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Videokonferenz, Collaboration und Netzwerktechnik: Videokonferenzen sind businesskritisch

Im Interview mit Sebastian Knaack, Geschäftsführer der Vistafon Consulting GmbH

Videokonferenz-Nutzung allein wird die Digitalisierung im Unternehmen nicht voranbringen. Dennoch ist sie gerade auch mit den Erfahrungen der Pandemie in den letzten zwei Jahren eine der wichtigsten Tools geworden, um in- wie externe Zusammenarbeit zu gewährleisten. Qualitativ hochwertige Video- und Audiokonferenzsysteme sind mittlerweile zu businesskritischen Elementen in Aus diesem Grund sprechen wir heute mit Sebastian Knaack. Er bietet Beratungslösungen genauso wie funktionelle Videokonferenz- und Collaboration Tools für die digitale Transformation an. Dabei werden von der Bedarfsanalyse über Beratung, Verkauf, Installation und technischem Service aus einer Hand alle Elemente abgedeckt. Im Interview gehen wir insbesondere auf die Fragestellung ein, welche Fehler häufig bei der hybriden Arbeitswelt gemacht werden, wie eine zielführende Rückkehr ins Büro nach der Pandemie vorbereitet werden kann und welche Technologien sich heute besonders anbieten, um auch für die Zukunft in Sachen effektiver Video-Schalte zwischen Teammitgliedern oder für das Kundengespräch gut aufgestellt zu sein.

DIGITAL FUTUREmag: Sebastian, wenn man sich mit dem Thema Web Conference beschäftigt, könnte man doch einfach ein Google-Konto eröffnen, den Laptop aufklappen und loslegen. Wo beginnt für Sie die qualitativ hochwertige Videokonferenz?

Sebastian Knaack: Ironischerweise wird der Ansatz aus Ihrer Frage immer noch in vielen Unternehmen gefahren. Das Grundverständnis lautet, dass ich, sobald ich meinen Laptop mit einem Softwareclient wie Google Hangouts, Zoom oder Microsoft Teams ausstatte, videokonferenzready bin. Die Software ist allerdings nur die halbe Miete – genauso wichtig ist die passende Hardwareausstattung. Das konkrete Beispiel in diesem Fall am Laptop ist professionelle Headsets, weil sowohl Mikrofonen als auch Lautsprecher im Laptop ungenügende Qualität bieten. Gleiches gilt für die Laptopkamera, die zwingend durch eine professionelle externe Kamera ersetzt werden muss. Videokonferenzen in mangelhafter Qualität sind grausam und werden Mitarbeiter über den Arbeitstag von Stunde zu Stunde mehr frustrieren – das gilt es durch passende Hardware zu verhindern. Schritt zwei für professionelle Videokonferenzen sind Konferenzraumlösungen. Die Arbeitsumgebung und Büroplanungen für die Rückkehr des Personals ändern sich gerade signifikant – es entstehen viele kleine Besprechungszimmer und Konferenzräume, die ebenfalls mit adäquater Hardware ausgestattet werden müssen. Wichtig ist wirklich: nur qualitativ hochwertige Videokonferenzen werden dazu führen, dass Angestellte oder Bedienstete diese Technologien gerne nutzen. Diese Qualität zu sichern ist die Pflicht von Unternehmen bzw. Organisationen der Zukunft.

DIGITAL FUTUREmag: Welche Werkzeuge (Software und Hardware) sind folglich für routinierte und kompetente Videokonferenzen zwingend erforderlich?

Die Frage nach der geeigneten Software in Kombination mit Hardware ist pauschal nicht zu beantworten. Hierfür müssen individuelle Anforderungen der Kunden berücksichtigt werden. Zoom und Microsoft Teams sind weit verbreitet, müssen ggf. aber mit zusätzlicher Software ergänzt werden, wenn es beispielsweise darum geht, interoperabel zu kommunizieren, sollte der Gesprächspartner eine andere Software nutzen als man selbst. Der Fokus bei Hardware sollte vor allem auf Akkustik – also auf Mikrofone und Lautsprechern – liegen. Das Thema ist immer wieder unterschätzt, aber essentiell für eine hohe Performanz. Je nach Raum- und Teilnehmergröße des Meetingraumes sollte man bei den Kameras auch individuelle Löungen finden. Ein letzter Satz dazu: Hier gibt es mittlerweile zahlreiche Profi- Systeme bzw. -Anwendungen am Videokonferenzmarkt.

DIGITAL FUTUREmag: Inwiefern lohnt es sich Collaboration Tools und Cloud-Telefonie von Anfang an mitzudenken?

Das lohnt sich nicht nur, sondern ist obligatorisch. Kommunikation, also sowohl Videokonferenzen als auch Telefonie, sowie Möglichkeiten der standortübergreifenden digitalen Zusammenarbeit müssen ganzheitlich gedacht und umgesetzt werden. Die Prozesse liegen hier eng beieinander und müssen in den neuen Kommunikationsund Collaboration-Tools integriert werden.

DIGITAL FUTUREmag: Sie sprechen mit sehr vielen KundInnen und haben so viel Erfahrung. Was sind Ihrer Meinung nach die häufigen Fehler, die bei Hybrid Work gemacht werden?

Unserer Erfahrung nach sehen wir vor allem die IT überlastet in vielen Unternehmen. Der technologische Fortschritt zwingt viele Firmen in ein Umdenken. Zum Beispiel ist mittlerweile Schnelligkeit in Umsetzungen aller Art zum Wettbewerbsvorteil geworden. Das stellt die IT vor Herausforderungen, weil sie sich parallel um wichtige Themen wie Infrastruktur, Sicherheit, Mitarbeiteransprüche sowie Kommunikation kümmern muss. Die Aufgabenbereiche sind größer geworden in einem Berufsfeld, das sich durch Fachkräftemängel charakterisiert. Aufgrund der vielen Tasks und Erwartungen fehlt schlicht und einfach Know-how in der Durchführung von Hybrid Work. Das Feld ist weit und der einzige Weg ist, sich professionelle Beratung zu holen und einen Lösungsansatz zu finden, der die eigenen Bedürfnisse erfüllt. Consulting wird immer wichtiger, weil Anforderungen, wie gesagt, individuell und auch komplex sind.

DIGITAL FUTUREmag: Wenn nicht schon jetzt, dann sukzessive planen viele Unternehmen wieder die Rückkehr ihrer Belegschaft in das normale Büroleben. Wie lautet hier Ihre Empfehlung?

Sebastian Knaack: Beratung, Beratung und Beratung. Die Arbeitswelt hat sich mal eben in 24 Monaten radikal verändert und dementsprechend muss sich jedes Unternehmen mit verändern und die neue Realität akzeptieren. In Bezug auf die Rückkehr des Personals bedeutet das, allen die bestmögliche Erfahrung am Arbeitsplatz zu bieten. Das bezieht sich neben der technischen Ausstattung des Arbeitsplatzes und der Konferenzräume mit professionellem Equipment vor allem auf die Bürokonzeption. Da sich Mitarbeiter in Zukunft entscheiden werden, ob sie aus dem Homeoffice arbeiten oder in die Firma kommen, müssen Anreize geboten werden, dieses Konzept auch hybrid zu leben. Ziel ist es, dass sich alle Kolleginnen und Kollegen wohl fühlen. Offene Bürostrukturen werden sich hier durchsetzen.

DIGITAL FUTUREmag: Für professionelle Videokonferenzsysteme, aber auch schon für einzelne UserInnen gibt es eine große Bandbreite an Tools. Können Sie uns praktische Hinweise geben, welche für wen geeignet sind und nach welchen Kriterien man bei der Auswahl vorgehen sollte?

Sebastian Knaack: Anforderungen von Kunden sind primär persönlicher Natur. Dementsprechend kann man das nicht ad hoc beantworten. Die Lösungen müssen auf bisherige Tools und Prozesse abgestimmt werden. Dementsprechend lautet der Vistafon-Ansatz immer herstellerunabhängige Beratung. Zweifelsohne sind im Videokonferenzbereich vor allem Zoom und Microsoft Teams durch unglaubliches Wachstum während der Pandemie aufgefallen. Das war teilweise verrückt, wie viele Lizenzen täglich gebucht wurden. Beide können auch wunderbar in einem Unternehmen co-existieren. Typische Kriterien sind Skalierbarkeit, Preisentwicklungen im Falle der Skalierung als auch Interoperabilität. Der letzte Punkt ist einer der wichtigsten Aspekte bei der Beschaffung von Videokonferenzlösungen, der zeitgleich selten bedacht wird, wenn er nicht proaktiv angesprochen wird. Wenige Firmen machen sich Gedanken, dass die beschaffte Soft- und Hardware auch mit allen Marktbegleitern bzw. Wettbewerbern kommunizieren muss.

DIGITAL FUTUREmag: Was beeinflusst sonst noch die erfolgreiche Einführung moderner Videokonferenzsysteme?

Sebastian Knaack: Der User! Wir müssen anhand bestehender Erkenntnisse verstehen, dass wir die Technologie nur noch aus Sicht der MitarbeiterInnen zu denken haben. Können sie mit der Software und Hardware umgehen? Ist die Bedienung intuitiv genug? Erreiche ich alle Generationen bzw. Altersgruppen in meinem Unternehmen? Kann sich das Personal auf die Arbeit anstatt auf die Tools konzentrieren? Für neue Technik gibt es oftmals nur eine Chance – der erste Eindruck und die erste Erfahrung entscheiden! Wenn diese positiv ausfallen, wird das in der Regel an die KollegInnen kommuniziert und führt zu schnellerer Akzeptanz. Die AnwenderInnen sind mittlerweile der absolute Schlüssel für erfolgreiche Implementationen rund um Videokonferenzen in einem Unternehmen.

DIGITAL FUTUREmag: Vielen Dank für diese wertvollen Tipps!


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