Die Zukunft der Prozesse in Unternehmen muss neu gedacht werden

Im Interview mit Axel Schneider, Manager Sales bei der ALOS GmbH

Alos ist ein ganzheitlicher Lösungspartner, der Unternehmen in der Digitalisierung ihrer Unternehmensprozesse unterstützt. Mit rund 85 Mitarbeitern in Deutschland und der Schweiz betreut das Systemhaus mehrere tausend Kunden mit teils weltweiten Installationen im Bereich Capture und Enterprise Content Management Lösungen (ECM). Alos verfügt über mehr als 60 Jahre Erfahrung in intelligenter Dokumentenerfassung und -speicherung. Die Kernkompetenzen des Integrators sind das Realisieren von intelligenten Datenerfassungslösungen mit vollautomatisierten Workflows und ECM inklusive gesetzeskonformer Archivierung. Auf dem DIGITAL FUTUREcongress am 5. November auf der Messe Essen stellt das Unternehmen neueste Lösungen und Trends zur Zukunft von ECM-Systemen vor. Für uns der Grund für ein ausführliches Interview mit Axel Schneider, Manager Sales, ALOS GmbH.

Entscheider kompakt: Herr Schneider, Stück für Stück digitalisieren deutsche Unternehmen nun ihre Prozesse. Das Wort digitale Transformation ist in aller Munde. Welche Rolle spielt dabei das Thema Enterprise Content Management Lösungen (ECM)?

Axel Schneider: Eine auf das Unternehmen abgestimmte ECM-Lösung ist das Herzstück einer jeden individuellen digitalen Transformation. Im Grunde war das Thema ECM, genauso wie das Dokumenten-Management (DMS), seit Jahrzehnten der Wegbereiter der digitalen Transformation, wie sie heute anzutreffen ist. Die Anforderungen in der internen als auch externen Zusammenarbeit (Collaboration) mit Management, Partner, Kunden & Lieferanten haben sich zusammen mit den verschiedenen Systemlösungen enorm entwickelt und auch verändert. Zudem haben rechtliche Anforderungen das Thema immer weiter in den Vordergrund gerückt. Durch richtige ECM-Lösungen lässt sich der Umsatz eines Unternehmens um bis zu 20% steigern. Daraus resultieren eine Verbesserung der Abläufe und eine Zeit¬er¬sparnis von ca. 1 Stunde pro Tag pro Mitarbeiter.

Entscheider kompakt: Damit Unternehmen in Zukunft gerade auch im Mittelstand erfolgreich agieren können, ist es wichtig nicht nur die bestehenden Prozesse zu digitalisieren sondern neue Geschäftsmodelle von Anfang an mit zu denken. Wie tragen Sie bei Alos dieser Aufgabenstellung Rechnung?

Axel Schneider: Ein großer Vorteil der Alos liegt neben der Beratung, in der sehr strukturierten und professionellen Arbeitsweise gemeinsam mit dem Kunden. Wichtig ist immer „am Ball zu bleiben“. Die ALOS GmbH hat durch Mitarbeiter und umgesetzte Projekte einen Erfahrungsschatz aus unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen, weshalb auf ein enormes Wissenspotential zurückgegriffen und im Bedarfsfall auch genutzt werden kann. Um mit dem Eishockeyspieler Wayne Gretzky zu sprechen – „ein guter Spieler ist da, wo der Puck sein wird“.

Entscheider kompakt: In der Regel gibt es bei jedem Kunden bereits hinreichend digitale Lösungen für zum Teil auch umfangreiche Bereiche im Unternehmen. Welchen Vorteil hat ihrer Meinung nach ein ganzheitliches System, das unternehmensweit Einsatz findet?

Axel Schneider: Bereits vorhandene Systeme bilden unter Umständen eine gute Basis, um ganzheitliche Systeme zu entwickeln und bedürfen nicht immer zwingend eines Ersatzes. Wichtig ist die Prüfung des Einzelfalls und eine auf das Unternehmen abgestimmte Digital-isierungs-Strategie. Es existieren unterschiedliche Kundenanforderungen. Bei einigen Kunden agiert das ECM-System nur im Hintergrund und arbeitet als Plattform zwischen den Systemen. Bei anderen ist eine Single-Point-of-Contact-Lösung vorhanden, die auf die Daten aller vorhandenen Systeme zurückgreift. Das ganzheitliche System ergibt sich bei jedem Unternehmen individuell aus der Summe seiner Teile. Stärken des vorhandenen Systems werden dabei genutzt und Schwachpunkte ausgemerzt. Am Ende stellt die Lösung ein ganzheitliches System dar.

Entscheider kompakt: Welche Rolle spielen dabei neben Standardkomponenten maßgeschneiderte Softwarelösungen?

Axel Schneider: Entscheidend wird eine maßgeschneiderte Lösung immer dann, wenn an Stellen eine Standardlösung nicht weiterhilft, meist ist dies im Bereich von Schnittstellen zur Datenübertragung der Fall. Glücklicherweise können wir uns technologisch heutzutage bei der Programmierung von individuellen Schnittstellen an Standards bedienen, wie zum Beispiel REST oder URL-Integrations. Dadurch werden die Lösungen erheblich flexibler, ohne die Releasefähigkeit zu verlieren - das bedeutet für den Kunden weiterhin ein hohes Maß an Investitionsschutz.

Entscheider kompakt: Klar ist, das Thema E-Rechnung ist für alle Unternehmen wichtig. Warum aber hat dieses Thema ein so großes Potential?

Axel Schneider: Im Bereich E-Rechnung haben Unternehmen die Möglichkeit, an vielen Stellen schnell Kosten zu reduzieren und gleichzeitig die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Angefangen bei der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten über einheitliche und transparente Prozesse von der Bestellung bis zur Bezahlung können Unternehmen unter anderem erhebliche Skontoeinsparungen erfahren oder die Zeit der Vorfinanzierung weitestmöglich verringern. Ein großer Anteil manueller Arbeit kann in den Abteilungen eingespart werden, was wiederrum zur Verringerung von Überstunden führt und Fehler reduziert. Rechnungen werden nicht mehr doppelt bezahlt, die Mitarbeiter in der Buchhaltung können sich auf andere wichtige Themenbereiche konzentrieren.

Entscheider kompakt: Mehr und mehr verlagern Unternehmen ihre IT-Infrastruktur in die Cloud. Welche Rolle spielt die Cloud gerade auch bei ECM-Lösungen in der Zukunft?

Axel Schneider: Meiner Meinung nach nimmt die Cloud einen sehr hohen Stellenwert ein. In Deutschland sind heutzutage noch sehr viele Inhouse-Lösungen gefragt, Nichts desto trotz werden Software-as-a-Service-Lösungen auch im ECM Bereich immer mehr Fuß fassen. Dabei spielt die Komplexität der Systeme eine extrem wichtige Rolle. Dennoch besteht schon heute bei führenden DMS-Herstellern ein großes Wachstum an Cloud-Kunden. Bei der Auswahl eines geeigneten Dienstleisters ist das Knowhow eines Lösungsanbieters von entscheidendem Stellenwert, um die verschiedenen Systeme nahtlos miteinander verknüpfen zu können.

Entscheider kompakt: Ihr Kundenklientel sind praktisch alle Unternehmen, die größere Mengen von Dokumenten zu bewältigen haben. Können Sie uns hier 3 der wichtigsten Schritte nennen, um ein erfolgreiches ECM- Projekt im Unternehmen umzusetzen?

Axel Schneider: An erster Stelle steht die Wahl des Partners. Immerhin wird man eine ECM-Lösung Jahrzehnte einsetzen und sollte deshalb entsprechend einen starken und professionellen Partner wählen, der das Unternehmen von der Projektierung über das Go-Live weiterhin die gesamte Lebensdauer begleitet. Als nächstes ist die Vorplanung, die mehrere Jahre nach vorne blicken und die Gesamtheit der Systeme und die unternehmerische Strategie beinhalten sollte. Die Zeit vieler einzelner Insellösungen in den Abteilungen ist vorbei. Und was ebenfalls berücksichtigt werden muss sind die Mitarbeiter. Diese müssen mitge¬nommen werden. Nur wenn jeder einzelne die Stärken der Lösung kennt und gerne damit arbeitet, profitiert das Unternehmen davon. Die Lösung wird keinen Erfolg erzielen wenn Mitarbeiter anfangen, am System vorbei zu arbeiten, weil die Usability oder die Performance nicht stimmen.

Entscheider kompakt: Auf dem Digital FUTUREcongress in der Messe Essen sind sie mit einem Messestand und einem Vortrag beteiligt. Was werden sie auf der größten Kongressmesse zum Thema Digitalisierung für den Mittelstand Neues präsentieren?

Axel Schneider: Alos wird sich mit einem großen Partner; der JobRouter AG, dem führenden Hersteller im Bereich Unternehmensdigitalisierung, präsentieren. Das Augenmerk wird an dieser Stelle weniger auf Functions & Features liegen. Die ALOS GmbH konzentriert sich begleitend auf Stärken in der Beratung und das jahrzehntelange Knowhow in der Unternehmensdigitalisierung.

Entscheider kompakt: Das klingt spannend. Dann freuen wir uns mit Ihnen gemeinsam auf Ihren Auftritt und wünschen Ihnen schon jetzt viele gute Kontakte und Gespräche.

 

 


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