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Smart City-Digitalisierung durch Multi-Projekt-Management festigen

Interview mit Jochen Geißer, Key Account Management & Sales Deutschland/Österreich bei PLANTA Projektmanagement-Systeme GmbH

Insbesondere in der Pandemie haben viele Kommunen erkannt, dass die Einführung moderner Software und die damit verbundene Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung zu einer der primären Herausforderungen unserer Zeit wird. Ob es um die Modernisierung von Datenerfassung und -austausch geht, die Einbindung von Online-Bürgerdiensten oder um anderweitige Digitalisierungsvorhaben, öffentliche Einrichtungen haben in Zukunft viele Projekte zu stemmen. Für die Verantwortlichen ist es eine Mammutaufgabe, Prozessabläufe neu zu strukturieren, die Integration aller Systeme sicherzustellen und damit das gewünschte Ziel der erfolgreichen Digitalisierung zu erreichen. Diese Vorhaben in staatlichen Organisationen auf Gemeinde-, Landes- oder Bundesebene transparent und zuverlässig zu gestalten, gehört zum Know-how des IT-Anbieters PLANTA. Bereits seit 1980 entwickelt er innovative Multiprojektmanagement-Software. Sein Kernprodukt, PLANTA project, entstand im Rahmen eines BMFT-Forschungsprojekts an der Universität Karlsruhe und wurde stetig erweitert. Mittlerweile nutzen 600+ KundInnen aus allen Branchen und circa 60.000 AnwenderInnen PLANTA-Produkte. Mit dem Experten Jochen Geißer sprechen wir heute über aktuelle Aspekte, wie Projektmanagement 4.0, Zukunft der Arbeitswelt, ortsunabhängige Zusammenarbeit von Projektteams, Home Office oder New Work, die clever eingesetzt eine nachhaltige Transformation auch im Behördensektor beschleunigen können.

DIGITAL FUTUREmag: Projektmanagement stellt bereits ohne COVID-19 für viele EntscheiderInnen im öffentlichen Dienst eine wirkliche Challenge dar. Wie hat sich in Ihrer Wahrnehmung Projektmanagement innerhalb des bisherigen Infektionsgeschehens verändert?

Jochen Geißer: Verwaltungsprozesse und -strukturen werden immer komplexer, Abläufe stringenter und Gemeinden sowie Städte müssen schneller auf politische Bestimmungen reagieren - dies häufig auch noch bei rückläufiger Personaldecke. Projektmanagement wird zum unerlässlichen Instrument, um solchen Anforderungen gerecht zu werden. Denn es liefert Entscheidungsgrundlagen, um zielgerichtet Projekte auszuwählen, zu priorisieren und dafür verfügbare Ressourcen bzw. Budgets effektiver einzusetzen. BehördenleiterInnen war bereits vor Corona der Bedarf bewusst, Methoden, Prozesse und Tools dafür einzuführen und zu etablieren - vor allem bedingt durch den Anstieg interner Projekte und Aufgaben. Oft fehlte aber die Zeit, um sich diesem Vorhaben mit Nachdruck zu widmen. Gerade in Krisenzeiten erkennen nun viele, dass sie bestehende Abläufe verbessern müssen und beginnen jetzt, geplante oder aufgeschobene Prozessoptimierungen sukzessive anzugehen.

DIGITAL FUTUREmag: Viele Entwicklungen sind in den letzten beiden Jahren zum Teil stark beschleunigt worden. Etwa interne Digitalisierungsmaßnahmen konnten davon profitieren. Welche Bereiche werden uns auch weiterhin im Rahmen des Prozessabschnitts Projektmanagement grundsätzlich erhalten bleiben?

Jochen Geißer: Ohne Frage hat Corona unser Arbeitsleben signifikant verändert. Zum Beispiel hat es das Arbeiten in verteilten Teams erleichtert. Die Themen Führung und Koordination von Projektteams und darin tätigen Personen werden an Bedeutung gewinnen: Weg von “Kontrolle”, hin zu “Vertrauen“. Wichtig ist dabei die transparente Kommunikation Projektleitender mit dem Team und auch der Teammitglieder untereinander, um allen Beteiligten getroffene Entscheidungen up-to-date wie nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Digitalisierung im Projektmanagement und die Integration neuer Methoden führt zur Optimierung der Planungs-, Entscheidungs- und Informationsprozesse und bringt Verantwortlichen den klaren Projektüberblick. Das ermöglicht mehr individuelle Freiheiten, aber auch Eigenverantwortung. Werden die neuen Ansätze kollektiv mitgetragen, funktionieren sie und führen zu mehr Effizienz.

DIGITAL FUTUREmag: Sie sprechen hier von einem hybriden Projektmanagement. Was ist das genau und wo liegen die Vorteile, welche Sie mit Ihrer Lösung anbieten?

Jochen Geißer: Hybrides Projektmanagement (PM) kombiniert klassisches, d.h. detailliertes, standardisiertes und an Phasen orientiertes PM auf Planungs- und Controlling-Ebene, und agiles PM auf operativer Seite. Durch hybrides PM können Projektteams einerseits ihre To Do`s flexibler steuern bzw. erledigen und Führungskräfte andererseits Budgets, Kosten oder Ressourcen genauer nachverfolgen, um verlässlichere Entscheidungen zu treffen. Unser Benefit ist, dass alle relevanten Daten in einem gemeinsamen System vorhanden und abrufbar sind. Mit PLANTA project können ProjektleiterInnen Planungsaufwände und Ausgaben planen und verfolgen. PLANTA pulse ermöglicht dem Projektpersonal die flexible Aufgabenverwaltung. Beide Anwendungen werden per Webservices automatisch synchronisiert und aktualisiert.

DIGITAL FUTUREmag: Viele Verwaltungen bereiten sich nun darauf vor, auch nach COVID-19 durch die Implementierung neuer Software zeitgemäß(er) aufgestellt zu sein. Eine große Herausforderung für das Projeknagement. Wie unterstützt Ihre Software dabei konkret Projektteam-Mitglieder, die ja zumeist noch im Home Office sitzen?

Jochen Geißer: Damit ortsunabhängiges Arbeiten, wie es New Work immer häufiger mit sich bringt, zum Erfolg wird und vor allem verteilte Kundenprojekte produktiver, mit mehr Motivation und Qualität bearbeitet werden können, ist es unerlässlich, die passenden Technologien und das richtige Mindset einzuführen. Für Teams, die physisch nicht Tür an Tür sitzen, ist eine Softwarelösung nötig, die deren Zusammenarbeit unterstützt. Eben ein sogenanntes Collaboration-Tool wie PLANTA pulse, womit sich auf Basis von Kanban-Boards für alle Teammitglieder der jeweilige eigene Aufgabenstatus, aber auch der der anderen per Knopfdruck nachvollziehen lässt. Auf der anderen Seite sind aber auch gerade verlässliche Aussagen über Termine, Kosten und Ressourcen für die Amtsleitung von enormer Bedeutung. Unser hybrides PM-Modell mit PLANTA project und PLANTA pulse unterstützt Projektteams wie Führungskräfte.

DIGITAL FUTUREmag: Erfahrungen zeigen, dass u.a. kleine Kommunen in Sachen Digitalisierung viel vorhaben, aber leider etwas zurückhängen, weil dort oft noch Excel-Tabellen im Gebrauch sind. Welche Tipps haben Sie für öffentliche Einrichtungen, die sich einer professionellen PM-Software öffnen wollen?

Jochen Geißer: Wir stellen häufig fest, dass die Einführung unserer Software dazu dient, typische Büro-Programme, wie Excel abzulösen, da sie nun mal keine Planungstools sind. In Kommunen fallen mittlerweile vielfältige, anspruchsvolle amts- oder bereichsspezifische Aufgaben an, für die die Standard-Anwendungen zur Texterstellung, Tabellen- und Präsentationsanfertigung oft nicht mehr ausreichen. Zudem fehlen obligatorische PM-Funktionen, wie Zuweisungen von Arbeitspaketen, Abhängigkeiten, Zeiterfassungen, Reportings usw. Diese sind dann nur manuell durch teilweise umfangreiche, aufwändige und fehleranfällige Anpassungen in Excel möglich. Ferner ist es schwierig, den Überblick zu behalten, je mehr oder komplexere Dinge damit gemanagt werden oder wenn gleiche Ressourcen für verschiedene Vorhaben eingeplant werden.
Wenn die Pflege der Projekte dann zur eigentlichen Aufgabe wird und das Ablesen von Kennzahlen und Informationen großen Aufwand bereitet, spätestens dann ist die Einführung einer professionellen Projektmanagement-Lösung unabdingbar. Wesentlicher Erfolgsfaktor dafür ist, diese in Abgleichung mit einer Anforderungsliste auszusuchen, damit sie zu den etablierten Prozessen passt und sie unterstützt.

DIGITAL FUTUREmag: Projektmanagement hat bekanntlich viel mit der Motivation darin involvierter MitarbeiterInnen zu tun. Welchen Support gibt PLANTA project diesen?

Jochen Geißer: Wichtige Motivationsfaktoren sind hier das Verständnis aller Teilnehmenden über die Projektziele und deren Nutzen für die eigene Institution, außerdem Transparenz über das aktuelle Projekt und auch über die weitere Projektlandschaft. Außerdem ist essenziell, Kolleginnen und Kollegen kompetenzgerechte Aufgaben zuzuteilen und für sie ansprechbar zu sein. Die Wertschätzung der geleisteten Arbeit ist ebenfalls engagementfördernd. Zu all diesen Punkten kann PLANTA project etwas beitragen: Projektziele und daraus resultierender Nutzen lassen sich erfassen, bewerten und transparent machen. Alle ProjektgestalterInnen erhalten so die gleichen Informationen und entsprechenden Überblick. Jede und jeder weiß zu jedem Zeitpunkt, auch im Home Office, wo das Projekt steht, welche Projekte parallel laufen und welche gegebenenfalls in der Pipeline liegen. Über die persönliche Rückmeldung Einzelner haben diese direkten Einfluss auf den Projektstatus und können bei Bedarf Mehraufwand und die Gründe dafür melden. Dieses individuelle Feedback fließt direkt in das Status-Reporting ein. Nicht zuletzt können sich die Projektteams über PLANTA pulse selbst organisieren, auftretende Fragen zu Aufgaben ad hoc klären und Teammitgliedern relevante Aufgaben zuweisen.

DIGITAL FUTUREmag: Die Wirtschaft nutzt Projektmanagement-Technologien schon länger, um ihren Softwarebetrieb zu verbessern. Haben Sie dazu Best Practice-Beispiele?

Jochen Geißer: PLANTA-Software trägt bei zahlreichen Unternehmen aller Branchen, vor allem im Maschinen- und Anlagenbau, bei Forschungs- und Entwicklungsprojekten und bei IT-, Organisations- und Serviceprojekten, entscheidend zum Geschäftserfolg und zur Sicherstellung von Wettbewerbsvorteilen bei. Zu den KundInnen zählen namhafte Mittelständler, aber auch global agierende Firmen. Als bekannte User sind etwa die Deutsche Rentenversicherung Baden-Württemberg, die Signal Iduna Versicherungsgruppe oder die Stadtwerke Rostock zu nennen. Weitere Praxisberichte gibt es dazu unter https://www.planta.de/referenzen.

DIGITAL FUTUREmag: Ganz herzlichen Dank für diesen Einblick in Ihren interessanten Ansatz.

 

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