Im Interview mit Andrea Trapp, Vice President Business International von Dropbox
Remote Work ist gekommen, um zu bleiben. Egal, von wo aus wir arbeiten, in der neuen Arbeitsrealität verbringen wir alle den Hauptteil unseres Tages in virtuellen Büros - nämlich hinter unseren Bildschirmen. Doch berücksichtigen die vielen neuen Apps und Tools, die Videokonferenzen und Online-Plattformen unsere neuen Bedürfnisse auch ausreichend? Darüber spricht das DFmag mit Andrea Trapp. Dabei geht es auch um neue Regeln in der Arbeitswelt und wie sich Arbeiten nach der Corona-Pandemie entwickelt haben, ausgedehnte Meetings und welche Werkzeuge es heute braucht, um schnell und effizient zu arbeiten.
DIGITAL FUTUREmag: Frau Trapp, denken Sie, Corona hat endgültig mit allen Regeln der Arbeitswelt gebrochen und wir erleben derzeit eine neue Ära?
Andrea Trapp: Tatsächlich haben die Begrifflichkeiten „Arbeitsplatz“ und “Arbeitszeit” eine neue Dimension erhalten. Wissensarbeit ist - beschleunigt durch das Infektionsgeschehen seit dem weltweiten Covid-Ausbruch - ihrer physischen Büro-Umgebung vollends entwachsen. Ein Arbeitsplatz ist heute überall dort, wo gearbeitet wird. Sei es ein physischer Raum oder eine digitale Umgebung. Das stellt Führungskräfte vor neue Herausforderungen, denn je stärker die Individuen unserer Teams im eigenen Rhythmus verteilt arbeiten, desto besser muss die Zusammenarbeit untereinander organisiert sein. In erster Linie geht es da um die Vereinheitlichung und Synchronisierung von Arbeitsabläufen, um die reibungslose Kooperation unter Kolleginnen und Kollegen, die sich nicht im selben Raum, oft gar nicht im selben Land befinden, um Onboarding, Wissenstransfer, Firmenkultur, transparente Kommunikation und letztendlich effizientere Projekte mit besseren Arbeitsergebnissen.
DIGITAL FUTUREmag: Das klingt nach einem randvollen Aufgabenheft. Was halten Sie von bisherigen Lösungsansätzen; können diese uns nach vorne bringen?
Andrea Trapp: Naja. Laut Forschungsergebnissen ist die Zahl der Videokonferenzen um 50 % seit 2020 gestiegen und Unternehmen nutzen heute durchschnittlich 89 Apps, um die tägliche Arbeit zu erledigen. Doch bedauerlicherweise unterstützen viele dieser Werkzeuge gar nicht die Arbeitsberg-Bewältigung, sondern überwältigen im Gegenteil die armen Nutzerinnen und Nutzer und erdrücken sie unter sich. Unnötige und ausgedehnte Online-Meetings, die Suche nach gemeinsam zu bearbeitenden Dateien oder ewiges Hin- und Herklicken zwischen verschiedenen Anwendungen halten uns davon ab, den pandemiebedingten Riss im Raum-Zeit-Arbeitskontinuum zu flicken und konzentriert wie auch erfüllt (remote) zu arbeiten.
DIGITAL FUTUREmag: Verständlich. Also braucht es grundlegend die richtigen Tools, um überhaupt sinnerfüllt eigenen Tasks und Tätigkeiten nachgehen zu können?
Ja, genau. Aber bedauerlicherweise haben viele der digitalen Werkzeuge nicht mit der Entwicklung unserer digitalen Arbeitsplätze Schritt gehalten. Dabei sollte doch moderne Technik Inhalte und Workflows geschickt zusammenführen, maßgeblich dazu beitragen, wiederkehrende Routineaufgaben zu reduzieren und Menschen dabei stets das Gefühl geben, miteinander verbunden zu sein. Da kommt unsere Expertise ins Spiel, denn Dropbox kümmert sich als Pionier der verteilten digitalen Arbeit genau um diese Kernpunkte. Aus dem Grund, die neue Arbeitswelt zu verbessern, haben wir jetzt einige unserer wichtigsten Workflow- und Videokommunikationstools entscheidend erweitert.
DIGITAL FUTUREmag: Das klingt spannend. Können Sie uns schildern, was neu ist und warum?
Andrea Trapp: Gerne! Für viele von uns ist Remote Work gleichzusetzen mit unzähligen Stunden in Video Meetings, permanentes Chatten und dem Tippen ellenlanger E-Mails. Um umständliche und zeitraubende Kommunikation hinter sich zu lassen, haben wir jetzt unser Video-Recording-Tool Dropbox Capture in deutscher Sprache veröffentlicht. Es ermöglicht die asynchrone Kommunikation über verschiedene Zeitzonen hinweg mittels ansprechenden Video- und Audiobotschaften mit persönlicher Note.
Dropbox Capture lässt Botschaften als Video am eigenen Bildschirm aufzeichnen und bearbeiten oder auch Video-Nachrichten mit Screenshots oder GIFs übermitteln. So können Ideen oder Feedbacks leicht und authentisch geteilt werden, ohne extra ein Meeting dafür planen und abhalten zu müssen. Die Oberfläche von Dropbox Capture ist einfach und benutzerfreundlich. Die Userinnen und User der Abo-Modelle Dropbox Professional, Standard, Advanced und Enterprise können Videos in beliebiger Länge in 4K aufnehmen und bearbeiten. Mit den Abos Basic, Plus und Family lassen sich bis zu zwei Stunden in 1080p aufzeichnen und Videobotschaften mit einer Länge von unter fünf Minuten bearbeiten.
Die kollektiven, internen Vorteile solcher filmischen Messages hat Nick Smith, Leiter IT und Digitaler Betrieb unseres Kunden 1000heads zuletzt ganz anschaulich zusammengefasst: „Wenn mich jemand fragt, wie etwas geht, ist es am einfachsten, schnell ein Video dazu aufzuzeichnen und zu versenden, statt einen Videoanruf zu starten, eine E-Mail zu schicken oder ein Dokument zu erstellen. Durch ein einminütiges Video zur Problemlösung können unsere Mitarbeiter die Zeit sparen, die sie für die Fehlersuche benötigt hätten. Mit Capture können wir unsere Zeit einfach besser nutzen.“
DIGITAL FUTUREmag: Welche zusätzlichen innovativen Features bieten Sie für die neue Arbeitswelt?
Seit der Ankündigung von Capture im letzten Jahr hat Dropbox eine Vielzahl von Funktionen hinzugefügt: Zum Beispiel das Zuschneiden von Videos, Transkribieren, Kommentieren, die verbesserte Markierung von Screenshots und die Möglichkeit zu verfolgen, wer ein Video angesehen hat sowie das Hinzufügen von Hyperlinks zu den Aufnahmen. Zudem lassen sich nun Aufzeichnungen in Sammlungen organisieren und so eine Wissensdatenbank mit Inhalten in großem Umfang erstellen - etwa Materialien für das Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder Leitfäden, auf die leicht zugegriffen und die für beliebig viele Teamkolleginnen und -kollegen freigegeben werden können. Dropbox Capture ist ab sofort in den Sprachen Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Japanisch und Portugiesisch verfügbar. Interessierte finden weitere Infos zu Capture unter https://www.dropbox.com/capture.
DIGITAL FUTUREmag: Wow, das ist eine ganze Menge. Vielen herzlichen Dank für das Gespräch und den Einblick in die Dropbox Opportunities.