MitarbeiterInnen, der Fachkräftemangel sowie eine veränderte Erwartungshaltung der Bürgerinnen und Bürger und der Wirtschaft. Diese Faktoren zwingen dazu, Abläufe effektiver zu gestalten und verstärkt Arbeitsmittel zu nutzen, welche einen zielgerichteten Austausch, erleichterte Abstimmungsprozesse, mehr Transparenz, eine zeitgemäße Kommunikation und eine neue Kultur des Miteinanders ermöglichen und befördern.

Die Ziele der Implementierung waren somit:

  • Steigerung der Effizienz der Verwaltungsdienstleistungen
  • Erleichterung des Zugangs auf aktuelle Informationen & Bearbeitungsstände der Verwaltungsvorgänge
  • Schaffung moderner Arbeitsformen für die Mitarbeitenden
  • Beschleunigung der Geschäftsprozesse

Im Interview mit Volker Rasch, stellvertretender Referatsleiter des Referats Kommunikation und Projektleiter für das Intranet der Stadt Leipzig, sprachen wir über große Herausforderungen sowie die Erfahrungen und Lösungsschritte, die mit Hilfe des Intranets von Jalios gemacht werden konnten. Das Interview fand im November 2021 in der Stadtverwaltung Leipzig statt.

DIGITAL FUTUREmag: Welchen Herausforderungen sind Sie vor der Implementierung täglich begegnet und welche wollten Sie mit der Implementierung von Jalios stemmen?

Volker Rasch: Vor der Implementierung lag das Problem darin, dass wir nur einzelne Informationsinseln hatten. Das heißt, wir hatten ein Intranet, das eigentlich nur Informationen parat hielt, aber keinerlei Möglichkeit zur Interaktion bot. Wir hatten Datenbanken unter Lotus Notes, von denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen mussten, wo sie sich befinden, damit sie überhaupt an die Informationen gelangen konnten. Es gab keine übergreifende Suche, die ihnen im Endeffekt Inhalte auffindbar gemacht hätte. Das war die große Herausforderung, dass man diese Inhalte verstreut über die unterschiedlichsten Datenbanken und Medien zunächst identifizieren musste, um sie dann in ein neues Intranet zu überführen.

DIGITAL FUTUREmag: Welche Funktionalitäten von Jalios nutzen Sie am meisten?

Volker Rasch: Wir nutzen natürlich die Möglichkeit, Informationen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiterzugeben, sehr stark. Wir haben eine Startseite, in der Nachrichten aus allen Bereichen auflaufen. Diese werden zwar dezentral erstellt, befinden sich aber zentral auf der Startseite. Darüber hinaus werden die Arbeitsräume sehr gut angenommen. Wir haben derzeit knapp 400 Arbeitsräume in den unterschiedlichsten Bereichen zu unterschiedlichsten Zwecken.

DIGITAL FUTUREmag: Was waren Ihre Entscheidungskriterien für Jalios?

Volker Rasch: Entscheidend für uns war der Funktionsumfang und die Flexibilität, die Jalios speziell für unsere Bedürfnisse bietet. Wir haben von vornherein ein Konzept für ein soziales Intranet mit einer sehr stark ausdifferenzierten Rechte- und Rollenverteilung erstellt. Darüber hinaus haben wir quer über die Verwaltung in Workshops sowie in Befragungen, die einen sehr breiten Funktionsumfang hatten, die Wünsche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aber auch der Amtsleitungen ermittelt und daraus Anforderungen definiert. Vor diesem Hintergrund war Jalios für uns die beste Wahl, weil genau diese Bedürfnisse weitgehend oder fast gänzlich erfüllt werden konnten.

DIGITAL FUTUREmag: Wie wurden darüber hinaus die Mitarbeitenden eingebunden? Wie haben sie reagiert? Wie kommen die MitarbeiterInnen nach den Schulungen zurecht?

Volker Rasch: Wir haben bereits im Vorfeld bei der Erarbeitung des Pflichtenheftes intensiv mit einzelnen Bereichen quer über die Verwaltung zusammengearbeitet. Es wurden Workshops organisiert und die Bedürfnisse über alle Hierarchieebenen identifiziert. Dementsprechend ist auch die Zielsetzung unseres Projektes schon etwas bekannt gewesen. Was wir natürlich noch gemacht haben, ist eine Kommunikationskampagne vor Einführung des Intranets, wo wir in Präsenzveranstaltungen einer großen Zahl von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das kommende Intranet vorgestellt haben, bevor sie es nutzen konnten.
Darüber hinaus gab es eine Vielzahl von Schulungen, die vor allem an die Administratoren und nicht an die EndnutzerInnen gerichtet waren, denn, das muss man auch klar sagen, bei theoretisch knapp 9.000 Usern ist es nicht möglich, in Präsenzschulungen das Intranet in seinem Funktionsumfang allen nahezubringen. Wir denken dennoch, dass wir über die angebotenen Kurse im Hilfebereich und über die Videos den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchaus die Möglichkeit gegeben haben, sich über einen Selbstlernprozess mit dem Intranet zu beschäftigen.

DIGITAL FUTUREmag: Welche Abteilung sollte Ihrer Meinung nach diese Art von Projekt in einer Stadt oder Gemeinde leiten?

Volker Rasch: In der Stadt Leipzig haben wir uns bewusst entschieden, dass dieses Projekt im Referat Kommunikation angesiedelt wird und nicht in der IT. Warum haben wir das getan? Wir waren uns mit der Verwaltungsspitze einig, dass es ein Projekt ist, das vor allem mit einem neuen Kommunikationsansatz die Kommunikation quer über die Verwaltung verbessern soll. Nicht nur über die eigenen Organisationseinheiten hinweg, sondern auch über die Hierarchieebenen.
Deswegen war uns ein IT getriebener Ansatz im Endeffekt nicht ausreichend und viele IT getriebenen Projekte zeigen hier auch deutliche Schwächen, was das Verständnis von Kommunikation und Change-Management angeht. Ich hoffe, dass wir damit den richtigen Ansatz haben, weiß aber auch, dass das in Kommunen unterschiedlich gehandhabt wird. Das heißt, es gibt auch Kommunen, in denen genau der entgegengesetzte Ansatz verfolgt wird, nämlich, dass IT-Abteilungen dafür zuständig sind und die Kommunikation nur beisteuert.

DIGITAL FUTUREmag: In welchen Bereichen ist das Arbeiten für Sie und die MitarbeiterInnen der Stadt Leipzig leichter bzw. effizienter geworden?

Volker Rasch: Das kann man so gar nicht genau sagen, da das Intranet in vielen Bereichen der täglichen Arbeit präsent ist. Das kommt auch sehr stark auf die Organisationseinheit an und deren Nutzungsverhalten, was das Intranet angeht. Auf jeden Fall kann man konstatieren, dass die übergreifende Kommunikation, der Zugriff auf Informationen und die Vernetzung der MitarbeiterInnen untereinander deutlich besser geworden sind. Das ist nicht in allen Bereichen so und es gibt immer wieder etwas zu tun, es gibt immer wieder Aufklärungsarbeit zu leisten, um dort zu besseren Ergebnissen und einer größeren Reichweite zu gelangen.

DIGITAL FUTUREmag: Hat Jalios die Art und Weise verändert, wie Sie in verschiedenen Teams arbeiten?

Volker Rasch: Betrachten wir die Arbeitsweise vorher und betrachten wir die Arbeitsweise so, wie sie sich jetzt in weiten Teilen der Verwaltung gestaltet, dann kann man durchaus feststellen, dass das Intranet auf Basis der JPlatform die Zusammenarbeit verändert und verbessert hat. Das Intranet selbst ist aber nur ein Baustein in diesem Gesamtkomplex. Momentan durchlaufen Kommunen in Deutschland und wahrscheinlich auch in Europa pandemiegetrieben einen sehr starken Digitalisierungsschub. Das heißt, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden mit einer Vielzahl neuer Techniken, Tools und Möglichkeiten konfrontiert. Wir versuchen mit dem Intranet ein niedrigschwelliges Angebot zu machen, mit dem wir motivieren können, sich digital zu vernetzen und auch Informationen quer über die Verwaltung zu teilen und zu bearbeiten.

DIGITAL FUTUREmag: Würden Sie Ihre Lösung weiterempfehlen und sich noch einmal für Jalios entscheiden?

Volker Rasch: Ich kann die Lösung von Jalios durchaus weiterempfehlen. Sie ist aufgrund ihrer hohen Flexibilität und der Möglichkeit, viele unterschiedliche Portlets, das heißt auch spezielle Anwendungen anzubinden, für uns das Mittel der Wahl. Für eine Verwaltung ist die Herausforderung auch in einem ausgiebigen Rechtemanagement zu sehen.
Auch hier hat Jalios die nötigen Lösungen zur Hand. Dementsprechend würde ich sagen: Ja, Jalios ist eine gute Lösung für das, was wir haben möchten. Dazu kommt, dass die Zusammenarbeit mit Jalios durchaus niedrigschwellig, einfach und unkompliziert war, auch wenn natürlich manchmal die Probleme, die wir herangetragen haben, nicht sofort zu lösen waren, aber das gehört zum Projektgeschäft und ist ganz normal.

DIGITAL FUTUREmag: Herzlichen Dank für Ihre Projekteinblicke sowie die Beschreibung der Herausforderungen und Lösungsschritte.

Volker Rasch: Sehr gerne. Bei Interesse kann man sich das Ergebnis gerne auch live vor Ort ansehen.

dfmag8 kontakt jalios

 


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