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Workflow optimieren Prozesse beschleunigen

Wie der Gang ins Home Office plötzlich ungeahnte Kräfte freisetzt: Workflow-Software als Drehscheibe und Prozessbeschleuniger. Im Interview mit Jakob Deimbacher, CEO der Joinpoints GmbH

Die Joinpoints GmbH bietet eine spezielle Software, die es ermöglicht, administrative Unternehmensabläufe in einfache digitale und automatisierte Workflows zu verwandeln. Dabei übernimmt Joinpoints automatisch die Koordination und die Kommunikation unter einzelnen Mitarbeitern und Teams. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter bekommt vom System seine eigene individuelle Aufgabenliste zusammengestellt. Gerade in Zeiten von Home Office eine überaus willkommene Hilfe, wenn es darum geht, firmeneigene Verwaltungsvorgänge aufzubauen und zu digitalisieren.

Viele Unternehmen sind spätestens seit der Corona-Pandemie mit anspruchsvollen Herausforderungen konfrontiert, um sich insbesondere mobiler und ortsunabhängig zu organisieren, ohne dabei den Zugriff auf geschäftsrelevante Daten zu verlieren. Die ökonomischen Folgen von COVID-19 machen diese Voraussetzung, um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben, allzu deutlich und verlangen passende, aktive Maßnahmen. Mit Jakob Deimbacher sprechen wir heute über flexible Netzwerke und darüber, wie Software das Personal effektiv mit den für ihre Funktionen relevanten Tätigkeiten und Aufträgen versorgen kann.

DIGITAL FUTUREmag: Quasi von jetzt auf gleich viele MitarbeiterInnen in das Home Office zu verlagern, ist für viele, gerade konservative Unternehmen eine nicht zu unterschätzende Challenge. Wie gelingt die telefonische Erreichbarkeit? Wie können gemeinsam Dokumente bearbeitet werden? Und vor allen Dingen: Wie laufen jetzt die Arbeitsprozesse? Joinpoints verspricht hier eine Lösung. Herr Deimbacher, wie sieht die genau aus?

Jakob Deimbacher: Das Gute an Joinpoints ist die Transparenz. Durch die ideale Darstellung aller Projekte/Prozesse und die integrierte Dokumentation, sind endlose Kommunikationen von A nach B zu C und zurück zu A kein Thema mehr. Man klickt einfach in das benötigte Projekt und sieht genau, was erledigt wurde, was noch offen ist und was der neueste Informationsstand ist. Zudem gibt es auch die Möglichkeit Tags, Kommentare oder Reaktionen für schnelle Kommunikation zu hinterlassen. Auch kann man direkt im Projekt neue Aufgaben an Teammitglieder zuweisen. Sagen wir für Kunde A muss noch ein Angebot geschickt werden: Ich klicke einfach in die zugehörige Pipeline oder den Workflow und erstelle für Mitarbeiter A eine neue Aufgabe. Dieser erhält eine Benachrichtigung und weiß sofort, was, für wen, bis wann zu erledigen ist. Normal würde Mitarbeiter A nun das Angebot schreiben und sich die Freigabe vom Chef holen. Das würde alles in Joinpoints laufen. Somit erspart man sich mühsames hin und her Telefonieren und ist auch nicht mehr ortsgebunden. Das Schöne an Joinpoints ist, dass ich auch direkt das Angebot in dem Projekt ablegen kann. Damit habe ich immer alle Versionen des Dokuments gespeichert und kann immer auf das aktuelle Dokument zugreifen.

DIGITAL FUTUREmag: Sie sprechen hier von Workflows. Was kann man sich darunter vorstellen und warum ist es wichtig, in solchen Strukturen zu denken?

Jakob Deimbacher: Wenn wir von Workflows sprechen, dann reden wir von digitalen und automatischen Arbeitsabläufen im Unternehmen. Beispiele dafür sehen wir in jedem Unternehmen zu jeder Zeit. Sie bestimmen, was wir gerade im Unternehmen zu tun haben und was als nächstes als Aufgabe ansteht. Aus solchen Arbeitsabläufen und Routinen bestehen alle Unternehmen. Wenn ein Unternehmen sagt, wir haben keine wirklichen Abläufe oder Workflows, dann ist das schlichtweg falsch oder es ist sich dessen nicht bewusst. Die Kunst bei Workflows ist es, diese richtig zu steuern und sie auch einzuhalten. Gerade in Zeiten von Home Office stellt es eine Herausforderung dar, jene Arbeitsabläufe, die im Büro immer gut funktioniert haben, plötzlich auf dezentrales Arbeiten umzustellen. Workflows unterstützen Entscheider und Mitarbeiter, dass diese Strukturen nicht verloren gehen und deren Effizienz sowie Qualität erhalten bleiben.

DIGITAL FUTUREmag: Durch den Umstieg auf Home Office haben viele Unternehmen das Problem, ihre internen, administrativen Abläufe reibungslos abzuwickeln. Was sind die größten Hürden aus Sicht der vorhandenen Infrastruktur?

Jakob Deimbacher: Die größte Hürde dabei ist einfach der neue Weg, untereinander zu kommunizieren und in Kontakt zu treten. Im Büro ist es oft so, dass ich spontan zum Kollegen im Nebenzimmer gehe und dort nach dem aktuellen Stand des Projektes frage. Oder, dass ich meiner Kollegin am Nachbartisch schnell noch ein Post-it hinlege, mit der Bitte etwas zu erledigen. Wenn plötzlich der Umstieg auf Home Office da ist, werden solche unkomplizierten Gewohnheiten allerdings schwierig. Was machen dann die meisten Unternehmen? Sie steigen auf E-Mails oder MS Teams um und schreiben einfach alles in Chatprogramme. Dies scheint eine schnelle Lösung zu sein - kann aber leicht im Chaos enden. Warum? Weil man seine Infos zu Projekten etc. wieder verstreut hat und sich erst alles mühsam zusammensuchen muss. Ich kann keine 100 Kundenanfragen effizient und ohne dabei den Überblick zu verlieren nur durch E-Mails oder MS Teams managen. Was hier fehlt, ist eine klare Struktur, wie ich diese Anfragen abwickle und dass keine Informationen verloren gehen. Diese Struktur liefern Workflows - das Kernelement von Joinpoints.

DIGITAL FUTUREmag: Welche Arbeitsprozesse können innerhalb Ihrer Software gemanagt werden?

Jakob Deimbacher: Joinpoints ist dank seinem neuronalen Netz als Basis sehr flexibel aufgebaut und damit an jedes Unternehmen anpassbar. Dabei kann man seiner Kreativität freien Lauf lassen, welche Abläufe in Joinpoints gesteuert werden sollen. Daneben gibt es in unserem Prozess-Store einige Vorlagen für Abläufe, die gerne von Unternehmen verwendet werden. Dazu zählen vor allem Abläufe aus dem Projektmanagement und im Bereich HR, wie die Abwicklung von Kundenanfragen oder das Onboarding neuer Mitarbeiter. Dabei geht es vor allem darum, die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen bzw. Kollegen zu vereinfachen und zu automatisieren.

DIGITAL FUTUREmag: Das klingt alles ziemlich wirkungsvoll. Wie sieht es mit Tasks für einzelne Kolleginnen und Kollegen oder ganze Teams aus? Wie kann die Chefin oder der Chef solche verteilen und gleichzeitig auch die Ergebnisse kontrollieren?

Jakob Deimbacher: Tatsächlich kann Joinpoints mithilfe Task Management 3.0 solche Aufgaben selbständig an Kolleginnen und Kollegen verteilen. Das schafft das System durch hinterlegte Workflows. Joinpoints steuert dabei die Verteilung der Aufgaben und benachrichtigt die Person, wenn sie mit der nächsten Aufgabe für ein Projekt dran ist. Joinpoints stellt dabei jedem Mitarbeiter seine tägliche Aufgabenliste selbständig zusammen.
Daneben protokolliert das Tool immer, wann welcher Mitarbeiter welche Aufgabe erledigt hat. So kann der Chef auch stets ein Auge auf die einzelnen Teams werfen. Aber im Idealfall ist das nicht mehr notwendig, da durch den Workflow in Joinpoints selbst kontrolliert wird, was schon erledigt wurde. Was es in Joinpoints schon gibt, ist eine Effizienzmessung. Joinpoints Analytics zeigt in Echtzeit, wie wirtschaftlich oder leistungsfähig meine Workflows laufen und macht Schwachstellen klar sichtbar. Damit habe ich die Möglichkeit, gezielte Maßnahmen zu ergreifen, um Projekte schneller und kostengünstiger abzuwickeln.

DIGITAL FUTUREmag: Ist das System denn auch in der Lage, einfache Aufgaben selbst zu erledigen und hier eine gewisse Optimierung und Automatisierung von immer wiederkehrenden Prozederen durchzuführen?

Jakob Deimbacher: Ja, es lassen sich einzelne Schritte mit Joinpoints auch automatisieren. Mit Joinpoints kann man quasi ein Hybrid-Workflow erstellen. Das ist eine Mischung zwischen Aufgaben, die Menschen erledigen müssen und Aufgaben, die von Maschinen übernommen werden. Ein gutes Beispiel dafür ist die Abwicklung von Reparaturen. Wenn etwa der Laptop fertig repariert wurde, ist diese Aufgabe für den Techniker fertig und er klickt in Joinpoints auf erledigt. Durch den hinterlegten Workflow weiß Joinpoints, dass als nächstes eine SMS an den Kunden ansteht, um diesen über die Abholung des Laptops zu informieren. Dieser Schritt wird von der Maschine übernommen. Joinpoints stellt genau diese simple Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine her.

DIGITAL FUTUREmag: Das ist für viele Interessenten sicher wichtig. Inwiefern lässt sich das Tool auch an andere, vielleicht sogar schon vorhandene Software integrieren? Gibt es hier Schnittstellen? Wie offen ist Ihre Lösung?

Jakob Deimbacher: Joinpoints ist hier sehr offen. Wir haben unsere eigene API, mit der Joinpoints problemlos in eine bestehende Infrastruktur integriert werden kann. Dafür haben wir auch unsere Integrationspartner, die dabei weiterhelfen. Noch einfacher geht es über unsere Zapier-Schnittstelle. Zapier ist die weltweit größte Plattform, um verschiedene Tools über Schnittstellen zusammenzuhängen. Joinpoints kann über Zapier mit mehr als 2.000 Tools verknüpft und integriert werden. Damit kann Joinpoints ohne Schwierigkeiten andere Tools ansteuern und Befehle an andere Systeme geben. Mit Zapier ist es auch möglich, größere Systeme wie SAP oder Salesforce mit Joinpoints zu verknüpfen.

DIGITAL FUTUREmag: Zum Abschluss noch eine Frage zur Zielgruppe: Für wen ist Ihr System optimal geeignet und gibt es eine Firmengröße, für die Sie das Produkt empfehlen würden?

Jakob Deimbacher: Prinzipiell ist Joinpoints auf KMU spezialisiert und für alle Branchen gut geeignet, die immer wiederkehrende Projekte und Aufgaben zwischen einzelnen Abteilungen koordinieren müssen. Aber die größte Power zeigt Joinpoints sicher im Abwickeln von Projekten. Ein Beispiel dafür ist unser Kunde teamazing, der unter anderem digitale Weihnachtsfeiern anbietet. Dessen kleines Team hat innerhalb des gesamten Dezembers über 300 Anfragen und 125 Weihnachtsfeiern abwickeln müssen. Ohne Joinpoints wäre das definitiv nicht zu schaffen gewesen.

DIGITAL FUTUREmag: Super, vielen Dank für dieses spannende Interview.

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