Im Interview mit Dr. Michael Berger, Geschäftsführer von DocuWare
DocuWare mit Hauptsitzen in Deutschland und den USA bietet Lösungen für Dokumenten-Management und Workflow-Automatisierung. Gemeinsam mit seinem über 800 Partner umfassenden Netzwerk unterstützt DocuWare mehr als 15.000 Kundinnen und Kunden in 100+ Ländern dabei, ihre Arbeit durch die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation von Schlüsselprozessen zu vereinfachen. Mit Dr. Michael Berger sprechen wir heute über die Herausforderung vieler Unternehmen, Geschäftsabläufe über automatisierte Workflows mit der modernen Arbeitswelt, auch im Homeoffice zu verschmelzen.
DIGITAL FUTUREmag: Herr Dr. Berger, mehr und mehr werden hierzulande hybride Arbeitsmodelle eingeführt. Das ist eine große Aufgabe für Firmen, die bislang auf 100 % Präsenzpflicht gesetzt haben. Was sind die größten Herausforderungen, die sie für effektives Switchen zwischen Homeoffice und dem betrieblichen Büro jetzt langfristig zu leisten haben?
Dr. Michael Berger: Die größte Herausforderung liegt darin, dass durch die neuen Arbeitsmodelle der Arbeitsfluss weiter erhalten bleibt und Mitarbeitende vollkommen zeit- und ortsunabhängig auf Dokumente zugreifen und sie gemeinsam bearbeiten können. Entsprechende Tools, Systeme und Software können das optimal unterstützen. Sie sorgen dafür, dass die digitale Kommunikation weiterhin funktioniert und vor allem sicher ist. Neben der technischen Ausstattung ändert sich auch die Führungskultur in Unternehmen. Für Geschäfts- oder Abteilungsleitende ist es eine Herausforderung, das Personal trotz hybrider Arbeitsmodelle weiterhin zu motivieren. Verantwortlichkeiten und Workflows sollten ebenfalls überdacht werden. Denn das, was in starren Strukturen funktioniert, ist in hybriden Modellen oft nicht geeignet. Digitale Systeme können auch hierbei unterstützen. Regelmäßige Online-Meetings, eine kurze gemeinsame Kaffeepause im Web sowie ein stetiger Austausch helfen dabei, das Team über eine größere Entfernung hinweg zusammenzubringen und die kollektive (Ver-)Bindung, aber auch zur Corporate zu erhalten.
DIGITAL FUTUREmag: Welche Voraussetzungen, zunächst vielleicht erst einmal technischer Art, müssen Unternehmen schaffen, damit MitarbeiterInnen auch von zu Hause aus professionell und schnell ihre Aufgaben und Tätigkeiten erledigen können?
Dr. Michael Berger: Vorab ist zu überprüfen, ob der Breitbandanschluss sowie die Ausstattung von IT-Endgeräten ausreichend sind. Wurde dies sichergestellt, ist es empfehlenswert, in entsprechende Tools und Software zu investieren. Ob in der Buchhaltung, in der Personal-, Vertriebs- oder Marketing-Abteilung – durch eine digitale Transformation in Unternehmen wird es dort allen ermöglicht, zentral auf Dokumente zuzugreifen und diese zu bearbeiten. Mit unserer Lösung können Dokumente und Wissen in der Cloud verwaltet, aber auch Prozesse digitalisiert und automatisiert werden. Dazu sind Tools für die zeitgemäße Zusammenarbeit ebenso ausschlaggebend wie die Integration in die IT-Landschaft. Für eine ganzheitliche digitalisierte Arbeitsweise integrieren wir bereits seit vielen Jahren Technologien anderer Hersteller. Aktuell ist Microsoft Teams im Fokus. Mit der neuen Version ist es direkt über die DocuWare-Oberfläche möglich, archivierte Dokumente in Chats oder Kanälen von Teams zu teilen. Auch die Sicherheitsvoraussetzungen sollten vorab überprüft und an die geforderten Sicherheits- und Compliance-Standards angepasst werden. Dank moderner Verschlüsselungs- und Schutzmaßnahmen sorgt DocuWare für eine gesetzeskonforme Archivierung sensibler Daten. Kunden können auf die DocuWare- Plattform über eine Public Cloud sowie auch über eine Private Cloud zugreifen – oder On-Premise lokal installieren.
DIGITAL FUTUREmag: Studien zeigen deutlich, dass Kolleginnen und Kollegen nach längerer Zeit ohne direkten Kontakt vor Ort die Bindung zum Unternehmen ein Stück weit verlieren. Wie lässt sich hier gegensteuern? Was sind Ihre Tipps?
Dr. Michael Berger: Es ist in der Tat herausfordernd, die Bindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Unternehmen in Zeiten von hybriden Arbeitsmodellen zu erhalten. Für uns bei DocuWare steht deshalb die Zufriedenheit jeder und jedes Einzelnen sowie ein regelmäßiger Austausch an oberster Stelle. So haben wir beispielsweise auch während der Pandemie weiterhin unser Sportprogramm angeboten. Kurse, die seit Beginn von Corona jetzt online möglich sind, erfreuen sich nach wie vor großer Beliebtheit.
Große Meetings werden von nun an sowohl digital als auch vor Ort in unseren Büro-Räumlichkeiten abgehalten. Unsere digitale Ausstattung ermöglicht es unseren Teams, über alle Kontinente hinweg stetig vernetzt zu sein. Zusätzliche Goodies wie kostenfreie Mittagessen, regelmäßige Veranstaltungen, ansprechende Aufenthaltsräume und gut ausgestattete Arbeitsplätze sorgen außerdem dafür, dass viele trotz Homeoffice-Möglichkeiten sehr gerne in unsere Büros an den unterschiedlichen Standorten kommen. Für Workshops, die häufig während kreativer Projekt-Phasen umgesetzt werden, haben wir entsprechende Kreativzonen geschaffen, die nicht wenige Beschäftigte in Präsenz nutzen.
DIGITAL FUTUREmag: Die DocuWare GmbH hat die Auszeichnung TOP JOB-Siegel 2022 erhalten. Was war der Grund für diese Prämierung?
Dr. Michael Berger: Bereits seit unserer Gründung vor fast 35 Jahren legen wir großen Wert auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Unser Personal weiß unter anderem das flexible Arbeitsmodell besonders zu schätzen. Ob von zuhause oder aus dem Büro – das kann individuell ausgewählt werden. Die Einführung von Vertrauensarbeitszeiten schafft zusätzliche Flexibilität. Eine entsprechende Ausstattung an Hardware und Software ermöglicht weiterhin reibungslose Abläufe und einen stetigen Austausch untereinander. Die Rubrik „Kultur & Kommunikation“ wurde ebenfalls gut bewertet. Es ist vor allem die familiäre, wertschätzende Unternehmenskultur, welche unsere Beschäftigten begeistert. Auch die persönliche Entwicklung der Kolleginnen und Kollegen ist uns als stetig wachsendes Unternehmen wichtig. Mit unterschiedlichen Qualifikationsprogrammen sowie einer Lernplattform werden sie gefördert und können sich individuell weiterentwickeln. Wir haben uns natürlich sehr über die Auszeichnung, viel mehr jedoch über das positive Mitarbeiter-Feedback gefreut. Nichtsdestotrotz bedeutet die Auszeichnung für uns keinen Stillstand. Wir werden auch weiterhin unserer Belegschaft zuhören, Situationen und Möglichkeiten analysieren und uns als Arbeitgeber kontinuierlich verbessern.
DIGITAL FUTUREmag: Die Arbeitsplatzgestaltung ist demnach ein wichtiger Baustein, um zufrieden im Job zu sein. Wie sieht heute ein moderner Arbeitsplatz aus?
Dr. Michael Berger: Egal ob im realen oder virtuellen Büro – der Arbeitsplatz sollte überall ein effektives Arbeiten ermöglichen. Entsprechende Tools und Software, große Bildschirme, ergonomisches Ambiente sollten an allen Orten zugänglich sein.
Unser Hauptsitz in Germering wird aktuell umgestaltet. Aufgrund der zunehmenden Flexibilität testen wir in einzelnen Abteilungen bereits das Shared-Desk-Modell und erarbeiten neue Kreativelemente im Büro. Angedacht ist, dass die Angestellten, neben Meetingräumen, Kreativzonen und Kommunikationsräumen, in Zukunft über ein Buchungssystem flexibel ihre Arbeitsplätze auswählen können. Dadurch, dass alle Dokumente bei uns digital abgelegt und archiviert sind, gehören große Aktenschränke oder Schreibtischschubladen schon lange der Vergangenheit an. So ist es für alle Mitarbeitenden einfach möglich, ihre Arbeitsplätze zu wechseln.
DIGITAL FUTUREmag: Ihre Softwarelösung für das Dokumenten-Management ist somit zentraler Bestandteil Ihres Unternehmens und natürlich auch Ihrer Dienstleistung. Worin liegt der entscheidende Vorteil dieser Anwendung in Verbindung mit einem Arbeitsplatz im Homeoffice inklusive entsprechender Cloud-Anbindung?
Dr. Michael Berger: DocuWare macht für viele das Homeoffice erst möglich. Die Software überzeugt durch ihre sehr einfache Implementierung unter Bewahrung gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Anforderungen. Sämtliche dokumentenbezogene Prozesse, wie die Rechnungsverarbeitung oder die Pflege von Personaldokumenten, werden digitalisiert und können ortsunabhängig von allen Geräten fortgeführt werden. Zusätzlich unterstützt DocuWare die weitere Automatisierung von Prozessen. Durch eine schnellere Bearbeitung kann nicht nur ein besserer Service gewährt, sondern auch ein höheres Geschäftsvolumen bei gleichbleibenden Ressourcen bewältigt werden.
DIGITAL FUTUREmag: Welchen Einfluss hat Covid heute noch auf die Entwicklung der Arbeitswelt und wie schätzen Sie sie in Zukunft ein?
Dr. Michael Berger: Die Pandemie hat auch weiterhin einen großen Einfluss auf die Arbeitswelt. Für viele Unternehmen ist es mittlerweile undenkbar, wieder vollständig zurück in feste Arbeitsmodelle zu gehen, da sich auch die Erwartungen des Personals entsprechend verändert haben. Zu dieser Entwicklung kam es meiner Einschätzung nach jedoch nicht aufgrund von Corona, der Prozess wurde dadurch nur beschleunigt. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von DocuWare haben sich dazu entschieden, die Stadt zu verlassen und in ländliche Regionen zu ziehen. Sie werden das Homeoffice auch in Zukunft dem Präsenz-Büro vorziehen. Moderne Arbeitskonzepte sind langfristig entsprechend für die Mitarbeitergewinnung essenziell. Um auch weiterhin ein attraktiver Arbeitgeber zu bleiben, gilt es, sich den Forderungen, wo möglich, immer weiter anzupassen. Je flexibler das Unternehmen ist, desto leichter lassen sich neue Talente finden und bereits etablierte Fachleute halten.
DIGITAL FUTUREmag: Vielen Dank für diesen spannenden Einblick.