Das volle Potential ausnutzen, welches die IT heute bietet

Im Interview mit Klaus Beck-Dede, CEO der iDocpro GmbH.

iDocpro hat sich auf die Beratung, Implementierung und Serviceleistungen für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) mit 10 bis 100 Mitarbeitern spezialisiert und erkannt, dass viele nicht das volle Potential einer passgenauen Digitalisierung nutzen. Der Grund dafür ist, dass sie oft nicht die Kompetenz besitzen, die Produkte und Technologien der verschiedenen Anbieter zu bewerten und so die für sich am besten geeignete Lösung auszuwählen. Häufig orientieren sich Firmen am „Branchenstandard“ und greifen auf IT-Dienstleister zurück, die bisher für die Versorgung mit PCs, Servern und Standardsoftware eingebunden waren. Das ist aber oft zu kurz gedacht. iDocpro hingegen gestaltet im Rahmen seiner Projekte die Geschäftsprozesse seiner Kunden so, dass auf Basis der Digitalisierung und der damit in der iDocpro-Lösung verbundenen Optionen stark optimierte Arbeitsabläufe anhand passendem Datenbezug und -transfer entstehen, die, wo immer möglich, automatisiert ablaufen können. iDocpro betreut mittlerweile insbesondere Wartungs- und Service-Unternehmen mit Personal im Außeneinsatz, wie z.B. in der Medizintechnik. Im Interview mit Klaus Beck-Dede, CEO der iDocpro GmbH, sprechen wir heute über Effizienzgewinne, veraltete Geschäftsprozesse, Branchenstandard und den ewigen Wunsch, dass doch alles irgendwie schneller gehen könnte.

DIGITAL FUTUREmag: Herr Beck-Dede, wie hat sich Ihre Strategie in den letzten Jahren entwickelt, um den Bedürfnissen kleiner und mittelständischer Unternehmen gerecht zu werden?

Klaus Beck-Dede: Unser Leistungsangebot hat sich in den letzten 3 Jahren verlagert. Bis dahin lag der Fokus auf Digitalisierung, speziell der Integration papiergebundener Abläufe im Außeneinsatz. Die Situation bei unseren Kunden heute erfordert aber mehr. Deshalb liegt unser Fokus im Dreiklang: DIGITALISIERUNG – PROZESSOPTIMIERUNG – AUTOMATISIERUNG. Wir helfen unseren Kunden im Rahmen der Digitalisierung zu deutlich besseren Prozessen, mit stark erhöhter Effizienz sowie Transparenz und sorgen für die automatisierte Abwicklung von (Teil-)Prozessen.

DIGITAL FUTUREmag: Wie unterscheidet sich iDocpro von Wettbewerbern?

Klaus Beck-Dede: Im Rahmen der Einführung von iDocpro schaffen wir für unsere Kunden vollständig papierlose Arbeitsabläufe, die datenbezogen und nicht dokumentengetrieben gestaltet sind. Das tun wir, indem wir uns sehr intensiv mit den besonderen Bedingungen der einzelnen Kunden auseinandersetzen. Jedes Unternehmen hat über die Jahre spezielle Formen der Geschäftsabwicklung entwickelt, die es bei der Digitalisierung angemessen zu berücksichtigen gilt. Die meisten unserer Mitbewerber führen einfach nur ihre Software ein oder stellen sie gar nur zusammen mit Video-Anleitungen bereit und die Kunden müssen selbst schauen, wie sie zu einer guten Lösung kommen. Wir wollen die Prozesse unserer Kunden verstehen und optimal in eine digitale Form übertragen. Eine schlichte Übertragung von Papier zu Digital oder die, durch eine Standardsoftware vorgegebene Arbeitsweise, sind für die wenigsten Kunden der richtige Weg. iDocpro gestaltet die digitalen Prozesse individuell passend zum einzelnen Kunden. Zusätzlich nutzen wir die dann zu den Arbeitsabläufen vorliegenden Daten zur weiteren Optimierung der Prozesse. Daten- und Regelbasiert automatisieren wir viele Arbeitsschritte mit der in iDocpro integrierten Service-Automation. Das verringert die manuelle Arbeit der Mitarbeitenden und reduziert mögliche Fehler. Insgesamt schaffen wir es im Schnitt, unsere Kunden um 20 bis 25 Prozent effizienter zu machen.

DIGITAL FUTUREmag: Wie unterstützt iDocpro Firmen bei der Identifizierung und Umsetzung von Digitalisierungslösungen?

Klaus Beck-Dede: iDocpro fokussiert vor allem auf KMU mit 10 bis 100 Mitarbeitern, die Beschäftigte im Außeneinsatz haben, z.B. für Wartungs- und Servicearbeiten. Hier gibt es in den allermeisten Fällen noch ein sehr großes Digitalisierungs- und Optimierungspotenzial. Grundlage unserer Arbeit ist aber immer eine umfassende Bedarfsanalyse. Dabei bin ich immer wieder überrascht, dass Kunden sich wundern, wenn wir im ersten Gespräch Fragen stellen, statt unsere Lösung zu präsentieren. Wir wollen aber zunächst einmal aufnehmen und prüfen, was der Kunde will und was er braucht. Nur wenn wir die Ziele und Anforderungen der Kunden auch mit iDocpro umsetzen und erfüllen können, bieten wir unsere Lösung an.

In den meisten Unternehmen unserer Zielgruppe sind bereits viele Schritte zur Digitalisierung erfolgt. Sukzessive wurden einzelne Erweiterungen vorgenommen, z.B. durch eine vollständige Digitalisierung der Ablage oder durch Ergänzung des Verwaltungssystems mit Teillösungen und/oder Apps mit Spezialfunktionen. Betrachtet man die Abläufe im Unternehmen dann aber ganzheitlich, sieht man, wie viel Aufwand hier zusätzlich oft noch unerkannt anfällt. Die Flexibilität und Funktionalität von iDocpro ermöglicht es uns, den Kunden integrierte Lösungen mit einem System zu schaffen, in dem alle Daten und Prozesse zusammengeführt und optimiert gestaltet werden. Dabei geht es aber immer um die Effizienzsteigerung im gesamten Unternehmen. Digitalisierung bedeutet nicht, dass jeder Arbeitsschritt effizienter wird. Informationen digital in die Prozesse des Unternehmens einzubringen, verlangt in den meisten Fällen Aufwand. Dieser muss sich in den folgenden Prozessschritten aber effizienzsteigernd auswirken, um damit Nutzen zu schaffen.

DIGITAL FUTUREmag: Welche konkreten Vorteile können KMU aus der Zusammenarbeit mit iDocpro ziehen?

Klaus Beck-Dede: Jedes Unternehmen hat sich in der Vergangenheit durch die eigenen Stärken eine Marktposition erarbeitet und diese behauptet. Unsere ganzheitliche Betrachtung hilft den Kunden, ihre Stärken im Wettbewerb zu erhalten und weiter auszubauen. Gleichzeitig verhelfen wir unseren Kunden dabei zu einer verbesserten Wirtschaftlichkeit:

- Mehr Umsatz und Gewinn mit dem existierenden Team
- Wachstum und verbesserte Wettbewerbsfähigkeit durch ein besseres
- Preis-Leistungsverhältnis

Je nachdem, wo das einzelne Unternehmen steht und welche Ziele es verfolgt, setzen wir bei der Umsetzung die entsprechenden Schwerpunkte.

DIGITAL FUTUREmag: Welche Rolle spielt das Thema Cyber Security bei Ihnen und wie stellen Sie sicher, dass die Daten Ihrer Auftraggeber geschützt sind?

Klaus Beck-Dede: Die Daten unserer Kunden sind natürlich unser wichtigstes Gut und das System und die Kundendaten müssen natürlich vor den ständig wachsenden Bedrohungen besonders geschützt werden. iDocpro als Cloud-Lösung wird seit jeher in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum betrieben. Die dortigen Standards und Spezialisten helfen uns, hier eine große Sicherheit zu gewährleisten. Zusätzlich gibt es in der Architektur unseres Systems weitere wichtige Komponenten. Die gesamte Kommunikation erfolgt verschlüsselt und jeder einzelne Kunde hat vollständig separierte Datenbestände. Daten, die mit der iDocproApp erfasst werden, können je nach Kundenanforderung dynamisch verschlüsselt werden, damit sie auch beim Verlust des Tablets oder Smartphones nicht gelesen werden können.

DIGITAL FUTUREmag: Welche Trends und Technologien sieht iDocpro in Zukunft als relevant für seine Zielgruppe(n) und inwiefern können Sie diese anbieten bzw. umsetzen?

Klaus Beck-Dede: Wenn man aktuell in die Medien schaut, ist das Thema KI und besonders ChatGPT und seine Einbindung durch Microsoft in BING bzw. die Office-Welt ein großes Thema. Hier entsteht natürlich mittel- und langfristig für unsere Zielgruppe Handlungsdruck. iDocpro ist von seiner Architektur und Arbeitsweise bereits sehr gut vorbereitet, KI-Elemente zu integrieren. Das kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen und wir prüfen stetig, wo wir unseren Kunden Nutzenpotenziale bieten können.

Allerdings sehen wir, dass ein sehr großer Teil unserer Kunden noch viele andere Themen erfolgreich lösen muss, weil dort mit bezahlbarer und bewährter Technik große Verbesserungen möglich sind. Denken Sie nur an die dateibasierte Ablage. Ein großer Teil der KMU legt heute noch Dokumente (Word, Excel, Bilder etc.) in einer standardisierten Struktur, meist kunden- und projektbasiert ab. Das Finden von Informationen aus solchen kundenübergreifenden Dateien ist kaum ohne größeren Aufwand möglich. Sie sind also verloren. Man kann Details, die in solchen Dateien gespeichert sind, nicht automatisiert auswerten. Das Gleiche gilt für als PDF digitalisierte Formulare und Dokumente. Wir sehen als nächsten wichtigen Schritt für KMU deshalb die Verwaltung der Informationen in Form von Daten, die jederzeit als Dokument visualisierbar sind. Diese Daten sind auswertbar und können zur Informationsgewinnung, besseren Unternehmenssteuerung oder Kundenselektion genutzt werden. Wenn diese Daten einmal verfügbar sind, dann können auch KI-Tools helfen, neue und zusätzliche Erkenntnisse daraus zu gewinnen.

DIGITAL FUTUREmag: Wie unterstützt iDocpro seine Kunden bei der Schulung und Einarbeitung der Mitarbeitenden in die neuen digitalen Systeme und Anwendungen?

Klaus Beck-Dede: Aufgrund der besonderen Vorgehensweise bei der Einführung von iDocpro, werden die Mitarbeitenden unserer Kunden meist sehr frühzeitig integriert. Die Analyse der existierenden Geschäftsprozesse erfolgt immer zusammen mit den dafür verantwortlichen Mitarbeitern. Mit diesen werden auch die Ideen für die digitale Transformation besprochen und deren Umsetzung mit dem iDocpro-System abgestimmt. Somit sind die Mitarbeiter Teil der Lösung und es ist „IHR“ System. Das fördert die Akzeptanz und beschleunigt die Einführung. In größeren Unternehmen gilt das jedoch nur für einen Teil der Mitarbeiterschaft. Diese sind später aber die Multiplikatoren in ihrem jeweiligen Arbeitsbereich.

Bevor die so gestaltete neue Lösung eingeführt wird, gibt es eine, meist intensive, Testphase. Dieser geht eine Schulung des Testteams durch iDocpro und den Multiplikatoren voraus. Dort werden die Zusammenhänge und die neuen Abläufe erläutert und eingeübt. Danach trainieren die Test-Mitarbeiter im Rahmen der System- und Abnahmetests am fertigen System. Aufkommende Fragen oder Probleme werden entsprechend geklärt oder in der Lösung nachgearbeitet. Zum Start der produktiven Nutzung sind dann alle Mitarbeitenden entsprechend vorbereitet. Die genaue Vorgehensweise hängt aber immer von den einzelnen Kunden und ihren Rahmenbedingungen ab.

DIGITAL FUTUREmag: Können Sie von iDocpro bereits realisierte Best Practices oder Success Stories nennen und die Benefits aufzählen, durch die Anwender nun profitieren?

Klaus Beck-Dede: Im Grunde sind alle unsere Projekte Success Stories, denn unsere Kunden haben bisher immer großen Nutzen aus der Einführung von iDocpro ziehen können. Die Investitionen haben sich schnell, überwiegend bereits nach weniger als 18 Monaten, gerechnet. Aber natürlich gibt es immer wieder Beispiele, die besonders herausragen. Das sind bisher immer solche Unternehmen gewesen, die bereit waren, sich für die Möglichkeiten der Digitalisierung zu öffnen und auch lieb gewonnene Arbeitsweisen in Frage zu stellen. Besonders hervorheben kann ich hier ein Unternehmen im Dienstleistungsbereich Zeitarbeit. Dort haben wir die komplette Abwicklung auf Basis von iDocpro neu und komplett papierlos gestaltet und, wo immer möglich, Arbeitsschritte automatisiert. Im Vergleich zu Mitbewerbern hat das Unternehmen deshalb jetzt nur noch rund die Hälfte der Administrationskosten und kann diesen Spielraum in der Preisgestaltung und Mitarbeiterbezahlung nutzen. Es ist seitdem um 100% gewachsen und kann nun auch überregional tätig werden.

Ein anderes Beispiel haben wir im Bereich professionelle System-Services und Wartung. Dort wird sehr viel Wert auf die genaue Dokumentation der geleisteten Arbeit gelegt. Mit dem System von iDocpro und der iDocproApp konnten die Techniker vor Ort sehr effizient und einfach ihre Arbeit dokumentieren. Die Nachbearbeitung im Backoffice konnte mit iDocpro ebenfalls nachhaltig beschleunigt werden. Außerdem konnten Fahrt- und Leerzeiten der Techniker reduziert werden. Die hohe Dokumentationsqualität zu den Wartungs- und Service-Einsätzen, zusammen mit dem gestiegenen Effizienzgewinn haben dazu geführt, dass dieser Kunde im Rahmen der Folgebeauftragung bei seinem wichtigsten Kunden das dreifache Volumen an Wartungsleistungen beauftragt bekommen hat.

DIGITAL FUTUREmag: Vielen Dank für Ihre Zeit und das sehr interessante und anschauliche Gespräch.