Im Interview mit Valery Medvedev, CEO von Digitecture
In einer Zeit, in der die Digitalisierung einen immer größeren Einfluss auf Firmen aller Größenordnungen hat, ist der Zugang zu modernen IT-Lösungen von entscheidender Bedeutung. Digitecture.eu hat es sich zur Aufgabe gemacht, genau das für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) zu erleichtern. Durch einzigartige IT-Produkte werden deren Abläufe optimiert und ihr Kundenservice auf höchstem Niveau gewährleistet. Digitecture-CEO Valery Medvedev ist ein Experte in diesem Gebiet. Seit vier Jahren verbessert und implementiert er Verwaltungs- und Analysesysteme in verschiedenen Branchen – von Schönheitssalons bis hin zu Immobilien-Profis. Mit seiner Umsetzungserfahrung aus über 100 Projekten ist er in der Lage, auch in den ungewöhnlichsten Business-Nischen kompetente Verkaufsabteilungen aufzubauen.
Der international tätige, engagierte Spezialist kann sich dabei schnell an die Gegebenheiten des jeweiligen Marktes anpassen, was dazu beiträgt, auch komplexe Technologien funktionell in die Anwendungen und Systeme seiner Kunden einzupassen oder effektiv komplett neu zu integrieren. Im Interview gibt er Einblicke in die Digitecture-Mission sowie in die Bedeutung der digitalen Transformation für KMUs. Wir sprechen dabei auch darüber, wie IT-Lösungen gegenwärtig geschäftliche Arbeitsabläufe verbessern und helfen können, wirtschaftlich zu wachsen.
DIGITAL FUTUREmag: Herr Medvedev, können Sie uns zunächst einen Überblick darüber geben, was genau Digitecture.eu für kleine und mittelständische Unternehmen anbietet und wie Sie sich von anderen Providern unterscheiden?
Valery Medvedev: Unser Team mit Profis aus der ganzen Welt hat sich darauf spezialisiert, Tools für die Unternehmensanalyse zu entwickeln. Insbesondere Tabellen für verschiedene Arten des Rechnungswesens. In unserem Katalog haben wir mehr als 30 Lösungen, die an jede Aufgabe angepasst werden können. Wir bevorzugen Google Spreadsheets, ein modernes, fortschrittliches Tool, das in seinen Möglichkeiten dem üblichen Excel weit voraus ist. Aber wir können jede unserer Lösungen problemlos an das übliche Excel-Format anpassen. Da wir Projekte global durchführen, wählen wir Lösungen, die für den Kunden verständlich sind. Wir haben mit fast allen Geschäftsbereichen gearbeitet, so dass wir Lösungen für die Finanzbuchhaltung, die Lagerverwaltung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung und sogar für das automatische Ausfüllen eines gewerblichen Angebots haben. Und jeden Tag entwickeln und implementieren wir neue Tools, damit Unternehmensverantwortliche Schwachstellen auf Grundlage konkreter Daten, statt auf der Basis von Mutmaßungen identifizieren können.
DIGITAL FUTUREmag: Eine zielführende betriebliche Digitalisierung ist heutzutage der Faktor für langfristige Wettbewerbsfähigkeit. Wie unterstützt Digitecture Firmen konkret, ihre Prozesse zu optimieren und den Customer Support in Topform zu bringen?
Valery Medvedev: Wir beginnen unsere Arbeit mit einer gründlichen Analyse der Prozesse in einem Unternehmen. Das lässt sich nicht in einer Minute erledigen. Man braucht ein klares Verständnis der betrieblichen Schwachstellen. Sehr viele unserer Kunden führten ihre Unterlagen auf chaotische Weise. Unter anderem hatte jemand überhaupt keine Vertriebsabteilung, und die Anfragen wurden einfach von einem Mitarbeiter entgegengenommen, der zwar gut mit Dokumenten umgehen kann, aber nichts vom Vertrieb versteht. Sehr oft stellen wir fest, dass wichtige Kundendaten, Waren und sogar Buchhaltungsdaten in einem absoluten Wirrwarr vorliegen. Für jeden Vorgang gibt es eine eigene Datei oder Tabelle. Das führt dazu, dass alles durcheinander gerät und die Firma nicht wachsen kann. Wir strukturieren diese Prozesse. Wir schreiben zum Beispiel Richtlinien für die Vertriebsabteilung, helfen mit Skripten und automatisieren Routineprozesse. Stellen Sie sich vor, dass mit Hilfe unserer Tools ein bestimmter Vorgang von einem anstatt von drei Mitarbeitern durchgeführt werden kann, ohne dass die Qualität darunter leidet. Was für eine Ersparnis wäre das in einem Jahr allein bei den Personal-Gehältern.
DIGITAL FUTUREmag: Sie erwähnten, dass Sie einzigartige Tools für kompetente Analysen entwickeln. Erläutern Sie uns bitte näher deren Funktionsweise und wie solche Features KMUs dabei helfen, strategische Entscheidungen bestmöglich zu treffen?
Valery Medvedev: Nehmen wir exemplarisch für die Finanzbuchhaltung unsere beliebte Tabellenkalkulationsvorlage. Sie deckt eine Reihe grundlegender Buchhaltungsbedürfnisse ab. Und alle diese Daten sind an einem Ort gespeichert. Das heißt, Sie geben Ihre Zahlen beispielsweise für einen Monat ein und die Tabelle liefert Ihnen aufgrund von Formeln automatisch die Kontosalden, alle Zahlungen an Geschäftspartner, die Kapitalflussrechnung sowie die Gewinn- und Verlustrechnung. Was bedeutet, dass Sie diese Kennzahlen nicht in verschiedenen Quellen berechnen müssen. Sie können alle wichtigen Daten jederzeit online einsehen. Das ist übrigens ein großes Plus. Stellen Sie sich vor, Sie haben gerade neue Daten eingegeben, das System hat sie berechnet, Ihr Mitarbeiter auf der anderen Seite der Stadt öffnet die Tabelle und sieht alle Änderungen in Echtzeit. Sie brauchen nicht ständig irgendwelche Dateien zu verschicken. Alles ist klar und einfach. Und nach diesem Prinzip funktionieren alle unsere Tools, entsprechend dem Bereich, für den sie geschaffen wurden. Resultat: Mehrere Personen können gleichzeitig Zugang zu einer Tabelle haben.
DIGITAL FUTUREmag: Ein wichtiger Bestandteil Ihres Angebots sind auch WEB-Services, Chatbots und CRM. Gibt es hierfür Best Practices, die klar zeigen, welche Mehrwerte die jeweiligen Nutzer dadurch haben?
Valery Medvedev: Lassen Sie mich zunächst erklären, was CRM, also Customer Relationship Management, im Allgemeinen ist. Es ist ein System, das teilweise die Arbeit Ihrer Mitarbeiter übernimmt. Wenn richtig eingerichtet, erhält es Anfragen aus verschiedenen Quellen: Websites, Anrufe, Anzeigen, soziale Netzwerke, Briefe. Mit anderen Worten: Sie müssen die Anfragen nicht manuell aus all diesen Quellen zusammenstellen, sondern sehen sie alle an einem Ort. Sie können diesen Aufgaben zuweisen: Etwa „Herrn Y um 15.00 Uhr anrufen“. Oder einen Status wie „Frau Z wurde kontaktiert und hat ein Angebot erhalten“ festhalten. Alle Informationen über den Kunden, seine Kontaktdaten und die Bestelldetails sehen Sie zusammengefasst in einer Anwendung. Über CRM können Sie den automatischen Versand von Nachrichten mit bestimmten Textinhalten einrichten, wie “Danke, dass Sie uns kontaktiert haben”, “Wann können wir Sie am besten erreichen?”, Waren Sie mit Ihrer Bestellung zufrieden?” und vieles mehr. Darüber hinaus sind Sie sogar in der Lage, die Dialoge Ihrer Manager anzuhören und zu verstehen, wer von ihnen wirklich voll arbeitet und wer nicht. Wenn wir über Chatbots sprechen, möchte ich Ihnen konkret etwas aus unserer Praxis nennen: Wir haben einen Chatbot für die Stellenbesetzung entwickelt, ihn mit einer Recruiting Website, auf der Lebensläufe hochgeladen werden, und mit einem CRM-System verbunden. Wenn eine Bewerbung eingeht, sendet der Bot eine Willkommensnachricht mit der Aufforderung, ein paar Fragen zu beantworten. Wenn die beziehungsweise der Kontaktierte kein Feedback gibt, bedeutet das kein Interesse – ohne weitere Info an die HR-Abteilung. Wenn die Person auf den Bot antwortet, erhält der zuständige Mitarbeiter die Bewerbung und führt ein Vorstellungsgespräch mit ihr. Können Sie sich vorstellen, wie viel Routinearbeit Ihnen der Bot abnimmt?! Denn Sie müssen nicht mehr alle eingehenden Bewerbungen durchsehen, sondern nur gezielte. Das vereinfacht die Arbeit um ein Vielfaches. Und solche Lösungen gibt es eine Menge.
DIGITAL FUTUREmag: Ihre Implementierungsexpertise für Verwaltungs- und Analysesysteme in verschiedenen Branchen ist beeindruckend. Was sind Ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen für KMUs bei der Einführung aktueller Technologien und wie können sie erfolgreich gemeistert werden?
Valery Medvedev: Primär ist es die Angst vor dem Neuen. Oft fürchten Führungskräfte, dass sie damit nicht zurechtkommen. Oder umgekehrt: Die Führungskräfte fordern eine Modernisierung, aber die Firmenverantwortlichen lehnen ab, weil sie meinen, dass das neue System nicht richtig funktioniert und die Firma zum Stillstand bringt. Dieser Einwand ist gar nicht so schwer zu überwinden. Wir demonstrieren einfach die Möglichkeiten der Tools, indem wir direkt zeigen, wie eine Tabelle die Daten zählt oder wie das CRM Anfragen sammelt. Weitere Bedenken sind schlechte Erfahrungen mit der Implementierung. Wenn die Leute versuchen, ein Kalkulationssystem selbst zu erstellen oder unqualifizierte Spezialisten engagieren. In beiden Fällen werden enorme Ressourcen aufgewendet, aber es nützt nichts. Und natürlich denkt der Unternehmer, dass die Lösung ineffektiv ist und es sich nur um Werbung handelt. Aber wenn wir uns Projekte ansehen, bei denen die Beteiligten ohne Erfahrung und Verständnis der Analytik versucht haben, solche Systeme zu integrieren, erkennen wir, dass es einfacher ist, alles von Grund auf neu zu bauen, anstatt das bereits Vorhandene zu reparieren. Implementiert man eine Tabelle oder ein CRM kompetent, ist es nicht schwer zu verstehen. Außerdem bieten wir immer eine umfassende Schulung und detaillierte Anleitungen. Ein weiteres Problem ist die falsche Wahl des Tools. Mitunter setzt man sofort ein CRM-System ein, aber eigentlich würde jetzt eine smarte Tabelle völlig reichen. Oder sie wählen eine unpassende Tabelle, eine vorgefertigte Lösung, die nicht den betrieblichen Bedürfnissen entspricht. Das erschwert die Geschäftsabwicklung.
DIGITAL FUTUREmag: Sie arbeiten international an Projekten. Wo genau unterscheiden sich die Bedürfnisse und Herausforderungen von KMUs in verschiedenen Ländern und wie adaptieren Sie Ihre Lösungen entsprechend?
Valery Medvedev: Die Denkweise in der Wirtschaft ist wirklich anders. Ich habe festgestellt, dass in Europa die Bereitschaft niedriger ist, etwas Innovatives einzuführen. Es wird mehr auf vertraute, wenn auch veraltete, Tools gesetzt. Das heißt, man muss die Vorteile im Detail erklären, alle Einzelheiten durchsprechen und Produktpräsentationen durchführen. Amerika ist in dieser Hinsicht fortschrittlicher. Hier sind vielleicht sogar einige Projekte interessanter und komplexer. Was die Anpassung betrifft, so haben wir für Europa, insbesondere für Deutschland, einige der beliebtesten Tabellen von Google in normales Excel übertragen, um den Unterschied zwischen einer vertrauten Anwendung und einer modernen zu zeigen. Die Arbeit ist nicht schwierig, und sie ist für die Kunden klarer. Sie können das bereits bekannte Format sehen, es ausprobieren und eine Entscheidung treffen. Im Allgemeinen erweist sich die Anpassung an das Land oder an das Geschäftsfeld als unkritisch. Das Wichtigste ist, dem Kunden zuzuhören, seine Aufgaben, Pain Points oder Herausforderungen zu verstehen und eine Lösung zu finden.
DIGITAL FUTUREmag: Zum Abschluss würden wir gerne von Ihnen erfahren, welche langfristigen Visionen und Ziele Digitecture hat und wie Sie die Zukunft der Digitalisierung für KMUs gestalten möchten.
Valery Medvedev: Ich würde mir wünschen, dass die Wirtschaft heutzutage aktiver in den Digitalisierungsprozess eingebunden wird. Und ich denke, wir werden alle Anstrengungen unternehmen, dies zu tun. Wir nutzen nicht nur vorgefertigte Systeme, sondern entwickeln auch Produkte von Grund auf neu. Das zu Ihrer obigen Frage zur WEB-Entwicklung. Und meine Aufgabe als Geschäftsführer besteht vor allem darin, die besten IT-Spezialisten zu vereinen, damit wir auf dem Gebiet der Digitalisierung das Tempo des Marktes vorgeben. Natürlich versuche ich nicht, hier die Nummer eins zu sein, aber ich bestreite nicht, dass man in ein paar Jahren auf eine neue Art und Weise von uns hören wird.
DIGITAL FUTUREmag: Vielen Dank, dass Sie sich Zeit für dieses Gespräch genommen und uns wertvolle Insights in Ihr Portfolio gegeben haben.
