Charmante Prozessoptimierung mit dem digitalen Cockpit für KMU

Im Interview mit Klaus Beck-Dede, Geschäftsführer der iDocpro.de GmbH

Es gibt sicher viele Wege nach Rom. Auch in punkto Prozessoptimierung für mittelständische Unternehmen. Die Digitalisierung ist dabei zentraler Dreh- und Angelpunkt. Es soll einfach sein, schnell umsetzbar, flexibel und vor allen Dingen kostengünstig. Denn mittelständische Unternehmen wollen keine kleine SAP-Lösung sondern eine digitale Schaltzentrale, bei der man wie in einem Cockpit die wichtigsten Informationen rund um die Bereiche Kommunikation, CRM / Stammdatenverwaltung und Auftragsverarbeitung einfach managen kann. Auf der Suche nach Lösungen, die auch vom Handwerksbetrieb bis zum mittelständische Unternehmen mit hunderten von MitarbeiterInnen reibungslos funktioniert, sind wir auf das System von iDocpro gestoßen. Im Interview mit Klaus Beck-Dede, Geschäftsführer der iDocpro.de GmbH sprechen wir daher heute über “Digitalisierungsanfänger” und “Admin Muffel”, aber auch über die Integration von Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Dokumenten-Management-System, Zeiterfassung, Nachkalkulation oder Fremdrechnungen in einem Tool.

DIGITAL FUTUREmag: Herr Beck-Dede, als Kreisgeschäftsstelle des BVMW - Bundesverband mittelständische Wirtschaft haben wir viel Kontakt mit mittelständischen Unternehmen. Hier gibt es immer noch viele Unternehmen, die mit einfachen Mitteln aus dem Office-Programm ihre Rechnungen und die Buchhaltung versuchen, in den Griff zu bekommen. Womit beginnen Sie in einem Projekt, wenn Sie auf ein solches Unternehmen stoßen?

Klaus Beck-Dede: Für die Bearbeitung von Angeboten, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung kann man mit dem passenden Programm sehr schnell effiziente und fehlerfreie Abläufe schaffen. Im Unterschied zu Excel und Word können hier die Daten ausgewertet werden, da sie nicht in einzelnen Office-Dokumenten hinterlegt sind. Dazu kommt, dass in Programmen per Knopfdruck aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung und aus der Auftragsbestätigung ein Lieferschein oder eine Rechnung generiert werden kann - wenig Aufwand, aber schnelle, fehlerfreie Ergebnisse. Ein Umstand der bei Office-Dokumenten häufig nicht gegeben ist.

Das geht natürlich nur mit fehlerfreien Stammdaten für Kunden und Lieferanten beziehungsweise deren Ansprechpartnern sowie passend hinterlegten Produkten und Leistungen. Die gilt es dann regelmäßig zu aktualisieren. Außerdem braucht es die passend formulierten Textbausteine für die Angebots- und Rechnungserstellung, die man einmalig einrichten muss. Beide Maßnahmen helfen sehr, bei den sich regelmäßig wiederholenden Arbeiten, viel Zeit und Effizienz zu gewinnen. Wir sprechen deshalb mit den Kunden ihre Prozesse durch und zeigen auf, wie sich durch geeignete einmalige Vorbereitung Arbeitsschritte drastisch beschleunigen lassen und gleichzeitig große Übersichtlichkeit, auch in der Datenablage, entsteht.

Viele Unternehmen müssen mühsamst und manuell die erzeugten Dokumente in Verzeichnisstrukturen, sortiert nach Kunden, Dokumenttypen und Auftragsnummern passend mit aussagekräftigen Namen, abgelegen. Ein Aufwand, der sofort eingespart werden kann. Außerdem prüfen wir, ob das Unternehmen Mitarbeiter im Außeneinsatz beschäftigt und somit regelmäßig Papier-Dokumente zum Außendienst verarbeitet werden müssen. Für solche Unternehmen bietet sich durch die Digitalisierung ein noch viel größeres Potenzial, Geschäftsprozesse schneller und effizienter zu gestalten als für Unternehmen, die ausschließlich im Büro aktiv sind.

DIGITAL FUTUREmag: Können Sie uns aus diesem Ablauf die 3 wichtigsten Schritte zu einem Projektstart kurz zusammenfassen?

Klaus Beck-Dede: Der Erfolg eines Projektes entscheidet sich durch 3 wesentliche Faktoren:

1. Klare Zieldefinition — Was soll in welchen Bereichen erreicht werden?
2. Basisanalyse — Wo liegen die großen Probleme und wie arbeitet das Unternehmen heute?
3. Projektorganisation — Wie können die betroffenen Mitarbeiter bereits von Beginn an eingebunden werden?

Mit unserem Workshop-orientierten Vorgehen lassen sich diese 3 Punkte sehr gut am Anfang des Projekts mit den Kunden erarbeiten. Dadurch wird die gemeinsame Grundlage für die weitere Projektarbeit geschaffen.

DIGITAL FUTUREmag: Die Hauptargumente vieler GeschäftsführerInnen, gerade bei kleineren und mittelständischen Unternehmen, sind oft 2 Dinge: Erstens die befürchteten hohen und monatlichen Lizenzkosten und zweitens die Angst, bestehende Prozesse zu ändern und dadurch ein (noch größeres) Chaos zu verursachen. Warum bietet Ihre Lösung gerade für diese beiden genannten Punkte eine echte Alternative?

Klaus Beck-Dede: Viele kleine Unternehmen vergessen bei der Kostenermittlung im Status Quo ganz häufig die Kosten, die der Betrieb einer eigenen IT-Lösung mit eigenem Server verursacht. Kosten für Hardware, Strom oder Reparaturen sowie die Aufwände für den Servicepartner oder interne IT wie Updates, Backup, Störungsbeseitigung oder Konfigurationsanpassungen bleiben beim Vergleich mit einer Cloud-Lösung meist unberücksichtigt und es werden nur die Kosten der Software betrachtet. Das sind aber nennenswerte Kosten, oft deutlich mehr als 2.000 bis 3.000 Euro im Jahr. Die fallen jedoch komplett weg, wenn man zu einer Cloud-Lösung wie iDocpro wechselt.

Mit iDocpro kommen Unternehmen durchschnittlich auf 40 bis 50 Euro IT-Kosten pro Mitarbeiter und Monat. Im Gegenzug müssen Sie sich jedoch keine Gedanken mehr um Backup, Software-Updates, Betriebssicherheit etc. machen. Vergleicht man das mit den Kosten für einen Serverbetrieb im eigenen Unternehmen und den häufigen Arbeitseinsätzen eines, meist externen IT-Spezialisten, dann zeigt sich, wie günstig diese Preise sind. Alleine der Arbeitseinsatz eines externen Dienstleisters kostet rund 1.000 Euro am Tag. Viele Unternehmen haben über das Jahr verteilt 3.000 bis 4.000 Euro an Kosten für solche Service-Einsätze, die rund um die Microsoft Systeme entstehen. Was die Angst betrifft, bestehende Prozesse durch Anpassung in (noch größeres) Chaos zu überführen, kann ich nur sagen, dass das natürlich von der Wahl des Lösungspartners abhängt. Cloud-Lösungen, die die Nutzer mit Schulungsvideos „anlernen“, ihnen ansonsten aber die komplette Verantwortung für die passende Software-Einrichtung und Nutzung überlassen, sind hier genauso wenig hilfreich wie IT-Dienstleister, die zwar Software installieren und konfigurieren können, aber wenig Know-How über das eigentliche Geschäft und die Geschäftsprozesse haben.

Im Rahmen der Einführung sind unsere Kunden immer sehr dankbar, dass wir alle Arbeitsschritte kritisch hinterfragen, um zu verstehen, warum das Unternehmen bestimmte Arbeitsschritte überhaupt vornimmt. Damit schneiden wir immer alle alten Zöpfe ab, die über Jahre gewachsen und nicht mehr infrage gestellt werden, aber eigentlich völlig unnötig sind. Unsere Kunden profitieren insbesondere davon, dass wir im Rahmen der Einführungsworkshops die Elemente herausarbeiten, die für den fehlerfreien Ablauf notwendig sind. Gleichzeitig ermitteln wir aber auch die Stärken des Unternehmens, die das Unternehmen erfolgreich machen. Diese Stärken müssen im Rahmen der Digitalisierung unbedingt beibehalten und weiter ausgebaut werden, damit das Unternehmen sich auch in Zukunft positiv von seinen Mitbewerbern absetzen kann. Das ist auch der Grund, warum ich die in vielen Branchen vorhandene Mentalität „Ich benutze einfach die gleiche Software wie meine Mitbewerber.“ kritisch sehe, denn das Unternehmen kann dann im schlechtesten Fall seine Stärken, die den bisherigen Markterfolg geschaffen haben, komplett verlieren.

DIGITAL FUTUREmag: Gerade im Handwerksbereich gibt es oft wenig EDV-Erfahrung. Hier will bzw. kann man meist auch keinen eigenen Administrator beschäftigen. Welche Vorkenntnisse müssen bei den Betrieben vorhanden sein, damit Ihre Lösung gut, schnell und unproblematisch eingeführt werden kann?

Klaus Beck-Dede: Die Einführung von iDocpro verlangt von den Unternehmen sehr wenig EDV Know-how, gerade weil es sich um eine Cloud-Lösung handelt und deshalb keine komplexe eigene IT-Infrastruktur betrieben werden muss. Ein Router mit Internet-Zugang und angeschlossenem Drucker sowie Arbeitsplätze mit LAN oder WLAN Anbindung reichen für den Betrieb unserer Lösung vollständig aus. Wissen einbringen muss das Unternehmen fachlich zum eigenen Arbeitsumfeld: Wie müssen Angebote gestaltet werden? Welche Produkte und Leistungen müssen definiert werden? Wie werden Leistungen dokumentiert und abgerechnet? Das sind die fachlichen Fragen, die die Unternehmen beantworten müssen und die sie auch einfach beantworten können. Diese Informationen brauchen wir, um für das Unternehmen ein passendes, sehr gut auf das Unternehmen abgestimmtes digitales Lösungs-Szenario zu entwerfen und mit iDocpro schnell und effizient umzusetzen.

DIGITAL FUTUREmag: Oft ist es so, dass die Prozesse sich auch einmal ändern oder neue Aufgaben hinzukommen. Wie flexibel ist Ihr System? Können Sie uns ein Beispiel nennen?

Klaus Beck-Dede: Die individuelle Konfigurierbarkeit, abgestimmt auf ganz spezifische Kundenanforderungen, ist eine der herausragenden Eigenschaften von iDocpro. Unser System wurde speziell so konstruiert und entwickelt, um flexibel konfigurierbar und schnell anpassbar zu sein, damit individuelle Kundenanforderungen mit geringstmöglichem Aufwand umgesetzt werden können.

Wir hatten gerade einen Kunden, der seinen Betrieb aufgeteilt hat in eine Gesellschaft, die Reparaturaufgaben erfüllt und eine Gesellschaft, die regelmäßige Wartungs- und Service-Aufgaben erbringt. Beide arbeiten für die gleichen Kunden. Im Rahmen der Projektierung hat der Kunde diese Aufgabenteilung komplett neu zugeschnitten und wir waren zwei Monate vor Einsatztermin gefordert, die neue Aufgabenteilung in die jeweilige Konfiguration des Systems der beiden Gesellschaften umzusetzen. Die Flexibilität unseres Rechte-Systems und unsere hochflexible, regelbasiert arbeitende Service Automation haben geholfen, diese Anforderung zeitnah und ohne zusätzliche Kosten für den Kunden umzusetzen.

DIGITAL FUTUREmag: Vielleicht die wichtigste Frage: Wie gut kann sich das System an die individuellen Prozessabläufe im Unternehmen anpassen?

Klaus Beck-Dede: Wie ich schon sagte, ist unser System mit der Zielvorgabe konzipiert und umgesetzt worden, schnell und kostengünstig Flexibilität und Konfigurierbarkeit zu ermöglichen. Wir liefern unseren Kunden schnell und kostengünstig ein an ihren Bedarf angepasstes und speziell auf ihre Ziele und Bedürfnisse ausgerichtetes System. Wir schaffen das, weil wir sehr viele System- und Fachfunktionen, die ein solches System benötigt, bereits verfügbar haben. Und zwar mit einem Daten-Universum, das rund 150 % dessen abdeckt, was üblicherweise im Unternehmen benötigt wird. Im Zuge der Konfiguration aktivieren wir dann zu den Funktionen die passenden Daten aus diesem Daten-Universum. An der Oberfläche hinterlegen wir dazu die richtigen fachlichen Begriffe, die das Unternehmen dafür nutzt. Damit entsteht bereits im ersten Schritt ein System, das die Unternehmenssituation sehr kundennah abbildet. Die Anpassung an spezielle Abläufe, die Automation von Arbeitsschritten und die weitere Anpassung der gegebenen Konfiguration ist dann ein Prozess, den wir auch bei der Einführung von iDocpro immer gehen. So integrieren wir die Kunden und deren Mitarbeiter bei der Gestaltung der Lösung von Anfang an. Auf diese Weise entsteht die Konfiguration, die die Kunden dann in Betrieb nehmen. Spätere Prozessanpassungen unterscheiden sich also kaum von der Einrichtung der Anfangskonfiguration bei iDocpro. Kunden, die mit uns das System eingeführt haben, fällt es also leicht, diese Anpassung auf die gleiche Art und Weise mit uns durchzusprechen und im Unternehmen und im System abzubilden.

DIGITAL FUTUREmag: Mit welchen Kosten muss ein Handwerksbetrieb mit 10 MitarbeiterInnen und 2 Administratoren oder Personen, die im System arbeiten, durchschnittlich pro Monat rechnen?

Klaus Beck-Dede: Ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitern und zwei im Back-Office Beschäftigten interpretiere ich als zehn Mitarbeiter im Außeneinsatz und zwei Mitarbeitern nur im Büro. Die Nutzung des iDocpro Digitalen Außeneinsatz Systems für zehn Mitarbeiter und die Nutzung des iDocpro Management Systems für zwei Mitarbeiter bilden so die Grundlage der Lizenzierung. Die Nutzungsgebühren dafür liegen bei rund 25 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Wenn man weitere Optionen nutzen will, z.B. Prozess Automation, Dokumentengenerierung, Lagerverwaltung, Einkauf oder Controlling, dann kommen hier weitere Nutzungsgebühren hinzu. Jedoch haben alle unsere Kunden durch die Digitalisierung mit iDocpro ein großes Potenzial an Zeitgewinn und Kostensenkung erschlossen. Die Kosten durch die Einführung von iDocpro und die Nutzung haben sich aufgrund der Effizienzsteigerung bei jedem unserer Kunden gerechnet. Ein Return on Invest innerhalb von 24 Monaten war bisher der Normalfall. Wir hatten aber auch sehr viel positivere Beispiele.

DIGITAL FUTUREmag: Nun noch eine Frage zum Schluss: Was dürfen die BesucherInnen Ihres Vortrags auf dem Digital FUTUREcongress Mitte Mai in Frankfurt/Main erwarten?

Klaus Beck-Dede: Bei meinem Vortrag auf dem DFC konzentriere ich mich auf das riesige Potenzial, das sich insbesondere für Unternehmen, die Mitarbeiter im Außeneinsatz für Service und Wartung haben, ergibt. Das Einsenden von Daten statt Dokumenten erlaubt ein solch hohes Maß an Automation für die vorbereitenden und die nachfolgenden Prozesse, weit über das Vorstellungsvermögen der meisten Kunden hinaus. Hier liegt für diese Unternehmen ein riesiges Einsparpotenzial. Mehr Einsätze mit der gleichen Menge an Mitarbeitern, weil manuelle Arbeitsschritte entfallen, ist auch ein sehr interessanter Aspekt in Zeiten des immer größer werdenden Fachkräftemangels. An einem praktischen Beispiel zeige ich auf, wie selbst komplexe Geschäftsabläufe durch ein System, wie iDocpro vollständig digital, aber trotzdem sehr individuell umgesetzt werden können und welchen Nutzen die Unternehmen, aber vor allem die einzelnen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen daraus ziehen können. Digitalisierung hilft nicht nur den Unternehmen, sondern auch den einzelnen Menschen, die durch Automation von unnötigen Routinearbeiten und manueller Datenerfassung entlastet werden.

DIGITAL FUTUREmag: Prima. Das klingt vielversprechend und erhöht die Vorfreude. Vielen lieben Dank für dieses aufschlussreiche Interview. Wir sehen uns dann auf dem DFC.