Im Interview mit Monika Haslbeck, geschäftsführende Gesellschafterin der ACEA GmbH
Es könnte so einfach sein! Mit den richtigen betriebswirtschaftlichen Software-Lösungen ließe sich die Digitalisierung im Unternehmen schneller und vor allen Dingen erfolgreicher vorantreiben. Doch viele Firmen scheuen eine Investition in zukunftsfähige Maßnahmen, die ohne viele Schnittstellen zu anderen, intern vielleicht schon vorhandenen, Insellösungen auskommen. Dabei gibt es gerade auch erschwingliche und professionelle technologische Optionen, die vom Rechnungswesen über das Dokumentenmanagement im Bereich der Finanzen, der Personal-Abrechnung bzw. -Zeitwirtschaft mit Bewerber- und Personalmanagement in der HR-Abteilung bis hin zu Data Security-relevanten Zutrittskontrollen viele Geschäftsfelder abdecken. Im Gespräch mit Monika Haslbeck von ACEA unterhalten wir uns heute einerseits über Unternehmen, die sich bisweilen noch mit komplizierten Solutions und unverständlichen Funktionen herumschlagen, dabei die eigene digitale Agenda unnötig blockieren und wie es andererseits möglich ist, lange Projektzeiten zu verkürzen sowie die Akzeptanz bei MitarbeiterInnen zu erhöhen.
DIGITAL FUTUREmag: Die Digitalisierung in Deutschland und insbesondere im Mittelstand will nicht so recht vorankommen. Was glauben Sie ist der größte Hemmschuh für Unternehmen, um sich dem Thema Digitalisierung vollumfänglich anzunehmen?
Monika Haslbeck: Als große Hürde sehen vielen Firmen die aktuellen Datenschutz-Bestimmungen, die entsprechende Anforderungen an die technische Sicherheit stellen. Erschwert werden diese Herausforderungen durch den Fachkräftemangel. Damit fehlt fundiertes Wissen, das nötig ist, um ein Digitalisierungsprojekt gut zu bewältigen.
DIGITAL FUTUREmag: Seit mehr als 20 Jahren sind Sie ein kompetenter Partner für die Entwicklung betriebswirtschaftlicher Software-Lösungen. Welchen Einfluss hatte bzw. hat die Corona-Krise auf Ihre Auftragslage und auf die Entscheidung der KundInnen, sich mit dem Kauf oder dem Einsatz zeitgemäßer BWL-Tools intensiver zu beschäftigen?
Monika Haslbeck: Durch COVID-19 ist die Digitalisierung noch bedeutsamer geworden. Wir konnten feststellen, dass Unternehmen, die bereits mit digitalisierten Geschäftsmodellen arbeiteten, in der Pandemie besser zurecht kamen. Nehmen wir als Beispiel den Onlinehandel: Dieser hat in den letzten eineinhalb Jahren enormen Einfluss gewonnen. Die Firmen oder Anbieter, welche hier nicht präsent waren, gerieten ins Hintertreffen und verloren an Wettbewerbsfähigkeit.
Auch, dass EntscheiderInnen durch Home-Office Arbeitsplätze sichern konnten, war für viele Mittelständler mit nicht zu unterschätzenden Aufwänden verbunden. Denn betriebliche IT-Landschaft und Anwendungen müssen die Voraussetzungen erfüllen, um remote Prozesse souverän durchführen zu können. Hier hat die Pandemie nicht wenigen die Grenzen ihrer eingesetzten Systeme aufgezeigt. Keine Unternehmerin und kein Unternehmer sagt nun, Digitalisierung sei nicht nötig. Stattdessen beschäftigt sich ein Großteil jetzt ganz intensiv mit probater Technik, die für ihre Anforderungen zielführend ist.
DIGITAL FUTUREmag: AnwenderInnen tolerieren in der Regel ja eine ganze Menge. Aber woran erkennt man, dass eine Software-Lösung einfach zu bedienen ist, von den MitarbeiterInnen akzeptiert und vielleicht sogar richtig gemocht wird? An welchen Benefits machen Sie fest, dass Ihre Applikationen und Werkzeuge besonders easy zu nutzen sind?
Monika Haslbeck: Kauft man sich ein neues Auto, hat man Freude daran. Installiert man eine neue Software, empfindet das Personal diese häufig als Arbeit, Umgewöhnung und Aufwand. Dabei kann Software Spaß machen. Das tut sie, wenn sie die MitarbeiterInnen in kurzer Zeit effektiv unterstützt und Tasks abnimmt. Software soll intuitiv bedienbar sein. Sie soll schnell Ergebnisse liefern und Aufgaben ohne Zeitverlust erledigen. Monotone To Do`s können heutzutage automatisiert ablaufen. Damit werden die KollegInnen entlastet und das bewirkt bei den Mitarbeitenden mehr Stressfreiheit und Ausgeglichenheit. Außerdem findet ein userfreundliches System bald hohe Akzeptanz im Unternehmen. Und das ist ein wesentliches Ziel in Digitalisierungsprojekten.
DIGITAL FUTUREmag: Ihre Software-Lösung ist sehr umfassend und deckt nahezu alle betriebswirtschaftlichen Bereiche ab. Warum sollten sich Kunden ausgerechnet für Ihre Tools entscheiden?
Monika Haslbeck: Wir sind seit zwei Jahrzehnten im IT-Sektor tätig und haben in vielen Projekten individuelle Bedürfnisse unserer Auftraggeber gelöst. Unsere Produkte arbeiten zusammen. Das heißt, der Kunde muss unter anderem keine Daten doppelt oder an unterschiedlichen Stellen pflegen. Egal ob das etwa die Mitarbeiterstammdaten sind, welche sich über das Portfolio synchronisieren lassen oder eine Tür, die vielleicht nur ganz bestimmte Personen öffnen können, sobald sie persönlich in der HR-Software dafür freigeschaltet werden. Durch diese Sicherheit im Umgang mit sensiblen Inhalten oder Informationen, kann sich die Belegschaft auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren, Funktionen besser ausfüllen und insgesamt effizienter agieren.
DIGITAL FUTUREmag: Wie wichtig ist es außerdem, die Komponente eCommerce in Form eines Webshops mit abzudecken?
Monika Haslbeck: Seit der Pandemie sollte es UnternehmerInnen klar sein, dass das Portfolio virtuell dargestellt werden muss. Im Business to Customer-Bereich, also Endkundengeschäft, ist das auch bereits angekommen. Im Business to Business-Bereich sehen viele Hersteller oder Dienstleister noch oft nicht die Notwendigkeit. Dabei wird sehr häufig vergessen, dass gerade jüngere Mitarbeitende nur im Internet recherchieren. Ist eine Firma nicht mit einem Online-Shop vertreten, gilt sie in der Generation U50 als altmodisch und nicht zeitgemäß. Es ist also kein Kann, sondern ein Muss, sich im WWW mit einer digitalen Verkaufs- bzw. Angebotsfläche oder adäquatem Produktkatalog zu präsentieren. Leider versäumen viele, ihren Webshop in die Unternehmensabläufe zu integrieren. Gerade in dieser Hinsicht besteht häufig Optimierungsbedarf. Wir sehen einen B2B Onlineshop als eingebetteten Bestandteil des ERP/Warenwirtschafts-Systems, so dass kein zusätzlicher Aufwand entsteht, wenn ein/e KonsumentIn darüber bestellt. Konditionen, wie individuelle Preise oder Lagerbestände werden in unserer Lösung just in time auch im Onlineshop angezeigt. Bestände werden vom Vertrieb darin gepflegt und benötigen keinen „Upload“. Insofern kann auch eine eCommerce-Lösung Spaß machen und lohnt sich!
DIGITAL FUTUREmag: Software-Projekte gehen hin und wieder schief, verschlingen mitunter mehr Budget als kalkuliert oder dauern doppelt so lange wie eigentlich geplant. Was machen Sie bei ACEA konzeptionell oder technisch anders, um solche Fallstricke zu vermeiden? Und worin liegen die größten drei Fehler in der Umsetzung sowie Etablierung neuer Applikationen?
Monika Haslbeck: Das ist wirklich eine gute Frage. Oft sprechen KundInnen und AuftraggeberInnen nicht die dieselbe Sprache. Um ein Projekt erfolgreich aufzunehmen, zu planen und umzusetzen ist es wichtig, den Kunden und dessen spezifische Abläufe zu verstehen. Wir lernen seine „Unternehmenssprache“, um zu wissen, was gemeint ist und wo potenzielle Stolpersteine liegen. Die von Ihnen genannten Probleme resultieren immer aus Missverständnissen. Der Prozess wurde falsch verstanden und daher nicht korrekt realisiert. Es ist daher unumgänglich, die Kommunikation immer aufrecht zu halten und die Umsetzung gemeinsam zu besprechen. Daher arbeiten wir in den Projekten auch nach dem Scrum-Ansatz. Das bedeutet, wir nehmen eine Sprint-Planung vor. In dieser Phase definieren wir zusammen, welche Schritte zu erfolgen haben. Im Anschluss beginnt deren sukzessive Umsetzung. In Projekt-Meilensteinen wird mit dem Kunden ein Zwischenstand besprochen, so dass man agil auf Anforderungen reagieren kann. Damit lassen sich Missverständnisse schneller erkennen, vermeiden und treten nicht erst - weil zunächst unbemerkt - destruktiv am Ende auf.
Zweitens wird oft nicht darauf geachtet, die Mitarbeitenden abholen. Digitalisierungsprojekte leben vom Engagement der MitarbeiterInnen. Werden sie nicht von Anfang an mit in die Entscheidung einbezogen und angehalten, initiativ wertvolle Hinweise, Tipps, Know-hows oder Erfahrungswerte einzubringen, stellen sich meist unbekannte Sachverhalte während des Projektes heraus, die zeitintensiver beachtet werden müssen. Diese Tatbestände sind dann im Nachhinein aufwändig in die Planung mit aufzunehmen, bringen schlimmstenfalls Unruhe in das Projekt oder verlangsamen es unnötig.
Zu guter letzt wird oft nicht auf spezialisierte Standardsoftware gesetzt. Bereits erprobte Technologien bieten klare Strukturen, fertige Abläufe, kalkulierbare Kosten und erfüllen Aufgaben, für die sie entwickelt wurden, routiniert wie zuverlässig. Werden im Softwarebereich allerdings individuelle Anforderungen programmiert, wird es dagegen unter Umständen schwer kalkulierbar und erhöht die Kosten. Ich empfehle UnternehmerInnen: Vermeiden Sie lange Projektlaufzeiten. Zeigen Sie Erfolge so früh wie möglich auf. Führen Sie praktikable Neuerungen in machbaren Schritten ein, so dass Ihr Personal die konkreten Mehrwerte erkennt.
DIGITAL FUTUREmag: In letzter Konsequenz muss eine betriebswirtschaftliche Software gut funktionieren und ein entsprechendes, übersichtliches Dashboard mit valider Daten-/Faktenauswertung beinhalten, das dem Management wichtige Entscheidungen vereinfacht. Welche Vorteile bietet Ihre Lösung darüber hinaus?
Monika Haslbeck: Gerade im Management ist Digitalisierung ein immenses Plus. Egal wo man ist: Immer sowohl die aktuellsten als auch bedeutsamsten Daten der KundInnen und Lieferanten von Finance und Controlling greifbar zu haben, gibt Sicherheit und Transparenz. Aus diesem Grund setzen wir hier bewusst auf Cloud-Anwendungen, welche alle Informationen unabhängig vom Standort bereitstellen. Unsere Finanzbuchhaltung unterstützt AuftraggeberInnen und GeschäftspartnerInnen mit Künstlicher Intelligenz (KI) inklusive einem Sprachassistenten, um so höchstmöglichen Komfort zu gewährleisten.
DIGITAL FUTUREmag: Schauen wir einmal in die Zukunft: Wo geht die Reise hin mit modernen BWL-Tools? Was sind Ihre Ziele für die nächsten 3-5 Jahre?
Monika Haslbeck: In nächster Zeit wird Software einfacher, flexibler, klarer strukturiert sein. Wir sind schon in der Zukunft angekommen. Moderne Solution Provider zeigen bereits heute innovative Konzepte, die um einiges benutzerfreundlicher in der Bedienung sind. Künstliche Intelligenz übernimmt mittlerweile anspruchsvolle Aufgaben und steigert so die Effizienz. Der Arbeitsplatz der Zukunft wird ortsunabhängiger und mobiler sein. Wir beweisen es unseren InteressentInnen gerne. Und keine Angst: Software kann richtig Laune machen.
DIGITAL FUTUREmag: Ganz herzlichen Dank für das aufschlussreiche Interview.
