Rechnungs- und Posteingang in der Pandemie

Im beschaulichen Planegg-Martinsried bei München beschäftigt sich die DOCUBYTE HM GmbH und seine mittlerweile über 30 Mitarbeiter mit der Befreiung der Verwaltung von Papier und den damit zusammenhängenden Prozessen. Viele der Kunden sind im Gesundheitssektor positioniert, in dem das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit höchste Priorität genießt. Interview mit Holger Martens CEO der Docubyte GmbH

Die Kernbereiche schließen hierbei alle Prozessschritte, die eine moderne Verwaltung betreffen, mit ein. Von der Digitalisierung analoger vorliegender Daten über die exakte Erfassung von Informationen und deren Strukturierung bis hin zum revisionssicheren Archiv. Seit 13 Jahren bieten wir Scandienstleistungen und nachfolgende Prozesse an, mit denen die ArbeitnehmerInnen auch im Home Office jederzeit mit den gewünschten Dokumenten aus dem Post- und Rechnungseingang versorgt werden können. Viele Kunden kommen aus den Bereichen Gesundheit, Pharma und Recht, wo die Themen Datenschutz und Vertraulichkeit ausschlaggebend sind. Im Interview mit Holger Martens CEO der Docubyte GmbH sprechen wir über digitale Informationsverarbeitung in mittelständischen Unternehmen und der städtischen Verwaltung, über den neuen Scan-Service zur Anbindung der Mitarbeiter im Home Office, über Kampfsport und persönlichen Erfolg.

DIGITAL FUTUREmag: Alle reden über Digitalisierung und dass die Corona Krise im deutschen Mittelstand hier einen Innovationsschub hervorgebracht hat. Sehen Sie das auch so?

Holger Martens: Ja, dieser Aussage kann ich absolut beipflichten. Man könnte auch vom „Digitalen Katalysator Home Office“ sprechen. Viele Unternehmen, die der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen vorher skeptisch gegenüber standen, haben gesehen, dass es sehr gut funktionieren kann. Der Schritt aus der Komfort-Zone ist oft schwer, aber die Krise hat diesen Schritt erfordert. Und viele wollen nun am Modell Home Office festhalten. Das bemerken wir ganz deutlich durch die zunehmenden Projekte in diesem Bereich. Unternehmen mit einem hohen Digitalisierungsgrad kommen deutlich besser durch die Krise. Das sehen wir auch bei unseren langjährigen Kunden, die sehr von bereits vor der Krise umgesetzten digitalen Dokumenten-Prozessen profitieren. Die Firmen haben ihren Mitarbeitern vermehrt das Arbeiten im Home Office ermöglicht. Das funktioniert bei Papier bezogenen Prozessen nur, wenn die Dokumente digital vorliegen, üblicherweise als PDF-Dateien. Zusätzlich sind auch verschiedene Tools hilfreich, um Genehmigungen, Unterschriften oder automatisierte Prozesse umzusetzen.

DIGITAL FUTUREmag: Welche Bedeutung hat der digitale Post- und Rechnungseingang im Gesamtzusammenhang sämtlicher Digitalisierungsmaßnahmen im Unternehmen?

Holger Martens: Eine sehr große, denn alle Dokumente werden heutzutage digital erstellt. Dass wir den Umweg über Papier gehen, ist heutzutage überhaupt nicht mehr nötig und in den meisten Fällen reine Gewohnheit. Wie faxen. Faxe zu versenden ist seit der Umstellung von ISDN- auf IP-Netze nicht sicherer als eine unverschlüsselte E-mail und dennoch nutzen es viele noch aus Gewohnheit – aber auch mit allen Nachteilen. Berufliche Kommunikation läuft zu einem Großteil über E-Mails. Wenn wir jetzt nicht nur unsere E-Mails im digitalen Posteingang haben, sondern auch unsere Briefpost und meinetwegen zu PDF konvertierte Faxe, haben wir alle Informationen zentralisiert.

Das hat so viele Vorteile! Um ein paar zu nennen: Auf digitale Dokumente kann auch von extern zugegriffen werden, Informationen werden schnell gefunden, es muss nicht lange gesucht werden, man spart sich den Transport und die Lagerfläche, es gibt eine höhere Sicherheit durch die Vergabe von Zugriffsrechten und es können automatisierte Prozesse auf Grund des Dokumenteninhaltes aufgesetzt werden. Außerdem werden Genehmigungsprozesse viel schneller. Denken Sie nur an die digitale Signatur, die Prüfung von Eingangsrechnungen durch regelbasierte Prozesse, die schneller und genauer durchgeführt werden können. Außerdem können Informationen, die von Mitarbeitern angefordert werden, über ein Self-Servie Portal übertragen werden. Wir haben dazu einige Projekte zu Themen, wie digitale Krankmeldung, Führerscheinkontrolle, Urlaubsanträge etc. umgesetzt. Dabei wurde die Attraktivität des Arbeitsplatzes deutlich erhöht. Stichwort - war for brains odAnzeigeer talents. Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen bringt so viele Vorteile mit sich - Unternehmen, die bereits papierlos arbeiten, wissen, wovon ich spreche.

DIGITAL FUTUREmag: Ihr Unternehmen beschäftigt sich nicht ausschließlich mit Scan-Service. Welche wichtigen Elemente sind Ihrer Meinung nach unabdingbar für eine strukturierte Digitalisierung im Unternehmen und der damit verbundenen Verwaltung?

Holger Martens: Die meisten Unternehmen haben unterschiedliche Software Lösungen im Einsatz, die im Laufe der Zeit angepasst werden mussten. Das sind ERP Systeme, Fakturierungsprogramme, Warenwirtschaftssysteme etc. Dazu kommen die üblichen Office Programme, die teilweise auch für komplexe Berechnungen und Statistiken verwendet werden.Als Mailprogramme werden in der Regel Microsoft Outlook mit dem Exchangeserver eingesetzt. Dokumente kommen per Mail, Fax und Papier in die Unternehmen. Je nach Dokumenten-Typ sind unterschiedliche Abteilungen zuständig, die wiederum unterschiedliche Anforderungen haben. Idealerweise nutzt man eine Softwarelösung, die sämtliche Funktionen und Komponenten in einer Datenbank vereint. Wir verwenden dafür „DOCUframe“ und sind damit in der Lage, tatsächlich papierlos zu arbeiten. Damit empfangen und versenden wir Mails und Faxe, ordnen diese automatisch den Absendern oder Empfängern zu, erstellen Rechnungen, bearbeiten die Eingangsrechnungen, verwalten die komplette Personalabteilung mit digitalen Urlaubsanträgen, elektronischer Verteilung der Gehaltsabrechnungen und können im Controlling auf umfangreiche Auswertungen zugreifen.

Dazu gehören auch Genehmigungsprozesse, das digitale Signieren von Dokumenten und deren revisionssichere Archivierung. Wir sind davon total begeistert, weil wir durch die integrierte Makrosprache die Software komplett auf unsere Bedürfnisse anpassen können. Über regelbasierte Prozesse wird der Inhalt von Dokumenten analysiert und je nach Dokumenten-Typ werden dann automatisch Folgeprozesse angestoßen. Damit entwickeln wir auch individuelle Lösungen für unsere Kunden. Eine andere Möglichkeit ist, über ein Webportal die notwendigen Funktionen abzubilden und dabei die beim Kunden vorhandenen Komponenten zu nutzen und mit einzubinden. Dokumenten-Scanner und Software für die Texterkennung sollten natürlich auch vorhanden sein.

DIGITAL FUTUREmag: Zum Teil sind in den Unternehmen nahezu alle MitarbeiterInnen auch für die nächsten Wochen und Monate noch im Home Office verortet. Wie binden Sie ganz konkret diese MitarbeiterInnen in die Unternehmenskommunikation mit ein?

Holger Martens: Die Mitarbeiter müssen auf digitale Dokumente zugreifen. Das sind neben den täglichen Briefen natürlich auch die bestehenden Akten, die im Büro gelagert sind. Unsere Kunden profitieren jetzt davon, dass wir diese Akten digitalisiert haben. Einige dieser Kunden lassen auch die tägliche Eingangspost über uns scannen. Wir übermitteln die digitalen Briefe täglich in die Datensysteme der Firmen.

Andere nutzen für die weitere Bearbeitung unsere Datenbank oder das Online Archiv. Für einen Kunden haben wir ein Self-Service Portal aufgesetzt, bei dem die Mitarbeiter die Krankmeldungen fotografieren und hochladen können, Urlaubsanträge einreichen oder die Bestätigung abgeben können, dass sie im Besitz eines gültigen Führerscheins sind. Die persönliche Verteilung der Gehaltsabrechnungen funktioniert momentan ja auch nicht so einfach. Statt diese teuer per Post zu verschicken, stellen unsere Kunden sie ihren Mitarbeitern digital über unser Online Portal zur Verfügung. Das geht nicht nur schneller sondern ist auch noch ca. 70% günstiger, als die Papierform.

DIGITAL FUTUREmag: Nicht alle Unternehmen konnten auf die Schnelle den Mitarbeitern eigene Laptops zur Verfügung stellen. Dies bedeutet, dass wichtige Unternehmensdokumente auch auf privaten Laptops landen. Wie gehen Sie damit um und wie wird hier die Sicherheit und die Bearbeitung im Sinne des Unternehmens gewährleistet?

Holger Martens: Wie die Unternehmen damit umgehen, können wir nicht beeinflussen, höchstens Empfehlungen abgeben. Da sind in erster Linie die IT-Abteilungen und die Datenschutzbeauftragten gefragt. Vertrauliche Firmendaten haben auf privaten Laptops nichts zu suchen. Einige Kunden von uns nutzen den digitalen Posteingang in Verbindung mit unserem Online Archiv. Dazu ein Beispiel: Ein großer Mineralöl-Konzern sendet uns aus der Schweiz, Holland, Frankreich und Deutschland wöchentlich die Lieferscheine von den Standorten an den jeweiligen Flugplätzen. Diese werden bei uns gescannt, nach bestimmten Vorgaben indexiert und anschließend in das Online Archiv übertragen. Wenn auf einen Lieferschein zugegriffen werden muss, geht das denkbar einfach: Mit vorhandenem Internetbrowser einloggen, Flugplatz und Datum auswählen, Enter drücken. Fertig!

Dann sieht man die entsprechenden Lieferscheine als PDF Dateien im Browser. Der Download auf private Computer kann deaktiviert werden. Es gibt aber auch Fälle, bei denen es notwendig ist, private PC`s einzusetzen. Ein großer Kunde von uns wurde Opfer eines Cyberangriffes. Das komplette Netzwerk wurde weltweit verschlüsselt und niemand konnte auf Daten zugreifen. Dieser Kunde nutzt unsere Dienstleistungen für den digitalen Empfang von Faxen, Mails und in einigen Bereichen für den Posteingang. Da unser Online Archiv nicht betroffen war, konnten diese Abteilungen über ihre privaten PC`s wenigstens auf diese Dokumente zugreifen.

DIGITAL FUTUREmag: Können Sie unseren LeserInnen die 3 wichtigsten Schritte auf dem Weg zum digitalen Post- und Rechnungseingang kurz skizieren? Wo liegen die Fallstricke?

Holger Martens: 1. Am Anfang steht die Vorbereitung und ich appelliere an alle Interessierten, den Kontakt zu einem spezialisierten Dienstleister aufzunehmen. Ich sage das gewiss nicht, weil wir einer davon sind, sondern weil unser Erfahrungsschatz im Vergleich zu einem Unternehmen, welches erst damit anfängt, einfach äußerst hoch ist. Es gibt einiges zu bedenken, damit es am Ende für alle in der Firma den Mehrwert bietet, der auch in der Umstellung schlummert. Aktionismus hilft hier nicht. Suchen Sie das Gespräch mit den Spezialisten Ihrer Wahl. Danach fällt es Ihnen garantiert leichter, die erste Entscheidung vor dem Doing zu fällen: Selbst Scannen oder einen Dienstleister beauftragen. Stichworte hier: Redundanz (bei quarantänebedingten Schließungen Ihrer Firma oder Abteilung), organisatorischer Umstellungsaufwand, technisches Know-How.

2. Ein ganz essenzieller Faktor sind die vorhandenen IT-Systeme. Jedes Unternehmens hat seine Prozesse selbst aufgebaut und greift oft auf unterschiedliche IT-Systeme zurück. Die digitalen Post- und Rechnungsdokumente müssen hier möglichst reibungslos in die Prozesskette eingebunden werden. Nicht nur technisch, sondern auch mit hohem Komfort für die Belegschaft. Bei älteren IT-Systemen kann es hier aufwendig werden, im Besonderen, wenn es keine geeigneten Schnittstellen gibt oder niemand mehr da ist, um diese anzupassen. In Zusammenarbeit mit unseren Kunden haben wir bis dato immer supergute Lösungen finden können.

3. Naja, und wie gerade erwähnt, haben wir das Thema Effizienz. Dafür sollte ein möglichst hoher Automatisierungsgrad geschaffen werden. Alleine durch regelbasierte Folgeprozesse lässt sich hier viel erreichen, um die Belegschaft von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten zu entlasten. Damit das überhaupt gut funktionieren kann, benötigt es spezielle Dokumentenscanner und eine sehr gute Texterkennungssoftware (OCR). Wenn die digitalen Dokumente hochwertig gescannt wurden, lässt sich mit ihnen im Folgenden viel besser arbeiten.

Ein Dokumentenmangement-System (DMS) kann danach so genutzt werden, das alle relevanten Daten schnell gefunden werden können, egal ob E-Mail, Fax oder die gescannte Auftragsbestätigung, die heute per Post kam. Vor dort aus können Sie mit geeigneten Software- und/oder Portallösungen, die Folgeprozesse, wie z. B. das Berechnen, Signieren oder Protokollieren digital umsetzen. Schließlich können alle Dokumente revisionssicher archiviert werden. Ich bin immer wieder begeistert, wie komfortabel das alles sein kann.

DIGITAL FUTUREmag: Im Vorgespräch zu diesem Interview hat mir eine Mitarbeiterin verraten, dass Sie auch Kampfsport betreiben. Welche Eigenschaft können Sie im täglichen Business aus diesem Sport am besten gebrauchen?

Holger Martens: Ja, so manch einen Karate-Griff vergisst man nicht so schnell. Nein, Spaß beiseite. Ein gute Frage. Kampfsport lehrt einem vieles: Nicht aufgeben und nach neuen Lösungen suchen, wenn man mit den bestehenden nicht weiter kommt. Oder die Fähigkeit, unterschiedliche Situationen richtig und schnell einzuschätzen, um angemessen zu reagieren. Aber wenn ich nur eine Eigenschaft nennen sollte, dann die generelle Einstellung: Ein starker Wille, beständiges Training z. B. Weiterbildung und Schulung und die Bereitschaft, sich zu verändern.

DIGITAL FUTUREmag: Ihr Unternehmen ist in den letzten Jahren stark gewachsen und hat sich zu einer etablierten Größe im deutschen Markt entwickelt. Was bedeutet für Sie in diesem Zusammenhang persönlicher Erfolg?

Holger Martens: Beruflich erfolgreich bin ich, wenn meine Kunden mit meiner aber vor Allem mit der Leistung meiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinen zufrieden sind und uns weiterempfehlen. Wenn meine Mitarbeiter gerne in die Arbeit gehen, wenn wir alle ein motiviertes Team sind und eine tolle Stimmung haben. Einer meiner Kollegen hat mir sogar mitgeteilt, dass ich ein Vorbild für ihn bin, das ist richtig cool und motiviert mich richtig. Privat bedeutet Erfolg für mich, dass ich gesund bin, genügend Zeit für mich und meine Familie und Freude am Leben habe.

DIGITAL FUTUREmag: Vielen Dank für das spannende und informative Gespräch.


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