Im Interview mit Bodo Zipffel, Geschäftsführer der ZS Computer Service GmbH in Gießen.
Das Wachstumschancengesetz zielt darauf ab, die wirtschaftliche Wettbewerbsfähigkeit zu stärken, Investitionen zu erleichtern, bürokratische Hürden abzubauen und die Rahmenbedingungen für Unternehmen zu verbessern. Dies kann beispielsweise durch Steuererleichterungen, Förderprogramme für Innovation und Technologie, Anreize zur Schaffung neuer Arbeitsplätze oder Maßnahmen zur administrativen Entlastung von Firmen erfolgen. Mit Bodo Zipffel sprechen wir heute über solche rechtlichen Verordnungen und der damit verbundenen strukturierten Form der elektronischen Rechnung, die im Prozess eingebunden und so dargestellt werden sollte, dass der betriebliche Aktenplan für ein Projekt über alle Daten und Dokumente optimal Auskunft geben kann.
Zusätzlich erhalten wir einen Einblick in die innovativen Softwarelösungen von dataglobal, die die digitale Transformation unterstützen und geschäftsweite revisionssichere Archivierung ermöglichen. Diese Anwendungen bieten smarte Content Services, die mobiles und verteiltes Arbeiten erleichtern und beschleunigen. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf dem flexiblen Zugang zu allen Unternehmensdaten und -speichermedien sowie der Frage, inwiefern die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ein guter Auftakt zur Business-Digitalisierung ist.
DIGITAL FUTUREmag: Herr Zipffel, können Sie uns bitte einen Überblick zum Wachstumschancengesetz und dessen Ziele geben?
Bodo Zipffel: Obwohl genaue Details noch nicht feststehen, ist klar: Für die Fakturierung im B2B-Bereich wird die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch. Wenn auch kein neues Thema, so versuchen Firmen schon seit langer Zeit eine einheitliche Lösung für den Rechnungsaustausch zu finden. Dieses Vorhaben endet nun aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen endlich in einem Verfahren, welches von allen Beteiligten zeitnah umgesetzt werden muss. Das bringt nicht nur Vorteile, sondern auch neue An- und Herausforderungen. Mit dem Wachstumschancengesetz soll laut Bundesregierung die Wettbewerbsfähigkeit des Standorts Deutschland gestärkt werden. Ein Gesetzes-Ergebnis ist die Verpflichtung zur Übermittlung strukturierter Rechnungen (EN16931), die mit der Standardisierung als Ziel der EU, diese Wettbewerbsnachteile abbauen soll. Ein Zwang zur B2B-Rechnung in Deutschland, wie sie das Wachstumschancengesetz vorsieht, soll die Entzerrung der EU-Vorhaben mit sich bringen. Insgesamt will die Regierung das Steuersystem durch Änderungen an zentralen Stellen einfacher und moderner machen.
DIGITAL FUTUREmag: Wie können Unternehmen von den Maßnahmen des Wachstumschancengesetzes profitieren, insbesondere im Hinblick auf Investitionserleichterungen und den Abbau bürokratischer Hürden?
Bodo Zipffel: Die Herausforderung liegt bei den meisten Unternehmen im ersten Schritt: Der verpflichtenden Akzeptanz des Rechnungseingangs dieser strukturierten Formate. Durch die bereits seit Jahren bestehende Verpflichtung von der Übermittlung XRechnung gem. EN 16931 im eGovernment-Bereich ist hier die Technologie gesetzt und die Firmen sind in der Anwendung erfahren. Viele können hier bereits auf existierende Lösungen und Prozesse zurückgreifen, was die Umstellung stark vereinfacht.
Vorteile des Empfanges sind darin zu sehen, dass die festgelegte Struktur zahlreiche Prozesse ersetzt, die bisher beim Übermitteln von Papier oder elektronischer Dokumente ohne festgelegte Struktur genutzt werden mussten. Somit entfallen eine Menge, teilweise komplizierte und kostspielige, Erkennungslösungen. Langfristig ist das Ziel, auch die Steuerdaten zeitnah mit dem Finanzamt austauschen zu müssen, was zu einem automatisierten Prozess innerhalb der Rechnungsverarbeitung führen wird und somit an dieser Stelle ebenfalls eine Optimierung der Kommunikation mit dieser Behörde darstellt.
DIGITAL FUTUREmag: Können Sie uns erklären, welche Rolle die strukturierte Form der elektronischen Rechnung im Rahmen des Wachstumschancengesetzes spielt und wie sie dazu beiträgt, den unternehmerischen Aktenplan für ein Projekt optimal zu gestalten?
Bodo Zipffel: Die Technik ist vergleichsweise leicht umgesetzt. Gleichzeitig ermöglicht etwa die zugelassene Form ZUGFeRD weitere Dokumente im B2B-Bereich zu standardisieren. Auftragsdokumente und Lieferscheine sind bereits realisiert und sollen nur exemplarisch genannt werden. Der Standard ersetzt allerdings nicht die Herausforderung, Prozesse zu überprüfen, zu visualisieren, gemäß den entsprechenden Aufbewahrungsfristen aufzubewahren (zum Beispiel in einem elektronischen Archiv) und den Zugriff zu Daten und Informationen entsprechend der Compliance-Anforderungen zu gewähren. Dies lässt sich aber mit der Einführung unseres Content Services umsetzen. Durch Mappen wird der firmeninterne Aktenplan abgebildet und dort werden alle betreffenden Daten und Dokumente abgelegt. Die XML-Struktur der oben genannten Dokumente vermeidet dabei Fehler der Interpretation, wie sie unter anderem nach einem Medienbruch durch eine OCR vorkommen können. So überträgt eine E-Invoicing-Lösung automatisch alle relevanten Informationen aus der E-Rechnung in das weiterverarbeitende System, sobald diese eingeht. Dadurch entfallen – unter Einhaltung der generellen Rechnungsprüfungspflicht – weitere manuelle Sichtungs- und Prüfschritte. Diese Daten bilden die Grundlage für die automatisierte Verbuchung, Freigabe und elektronische Archivierung.
Durch den Einsatz von auf den bereits existierenden Standard fokussierten Validierungs-Werkzeugen ist eine leichte Überprüfung zu sendender und empfangener Rechnungen möglich. Dabei wird nicht nur geprüft, ob das Dokument alle Pflichtangaben enthält, sondern auch strukturell gültig ist. Auf Basis dieser Grundlage sind dann Konvertierungen in das Format, das den Anforderungen des Empfängers (eigene Prozesse, Kundensysteme, staatliche Plattform) entspricht, einfach umzusetzen. Somit entlastet eine automatisierte E-Invoicing-Lösung die Mitarbeiter und verschafft ihnen mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
DIGITAL FUTUREmag: Welchen Einblick können Sie uns in die innovativen Softwarelösungen von dataglobal geben und wie unterstützen diese die digitale Transformation sowie unternehmensweite revisionssichere Archivierung?
Bodo Zipffel: Unsere Projekte werden teilweise mit auf die Situation angepassten Software-Lösungen unterstützt. dataglobal stellt smarte Content Services bereit, die das mobile und das verteilte Zusammenarbeiten des Personals vereinfachen und beschleunigen. Egal ob webbasiert, mobil, am Desktop, als Office-Add-in oder Portal: Höchste Funktionalität, unkomplizierte Bedienung und intuitive Benutzeroberflächen kennzeichnen die Clients. Damit kann man problemlos Daten – auch manuell per Drag-and-Drop und von Papier via Scanner – integrieren, verwalten und teilen. Die Einstellungen nach Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen sowie weitere gesetzlichen Anforderungen oder unternehmerische Besonderheiten lassen sich ganz easy zentral mit enthaltenen Bausteinen verwalten.
DIGITAL FUTUREmag: Warum ist es wichtig, flexiblen Zugang zu allen Unternehmensdaten und -anwendungen zu haben und wie kann dataglobal dabei helfen?
Bodo Zipffel: Mitarbeiter sind in der Regel hoch spezialisiert und sollen zu den Verwaltungsprozessen zielgerichtet Informationen bekommen. Die Clients schaffen Zugang zu allen Unternehmensdaten und -anwendungen, für lückenlose Content Services. Mit nur wenigen Klicks integrieren Sie Ihre unterschiedlichen Systeme, beispielsweise Intranets, Mitarbeiter-, Kunden- und Lieferantenportale, modellieren übergreifende Workflows und vereinen diese in Webanwendungen und Portalen.
Ein zusätzliches Plus stellt die Möglichkeit dar, solche Komponenten tief in eigene Lösungen zu integrieren, da sich die Weboberfläche in viele Anwendungen einbetten lässt und somit den Zugriff auf Informationen stark vereinfacht.
DIGITAL FUTUREmag: Weshalb ist die Einführung eines DMS der Garant für effektive Firmendigitalisierung und welche Vorteile ergeben sich daraus?
Bodo Zipffel: Mittlerweile dürfte jedes Unternehmen einen Plan zur weitgehenden Digitalisierung ausgearbeitet haben. Mit unserer Projekterfahrung können wir bezugnehmend darauf erste Schritte empfehlen, die kurzfristig im Rahmen der Umsetzung zu schnellen Ergebnissen und auch bei den Mitarbeitern zu positiven Feedback führen. Daraus resultiert im Projektverlauf Interesse an der gemeinsamen Weiterentwicklung. Die Durchführung wird anschließend eine besonders starke Akzeptanz erfahren. Außerdem lassen neue Techniken immer auch Verbesserungspotenzial erkennen, welches man direkt aufzeigen und mit den geplanten Zielen abstimmen kann. Das laufende Projekt erfolgt somit im Sinne der bestmöglichen Optimierung.
Die Verwendung von elektronischen Dokumenten ist in allen bisher durchgeführten Projekten ein wichtiger Baustein in Richtung leistungsfähiger Digitalisierung. An sämtlichen Stellen im Unternehmen und sogar Remote im Homeoffice oder bei Geschäftsreisen jederzeit auf benötigte Dokumente zugreifen zu können, stellt einen großen Nutzen dar. In aller Regel lassen sich durch die kurzen Zugriffszeiten weitreichende Verbesserungen innerhalb der Prozesse in einem Unternehmen realisieren.
DIGITAL FUTUREmag: Welche besonderen Challenges können bei DMS-Einführungen auftreten, und wie sind diese am besten zu bewältigen?
Bodo Zipffel: In einer Firma existieren heterogene Umgebungen, die für ein zentrales System unterschiedlichste Anforderungen bedeuten. Offene Schnittstellen, Systeme, die einfach wie verlässlich Daten und Dokumente austauschen und anzeigen sowie Überwachungssysteme für Prozesse, die im Hintergrund die Steuerung vornehmen, sind das A und O. Der Unternehmer muss sich auf sein DMS verlassen können. Mit Standardanwendungen unterstützen wir im Projektverlauf diese Anforderungen. Gleichzeitig bieten wir zu jeder Lösung Schulungen und Trainings an.
Eine weitere Herausforderung ist die Erstellung eines Ablage- und Berechtigungskonzeptes, in dem festgelegt werden muss, ob Daten im eigenen Unternehmen, in der Cloud oder in einem Mischsystem verwaltet werden und wer die entsprechenden Daten abrufen kann. Dabei haben insbesondere Cloud-Systeme den Charme, dass sich damit auch externe Prozessbeteiligte in das Konzept einbinden lassen.
DIGITAL FUTUREmag: Welche langfristigen Auswirkungen kann die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems auf geschäftliche Effizienz, Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit haben?
Bodo Zipffel: Es gibt keinen Ort, an dem der digitale Wandel nicht spürbar ist. Durch neue Technologien, moderne Arbeitsweisen und wachsende Datenmengen wird die Verwaltung von Dokumenten und Informationen immer komplexer. Der Digital Workplace kombiniert digitale Prozesse mit der passenden Arbeitsumgebung. Er bildet eine einheitliche Plattform für Unternehmen, in der sich elektronische Abläufe und Daten klar beziehungsweise übersichtlich abbilden lassen. Die Auswirkungen für Firmen sind dadurch folgende: Steigerung ihrer Effizienz und Produktivität. Transparenz über alle Daten, fehlerfreie Workflows sowie zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten.
DIGITAL FUTUREmag: Ganz herzlichen Dank für diese spannenden Einblicke in DMS-Potenziale.
