Im Interview mit Hermann Schäfer, Vice President Sales EMEA, APAC und Südamerika bei DocuWare
Die globale Digitalisierungswelle stürzt Unternehmen in eine Ära des Umbruchs im Wettbewerbsumfeld. Vom Gesundheitswesen bis zum Einzelhandel: Branchenübergreifend nutzen Firmen die Vorteile entsprechender Technologien und sehen sich gleichzeitig mit großen Herausforderungen konfrontiert. Organisations- und IT-Verantwortliche wünschen sich hier einen Partner, der ihnen bei diesem Wandel zur Seite steht. DocuWares Netzwerk aus über 800 Partnern bietet diese Unterstützung an. Seit 35 Jahren setzt der Anbieter von sicheren, skalierbaren Lösungen für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung, gemeinsam mit seinen Vertriebspartnern wegweisende Standards für die Digitale Transformation. Doch der Schlüssel zum Erfolg liegt in vielfältigen Ansätzen und lässt sich häufig erst sukzessive finden. Der Übergang zur flächendeckenden eigenen Digitalisierung variiert je nach Kultur, Führungsebene und Teamdynamik. Der Change beginnt oft mit dem Abschied von der klassischen Papierdokumentation, was den Weg für umfassende interne Mechanisierung bzw. Computerisierung ebnet.
Mit DocuWare lassen sich beliebige Geschäftsdokumente digitalisieren, revisionssicher archivieren und bearbeiten, um so die Kernprozesse in allen Bereichen der Unternehmen zu optimieren. Mitarbeitende haben mit DocuWare die Möglichkeit, auf jedem Gerät und von überall aus effizient zu arbeiten und dadurch die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten. Mit Hermann Schäfer sprechen wir heute über transformative Veränderungen, aktuelle Branchenstandards, einen gelungenen Startpunkt für die Digitalisierung und welche durchdachten Schritte man hier gehen sollte.
DIGITAL FUTUREmag: Herr Schäfer, in der Wirtschaft ist derzeit eine große Unsicherheit feststellbar. Die Challenges für Player sind vielfältig: Von steigenden Energiekosten bis hin zu einer zunehmenden Bürokratisierung. Welche Rolle spielt hierbei die Digitalisierung im Unternehmen?
Hermann Schäfer: Die Digitalisierung spielt in guten wie auch in herausfordernden Zeiten eine große Rolle. Bei wirtschaftlicher Unsicherheit hilft sie dabei, steigende Kosten, die beispielsweise durch Inflation entstehen, auszugleichen oder sogar zu eliminieren. Mit produktivitätssteigernden Technologien lassen sich zudem Prozesse automatisieren und Effizienzen erhöhen. Die Folge: Der Druck, der durch den Fachkräftemangel entsteht, kann ausgeglichen werden und Mitarbeitende haben Zeit für strategische Aufgaben. Über 80% unserer Neukunden entscheiden sich in dieser Situation für die Cloud. Das liegt vor allem daran, dass die Preise überschau- und kalkulierbar sind. Gerade wenn alles teurer ist und die Preissensibilität steigt, schätzen Unternehmen die Transparenz und Flexibilität von Cloud-Lösungen. Anstelle eines hohen einmaligen Investments zahlen sie im Rahmen eines “Abo-Modells” monatlich für die Nutzung der Software.
DIGITAL FUTUREmag: Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Anbietern, die gerade für Mittelständler Lösungen für die digitale Transformation im Portfolio haben. Welchen Rat geben Sie, wenn es darum geht, für individuelle Bedürfnisse und Anforderungen passende Software und einen passenden Digitalisierungspartner auszuwählen?
Hermann Schäfer: Bevor sich mittelständische Unternehmen für eine bestimmte Software entscheiden, sollten sie sich überlegen, welche Bereiche sie als erstes digitalisieren und welche Ergebnisse sie mit dem Einsatz digitaler Tools erzielen möchten. Anhand einer detaillierten Analyse der Geschäftsprozesse kann daraufhin entschieden werden, welche Art von Software in dem Bereich nützlich ist. Bei der Wahl der Software sollte der User sicherstellen, dass sie skalierbar sowie flexibel und für ihn sowie seine Administratoren leicht zu bedienen bzw. konfigurieren ist. Sie sollte sich zudem in die bereits vorhandenen Systeme (z.B. ERP und CRM) integrieren lassen. Die Möglichkeit, Daten und Informationen zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen, ist entscheidend, um eine nahtlose Zusammenarbeit sicherzustellen. Der Software-Anbieter oder ein Digitalisierungspartner sollte im Anschluss gemeinsam mit dem Kunden prüfen, ob vorkonfigurierte Lösungen bereits die benötigten Funktionen abdecken oder ob individuelle Anpassungen erforderlich sind. Während vorkonfigurierte Lösungen schneller und kosteneffizienter sind, bieten individuelle Konfigurationen mehr Flexibilität. Hier gilt es individuell abzuwägen, was für den Auftraggeber sinnvoller ist.
Die Einbindung eines Digitalisierungspartners ist für Mittelständler oft eine strategische Entscheidung, da sie nicht über die internen Ressourcen verfügen, um alle Aspekte der Digitalisierung alleine zu bewältigen. Unsere Partnerfirmen können nicht nur die Implementierung erleichtern, sondern auch dazu beitragen, langfristige Vorteile aus der digitalen Transformation zu ziehen. Die Wahl des richtigen Partners ist dabei nicht allein von der Funktionalität und dem Angebot seiner Lösungen abhängig. Kunden erwarten ein hohes Maß an Support – sowohl während der Planungs- und Implementierungsphase als auch danach. Sie schätzen die Sicherheit, den persönlichen Austausch und das Know-how, das ihnen der Partner bietet. Auf diese Weise wird die Implementierungszeit massiv verkürzt und Herausforderungen lassen sich einfacher bewältigen.
DIGITAL FUTUREmag: Nach der Entscheidung für einen entsprechenden Partner stellt sich die Frage: Wann und wo loslegen? Bei welchen Prozessen im Unternehmen würden Sie empfehlen, mit der Digitalisierung anzufangen?
Hermann Schäfer: Firmen sollten in Bereichen beginnen, in denen sie den höchsten Schmerzpunkt erwarten. Das kann beispielsweise dort sein, wo sie mit dem höchsten Return on Investment (ROI) oder in Zukunft mit einem Fachkräftemangel rechnen. Generell eignen sich Abteilungen mit vielen Dokumenten, wie etwa Buchhaltungsabteilungen oder das Personalmanagement, besonders gut als Einstieg in die Digitalisierung. Über 50% unserer Kunden starten mit der digitalen Transformation in der Buchhaltung, da sich bereits der Rechnungseingang per Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimal digitalisieren lässt. Die Rechnung trifft meistens entweder in digitaler Form ein oder sie wird vom Personal eingescannt. Im Anschluss werden wichtige Schlüsselinformationen mithilfe von Optical Character Recognition (OCR) erkannt und als Indexbegriffe in strukturierte, leicht nutz- und durchsuchbare Daten verwandelt. Durch maschinelles Lernen kann man die Eingangsrechnungen so einfach und mühelos verarbeiten. Mitarbeitende sparen sich dadurch die manuelle Dateneingabe und haben Zeit für andere Themen. Gleiches gilt für die Personalabteilung. Diese kümmert sich sowohl um administrative Routinearbeit, u.a. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, als auch um strategische Aufgaben wie Personalentwicklung, Weiterbildung und Recruiting. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, die in jedem Fall sorgfältig sortiert, gespeichert und archiviert sein müssen – Geschäftsprozesse, die viel Potenzial zur Digitalisierung und Automatisierung mit einem DMS bieten.
DIGITAL FUTUREmag: Was sind die first steps, die Sie mit Ihrem Kunden jeweils gemeinsam gehen und welche Vorbereitungen kann dieser vielleicht vorab schon selbst treffen?
Hermann Schäfer: Die digitale Transformation eines Unternehmens ist eine komplexe Aufgabe, welche sorgfältige Planung und Vorbereitung erfordert. Bei der Zusammenarbeit mit unseren Kunden gehen wir gemeinsam die ersten Schritte, um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos verläuft und die individuellen Bedürfnisse erfüllt werden. Vorbereitend ist es für den Kunden wichtig, seine derzeitigen Prozesse zu kennen und die Zielstruktur klar darzulegen. Dies bildet die Grundlage für die weitere Arbeit. Zudem sollten seine Führungsriege und Belegschaft von der Notwendigkeit der Digitalisierung überzeugt sein. In enger Abstimmung mit dem Kunden führen unsere Partnerfirmen dann eine umfassende Prozess- und Bedarfsanalyse durch. Hierbei werden wichtige Meilensteine, Engpässe und potenzielle Problembereiche identifiziert. Fragen wie „Was löst den Prozess aus?“, „Wie werden Daten erfasst und gespeichert?“ und „Wer ist an dem Projekt beteiligt?“ helfen, die Prozesse im Detail zu verstehen. Gemeinsam entscheiden wir bzw. der ausgewählte DocuWare-Partner mit dem Kunden, ob unsere Lösung in der Cloud oder On-Premises bereitgestellt wird. Hierbei spielen die IT-Infrastruktur der Firma, Kostenüberlegungen und das Know-how des IT-Teams eine Rolle. Besonders für KMU greift oft der Best-Practice-Ansatz mit dem Einsatz unserer vorkonfigurierten Lösungen, die auf Erfahrungswerten fußen. Andererseits kann der Kunde auch aktiv an der Erarbeitung seiner individuellen Solution teilnehmen.
DIGITAL FUTUREmag: Für einige Firmen sind die Digitalisierung sowie die Automatisierung von Geschäftsabläufen keine vollkommen neuen Themen. Können Sie uns einen Ausblick geben, welche Funktionalitäten in den nächsten Monaten oder Jahren besonders gefragt sind, wo die Reise hingeht? Ich denke hier insbesondere auch an den Top-Trend Künstliche Intelligenz (KI).
Hermann Schäfer: Künstliche Intelligenz und verwandte Technologien sind das Trend-Thema und werden eine immer wichtigere Rolle in der Digitalisierung einnehmen. Mit unserem Intelligent Indexing haben wir den ersten Schritt in diesem Bereich bereits vor einigen Jahren unternommen. Wir sehen Künstliche Intelligenz jedoch auch weiterhin als große Chance, unser Produkt noch leistungsfähiger zu machen. Eines unserer Ziele ist, dass generative KI in Zukunft Geschäftsdokumente so auslesen kann, dass Inhalte semantisch und nicht mehr nur syntaktisch interpretiert werden. Zusammenhänge werden auf diese Weise verstanden und erkannt und können so entsprechend weiterverarbeitet werden. Des Weiteren ist es durchaus denkbar, dass Künstliche Intelligenz in Zukunft auch bei der Erstellung von Workflows und Programmierungsschnittstellen zum Einsatz kommt, wodurch sich individuelle Bedürfnisse einfacher umsetzen lassen.
Ein weiterer Trend sind innovative Plattformlösungen. Moderne Software-Architekturen werden immer komplexer, was auch bei den Nutzern entsprechendes Wissen voraussetzt. Um Software für alle zugänglich zu machen, sorgt Plattform-Engineering mit Self-Service-Funktionen, -Tools und -Prozessen für ein optimales Entwicklererlebnis und eine schnellere Bereitstellung von digitalen Anwendungen. Dadurch können Unternehmen auch voneinander unabhängige Tools verbinden und so Daten zwischen einzelnen Programmen austauschen. Auf iPaaS-Plattformen kann unsere Cloud-Lösung beispielsweise einfach mit anderen Business-Anwendungen verknüpft werden – ganz ohne Programmierungskenntnisse.
Vorkonfigurierte Lösungen sind meiner Meinung nach das dritte Trend-Thema, das uns insbesondere bei der Digitalisierung mit einem Enterprise-Content-Management-System (ECM) beschäftigen wird. Auch wenn Geschäftsprozesse in jeder Firma individuell ablaufen, haben sie – was etliche Kundenprojekte zeigen – zentrale Anforderungen und Entscheidungspunkte gemeinsam. Die Archive, Benutzerprofile, Dialoge und Workflows unserer vorkonfigurierten Lösungen wurden auf Basis wertvoller Best-Practice-Erfahrungen geplant und eingerichtet. Sie können mit geringem Aufwand angepasst und fertig konfiguriert werden. Dadurch findet die Automatisierung zentraler Geschäftsabläufe bereits innerhalb weniger Tage statt. Aufgrund der intuitiven Bedienung, hohen Flexibilität und unmittelbaren Bereitstellung entscheiden sich rund 30% unserer Neukunden für vorkonfigurierte Lösungen.
DIGITAL FUTUREmag: Lassen Sie uns zum Schluss noch den Fachkräftemangel ins Auge fassen. Insbesondere für KMU. Wie schätzen Sie die Situation hierzulande ein? Können Arbeitgeber ihre Personalgewinnung und -bindung durch digitale Tools nachhaltiger gestalten und wenn ja, wie?
Hermann Schäfer: Der Fachkräftemangel ist insbesondere für KMU eine große Herausforderung, hat meiner Meinung nach aber noch nicht seinen Höhepunkt erreicht. Mit dem Renteneinstieg der Baby-Boomer wird er noch weiter ansteigen und genau hier können digitale Tools unterstützen. Zum einen werden durch die Digitalisierung - exemplarisch mit einem ECM - sich wiederholende manuelle Aufgaben automatisiert, sodass Fachkräften mehr Zeit bleibt, um sich auf wichtige strategische Themen zu konzentrieren. Dadurch kann der Mangel an personellen Ressourcen zumindest ausgeglichen werden. Zum anderen helfen digitale Tools aber auch bei der Personalgewinnung und -bindung. Um im War for Talents erfolgreich zu sein, ist bereits die Art des Rekrutierens entscheidend. Da sich viele High Potentials oder Berufserfahrene nicht mehr auf langwierige, analoge Bewerbungsprozesse einlassen, legen wir großen Wert auf nahtlose digitale Abläufe, softwaregetriebene Agilität und Geschwindigkeit. Nur so ist es möglich, sich passende Kandidatinnen und Kandidaten schnell und vor allem vor der Konkurrenz zu sichern.
Jüngere Generationen legen außerdem viel Wert auf Flexibilität. Hybride Arbeitsmodelle sind deshalb mittlerweile Usus geworden. Viel mehr noch ist bei uns zusätzlich die Nachfrage nach sogenannter Workation angestiegen. Damit Unternehmen dies ermöglichen können und somit den “Kampf um die besten Köpfe” gewinnen, ist ein hoher Digitalisierungsgrad notwendig. Modernste Technik sowie Cloud-Software gehören daher zum Standard.
DIGITAL FUTUREmag: Herr Schäfer, ganz herzlichen Dank für dieses spannende Interview und die Einblicke in Ihre Vorgehensweise. Das liefert unseren Lesern sicher konstruktive Anhaltspunkte und Ideen für ihre Vorhaben oder geplanten Maßnahmen.
