Im Interview mit Andreas Richstätter und Sven Hillebrecht, beide Geschäftsführer bei Adlon.
Die Digitalisierung macht vor dem Bereitstellungs- und Verwaltungsprozess des digitalen Arbeitsplatzes nicht halt. Seit Jahren schon halten „As a Service“-Modelle in allen Bereichen des Privat- und Geschäftslebens Einzug. Der Ansatz, Leistungen bedarfsgerecht zu mieten, birgt besonders im IT-Bereich viel Potential, da er die Komplexität reduziert. ADLON hat sich genau diesem Ziel verschrieben. Das Unternehmen, das seit über 30 Jahren IT-Lösungen für mittelständische und große KundInnen entwickelt und implementiert, setzt ganz auf das Thema „Digitaler Arbeitsplatz“. Mit dem Mietmodell Device as a Service (auch: Workplace as a Service) legt das Unternehmen großen Wert auf eine End-to-End-Betrachtung. Dazu zählt die Bestellung der digitalen Geräte am Arbeitsplatz, die Bereitstellung - egal ob ins Homeoffice oder in die Firma, die automatisierte und sichere Verwaltung, der störungsfreie Betrieb und der smarte Gerätetausch nach Laufzeitende.
Im Interview mit Andreas Richstätter und Sven Hillebrecht, beide Geschäftsführer bei Adlon, sprechen wir heute über die Vision, die hinter dem “Device-as-a-Service-Modell” (DaaS) steht, klären, warum Miet- oder Leasingmodelle so interessant sind und was sich auch technologisch hinter diesem Modell verbirgt.
DIGITAL FUTUREmag: Herr Richstätter, bevor wir in das Thema Digitalisierung des Arbeitsplatzes etwas tiefer einsteigen, würde uns erst einmal interessieren, für welche Zielgruppe dieser ganzheitliche Ansatz wirklich von großem Nutzen ist. Wer muss sich unbedingt mit diesem Device as a Service Modell beschäftigen?
Andreas Richstätter: Es kann sowohl für Unternehmen interessant sein, die keine eigene IT bzw. IT-Abteilung haben, als auch für Großunternehmen, die ihre IT auf ihr eigenes Business fokussieren möchten und mit Device as a Service an einen Partner outsourcen. Es ist meist eine strategische Entscheidung, hinter der Standardisierung und Automatisierung - also der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens - stehen. Insbesondere die Planungssicherheit schafft zusätzliche Transparenz, denn mit DaaS zahlen Unternehmen einen Fixpreis pro Device. Dieser kann bei Wachstum einfach auf die Anzahl der MitarbeiterInnen bzw. Geräte hochgerechnet oder eben reduziert werden. Sie sehen, von der Transparenz profitieren alle Unternehmen.
DIGITAL FUTUREmag: Ihr Unternehmen ist in diesem Bereich schon lange unterwegs und hat viele Erfahrungen gesammelt. Wo sind Ihrer Meinung nach die größten Einsparungspotentiale bei den Unternehmen zu erzielen?
Andreas Richstätter: Einsparungspotentiale sind in erster Linie in der IT-Abteilung zu sehen. Natürlich in den Personal- und Weiterbildungskosten. Daneben gibt es vielfach versteckte Kosten in der Bereitstellung von Arbeitsplätzen. Diese fallen auf einen Schlag weg. Oftmals sind es jedoch die Ausfallkosten, die Unternehmen wirklich weh tun. MitarbeiterInnen, die nicht arbeiten können, weil sie auf IT-Geräte warten, die am ersten Arbeitstag nicht loslegen können, die wegen Updates zwangspausieren oder auf einen IT-Support warten müssen. Manuelle IT-Leistungen wie diese sind nicht nur zeitaufwändig, sondern schaden einem produktiven Betrieb. Und da haben wir noch nicht über Sicherheit gesprochen. Nochmals: Durch die Reduktion der Komplexität wird Geld gespart und die IT zukunftsfähig aufgestellt.
DIGITAL FUTUREmag: Wie können wir uns einen Projektablauf in den wichtigsten groben Schritten einmal vorstellen? Können Sie uns einen Überblick verschaffen?
Sven Hillebrecht: Es gibt 5 Handlungsfelder, die - sehr grob - einen Projektablauf beschreiben. Starten wir mit der Frage Kauf, Leasing oder Miete. Da die meisten Firmen nicht auf der grünen Wiese starten, sind bereits Geräte im Haus und wir erarbeiten gemeinsam ein hybrides Modell. So können bestehende Geräte bis zur Abschreibung genutzt werden, neue Geräte werden gleich in ein gewünschtes Leasing oder Mietmodell überführt. Weiter geht es mit der Frage der Bestellung. Gemeinsam stellen wir einen Warenkorb mit ausgewählten Geräten, wie Laptops, Smartphones, Bildschirme, Tastaturen etc. zusammen, aus dem zentral durch den Einkauf oder dezentral durch die Mitarbeitenden selbst eine Bestellung erfolgen kann. In diesem Schritt werden auch Bestellzyklen und Freigabeprozesse definiert.
Dann kommt die Bereitstellung. Bei der Bereitstellung geht es um die Inbetriebnahme der Geräte durch die MitarbeiterInnen selbst. Sie sollen schließlich die Geräte erhalten, aufklappen und direkt starten können. Da hier das größte Potential zum Thema Employee Experience steckt, gilt es Fragen der digitalen Anleitung, Laptoptasche und User-Onboarding-Pakete sorgfältig zu besprechen. Im Hintergrund liegt hier ein Herzstück des Technologie-Stacks. Denn mit der Eingabe der Anmeldedaten wird das individuelle System der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters direkt konfiguriert sowie Applikationen bereitgestellt. Sie bekommen ihren digitalen Arbeitsplatz in wenigen Minuten auf den Rechner. Daher wird das technische Konzept für die Bereitstellung intensiv besprochen und gestaltet.
Für die fortlaufende Verwaltung und den Betrieb wird aus standardisierten Managed Workplace Services ein individuelles Paket zusammengestellt. So werden Sicherheitsupdates und technologische Weiterentwicklungen verantwortungsvoll betrachtet und automatisiert eingespielt. Auch der Geräteaustausch wird vorab festgelegt. Der Zyklus, der Ablauf und auch die Frage nach Ersatzgeräten. Dabei spielen Kultur und Nachhaltigkeit eine zentrale Rolle. Üblicherweise starten wir mit einem POC und Test-Usern in unterschiedlichen Ländern mit unterschiedlichen Geräten. Dabei werden Kommunikationsbedürfnisse und kundenspezifische Anforderungen identifiziert und bearbeitet. Nach erfolgreicher Testphase erfolgt der firmenweite – oftmals internationale – Rollout.
DIGITAL FUTUREmag: Welcher Gedanke steckt eigentlich hinter der Vision bzw. dem „Device-as-a-Service-Modell“?
Sven Hillebrecht: Es handelt sich bei Device as a Service um mehr als ein Technologie-Stack. Es ist die ITvolution der Arbeitsplatzbereitstellung. Denn auf Dauer wird die manuelle Gerätebereitstellung und Verwaltung den Anforderungen an Homeoffice und mobilem Arbeiten nicht gerecht werden können. Auch Informations- und Datenschutz spielen eine große Rolle bei der Geräteverwaltung. Weiters möchte ich den Effekt für die MitarbeiterInnen selbst ausführen. Device as a Service erhöht die Arbeitsplatzattraktivität durch smarte Prozesse, Self-Service, unaufdringlichen Informationsschutz und unkomplizierte Inbetriebnahme – auch beim Gerätetausch. Es ist einfach einfach!
DIGITAL FUTUREmag: Was macht Miet- oder Leasing-Modelle in Verbindung mit DaaS so spannend?
Sven Hillebrecht: Für UnternehmerInnen und IT-EntscheiderInnen sind es die planbaren Kosten und ein Ansprechpartner bzw. -partnerin. Also: Alles aus einer Hand. Und für die Mitarbeitenden ein smarter Prozess für die Arbeitsplatzbereitstellung sowie stets das neuestes Geräte-Modell.
DIGITAL FUTUREmag: Lassen Sie uns noch einmal auf die Technologie hinter Device as a Service schauen. Welche Kerntechnologien setzen Sie ein?
Sven Hillebrecht: Wir verwenden Microsoft 365 mit Windows Autopilot und Microsoft Endpoint Manager (speziell Intune) und setzen hier auf einen Partner mit einerseits hoher Entwicklungspower und andererseits dem bestmöglichen Fokus auf Sicherheit.
DIGITAL FUTUREmag: Ihr Unternehmen ist auch auf dem DIGITAL FUTUREcongress in der Messe Frankfurt am 17. Mai 2022 vertreten. Was dürfen die BesucherInnen in Ihrem Vortrag erwarten?
Andreas Richstätter: Ja, da freuen wir uns bereits auf einen regen Austausch zu Device as a Service. Wir stellen den Technologie-Stack dort ausführlich vor und bringen eine konkrete Kundenstory mit.
DIGITAL FUTUREmag: Das klingt alles unglaublich spannend. Herzlichen Dank für dieses kurzweilige Interview.