Im Interview mit Markus Balzuweit, CEO bei CTO Balzuweit GmbH.
Viele Unternehmen im gehobenen Mittelstand sind mittlerweile in Sachen Digitalisierung ein großes Stück weiter. Corona hat hier als Beschleuniger gewirkt, wodurch die Prozesse in den Unternehmen transparenter und schneller wurden. Um nun den nächsten Schritt in Sachen Digitalisierung zu gehen, denken nun in Anbetracht der auch steigenden Cyberkriminalität viele Firmen an die Nutzung von Managed Services und die damit verbundene vornehmliche Nutzung von Cloud Lösungen. Die CTO Balzuweit GmbH beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Lösungen, um Dokumentenbasierte Prozesse zu automatisieren, zu beschleunigen und transparenter zu machen. Ziel ist es schließlich, die Papierflut zu minimieren und die Compliance zu optimieren. Im Gespräch mit Markus Balzuweit, CEO bei der CTO, sprechen wir dazu über Managed Services, den Unterschied zwischen den einzelnen Lösungen und welchen Nutzen diese Betriebsform in letzter Konsequenz für die Kunden haben.
DIGITAL FUTUREmag: Herr Balzuweit, mit Managed Services lassen sich IT Aufgaben im Unternehmen extern verlagern. Diesen Vorteil haben nicht nur größere Unternehmen für sich schon längst erkannt, auch kleinere und mittelständische Unternehmen (KMU) wollen diesen Vorteil nun für sich nutzen. Was macht Managed Services für Unternehmen überhaupt interessant und welche Vorteile bieten sie?
Markus Balzuweit: Ich sehe deutliche Vorteile in der Nutzung von Managed Services. Unsere Kunden schätzen insbesondere die Vorzüge der planbaren Kosten. Die Abrechnung der meisten Managed Services erfolgt monatlich über Abonnements oder Pauschalpreise, was Unternehmen klare und vorhersehbare Ausgaben für ihre IT-Lösungen bietet. Diese Struktur ermöglicht eine verbesserte Budgetplanung und finanzielle Stabilität, indem unerwartete Kosten aufgrund ungeplanter IT-Probleme minimiert werden. Die klaren und definierten Leistungen, die wir im Bereich der Managed Services für unsere Kunden erbringen, schaffen zusätzlich ein klares Verständnis dafür, was sie für ihr Unternehmen erwarten können. Dies trägt zu einem hohen Maß an Transparenz und Vertrauen in die von uns erbrachten Dienstleistungen bei, was wiederum die Beziehung zwischen Dienstleister und Kunden stärkt.
Durch die Auslagerung von IT-Aufgaben an einen Managed Service Provider sehe ich, besonders in Zeiten des Fachkräftemangels, einen zusätzlichen Vorteil in der Entlastung der eigenen Mitarbeiter:innen. Die Notwendigkeit, internes IT-Personal für die Verwaltung und Wartung von Systemen einzusetzen, reduziert sich spürbar. Dadurch erhalten die Mitarbeiter:innen mehr Raum und Zeit, um sich auf strategische Projekte und innovative Lösungen zu fokussieren, welche die Wertschöpfung unserer Kundenunternehmen steigern können.
DIGITAL FUTUREmag: Lassen Sie uns kurz darüber sprechen, warum sich die CTO Balzuweit GmbH dazu entschieden hat, Managed Services in ihr Portfolio aufzunehmen.
Markus Balzuweit: Als Familienunternehmen und etablierter ECM-Anbieter mit mehr als 30 Jahren Erfahrung verfolgen wir die Entwicklungen des sich stetig wandelnden Marktes ganz genau. Nur so können wir den steigenden Anforderungen unserer Kunden auch künftig gerecht werden. Auf Grund des vermehrten Bedarfs unserer Kunden an flexiblen Cloud-Lösungen, welche die Effizienz steigern, die Sicherheit erhöhen und die Kosten optimieren, haben wir uns entschlossen auch Managed Services anzubieten. Die proaktiven Ansätze unserer Managed Service Lösungen ermöglichen es, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen, wodurch Ausfallzeiten minimiert und die Geschäftskontinuität unserer Kunden gewährleistet wird. Außerdem ermöglicht uns die Ergänzung unseres Angebots, um Managed Services unsere Kundenbeziehungen zu stärken und ihnen eine ganzheitliche Betreuung anzubieten, welche über das traditionelle Betriebsmodell hinaus geht. Die Entscheidung Managed Services in unser Portfolio aufzunehmen, ist somit ein weiterer Schritt in unserer Unternehmensstrategie, unseren Kunden einen umfassenden Service zu bieten, welcher auf unserer langjährigen Expertise im ECM-Bereich und unseren innovativen Lösungen beruht. Nur so können wir die sich verändernden Bedürfnisse unserer Kunden erfüllen und ihnen zuverlässige und zukunftssichere IT-Lösungen bieten.
DIGITAL FUTUREmag: Bieten Sie die Managed Services nur für bestimmte Lösungen oder für Ihr gesamtes Lösungsportfolio im ECM-Bereich an?
Markus Balzuweit: Im Bereich Managed Services bieten wir etablierte Pakete mit einem fest definierten Umfang an, welche grundsätzlich alles abdecken können, was benötigt wird. Aber um den spezifischen Anforderungen unserer Kunden vollumfänglich gerecht zu werden, gestalten wir die Services natürlich flexibel und bedarfsgerecht. So kann zum Beispiel die genaue Ausprägung von Checks und viele weitere Bestandteile, individuell definiert werden. Unser Ziel ist es, ein möglichst maßgeschneidertes Paket anzubieten, welches den spezifischen Bedürfnissen und Geschäftszielen jedes Kunden gerecht wird.
Die Bereiche können dabei unterschiedlich aussehen. Durch Services im Bereich von Akten- und Workflow Lösungen können bspw. Geschäftsprozesse effizienter gestaltet werden. Im Bereich der Archivlösungen für SAP und andere ERP-Systeme wiederum sind unsere Kunden durch den Managed Service vor Datenverlusten sicher und immer auf dem neuesten Stand, was die Revisionssicherheit und Compliance Richtlinien betrifft. Oder unsere Kunden sparen Zeit und Geld, indem sie unseren Service im Bereich der Digitalisierungslösungen nutzen. Durch die Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Formate wird nämlich nicht nur der Papierverbrauch reduziert, sondern auch der Zugriff und die Verwaltung der Daten schneller und einfacher. Unser Fokus liegt stets darauf, unseren Kunden innovative Lösungen zu bieten, die ihre dokumentenbasierten Geschäftsprozesse optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. Ob es um die Erfassung und Verwaltung von Dokumenten, die Einführung von automatisierten Workflows oder die Implementierung von Cloud-basierten Lösungen geht, spielt dabei keine Rolle.
DIGITAL FUTUREmag: Was beinhaltet der Managed Service der CTO?
Markus Balzuweit: Wie eben bereits erwähnt ist unser Managed Service Angebot äußerst vielseitig und die Details sind immer abhängig von der spezifischen Lösung. Zudem muss man unterscheiden, ob der Managed Service On Premise oder im Hosting betrieben wird. Durch die Zunahmen von Cloud-Nutzern und -Anbietern treffen gerade die im Hosting betriebenen Managed Services den Nerv der Zeit. Um den Anforderungen in diesem Bereich gerecht zu werden, haben wir ein Silber- und Gold-Variante entwickelt. Die Silber-Variante ist auf Kunden ausgerichtet, die eine zuverlässige und professionelle Infrastruktur für ihre Anwendungen und Daten benötigen. So erhalten Kunden eine sichere Hosting-Umgebung mit kontinuierlicher Überwachung und Unterstützung. Zu den enthaltenen Leistungen gehören bspw. regelmäßige System-Check-ups, um die Stabilität und Leistungsfähigkeit zu gewährleisten. Dazu kommen erweiterte SLAs und Reaktionszeiten sowie das quartalsweise Service-Meeting zu Software-Qualität, Support-Tickets und Optimierungsmöglichkeiten. Die Gold-Variante hingegen bietet eine erweiterte und umfassendere Betreuung für anspruchsvollere Kunden mit speziellen Anforderungen. Das betrifft zum Beispiel die Häufigkeit der System-Check-ups und der Service-Meetings. Neben den Leistungen aus der Silber-Variante beinhaltet sie zusätzlich die laufende Pflege und Durchführung von technischen Updates. Optional ist hier auch eine Anbindung an das bestehende Ticketsystem des Kunden möglich.
Insgesamt bieten wir mit unseren Hosting-Services einen umfassenden Support für Kunden, die eine zuverlässige und skalierbare IT-Infrastruktur benötigen. So stellen wir sicher, dass die Anwendungen und Daten sicher und effizient gehostet werden, damit sich der Kunde auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann.
DIGITAL FUTUREmag: Lassen Sie uns noch etwas näher auf das allgegenwärtige Thema Cyberkriminalität eingehen. Wie sicher sind eigentlich meine Daten und Systeme im Hosting der CTO?
Markus Balzuweit: Die Sicherheit der Daten und Systeme der Kunden sollte beim Managed Service natürlich oberste Priorität haben. Deshalb haben wir für die Managed Services, die unseren Kunden im Hosting anbieten sowohl informationstechnische als auch physische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, welche wir unabhängig von den vereinbarten Leistungen immer gewährleisten.
Wir haben uns daher entschieden das Hosting für unsere Managed Services über zwei, nach ISO 27001 und ISO 27018 zertifizierte, Rechenzentren in Frankfurt am Main zu betreiben. Dadurch unterliegen sie den europäischen Gesetzen und Standards zum Datenschutz und müssen sicherstellen, dass angemessene Maßnahmen zum Schutz der Daten ergriffen werden. Ein weiterer Vorteil ist die Redundanz der Daten und System in den beiden Rechenzentren, welche Ausfallsicherheit gewährleistet, eine hohe Verfügbarkeit der Systeme sicherstellt und die Wiederherstellbarkeit verbessert. Die Lage direkt am deutschen Internetknoten ermöglicht zusätzlich „kurze Wege“ zu relevanten Cloud Providern und Content Delivery Networks, was eine effiziente und zuverlässige Datenübertragung gewährleistet. Um die Daten während der Übertragung zu schützen, erfolgt die Anbindung der Kundensysteme dabei immer über ein sog. Virtual Private Network (VPN). Durch diese gesicherten Tunnel wird die Kommunikation verschlüsselt und die Datenübertragung abgeschirmt. Die Erfahrung zeigt, dass die Daten und System mit diesen umfassenden Sicherheitsvorkehrungen und Zertifizierungen im Managed Service oftmals sogar besser geschützt sind als zuvor beim Kunden selbst.
DIGITAL FUTUREmag: Das klingt nach einer runden Sache. Aber was erwartet den Kunden, wenn er sich erstmal für einen Managed Service der CTO entschieden hat?
Markus Balzuweit: In der Regel beginnen wir dann mit unserem Onboarding-Prozess. Er ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass der Kunde das Beste aus dem Managed Service herausholen kann und eine reibungslose Zusammenarbeit gewährleistet ist. Genau wie der Managed Service selbst ist natürlich auch der Onboarding Prozess immer abhängig von der spezifischen Lösung und den Wünschen des Kunden. Aber um ein Verständnis für die Bedürfnisse und Anforderungen zu bekommen, starten wir normalerweise mit einer detaillierten Anforderungsanalyse, auf deren Grundlage wir dann einen maßgeschneiderten Plan für den Service und die IT-Infrastruktur erstellen. Mit der Konfiguration von Systemen, der Datenmigration und weiterer notwendiger Schritte beginnt dann schließlich die Implementierung des Managed Service. Diese beinhaltet auch das Testing sowohl von Seiten der CTO als auch von Kundenseite. Nur so können wir sicherstellen, dass alles reibungslos funktioniert und den vereinbarten SLA’s entspricht. Die Testphase dient zusätzlich auch zur Schulung des Kunden und dessen Team.
Erst wenn im Rahmen des Projekts alle Details geklärt sind und nach dem Produktivgang der Softwarelösung erfolgt die sog. Transition. Also die formelle Übergabe der Betreuung an unser Team, welches unsere Kunden im Bereich Managed Service betreut. Das Experten-Team erbringt dann die im Managed Service definierten Leistungen, stellt einen reibungslosen Betrieb sicher und steht dem Kunden als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung.
DIGITAL FUTUREmag: Herzlichen Dank für Ihre Expertenmeinung und den Einblick in Ihre Arbeit.
