Im Interview mit Monika Schmidt, Vorsitzende des Aufsichtsrates der TEK-SERVICE AG. Im Focus stehen Wirtschaftlichkeit, Rechtssicherheit, Datenschutz und strategische Mehrwerte
Auf Grundlage webbasierender Services und branchenspezifischem Knowhow hat der deutsche e-Procurementdienstleister TEK-SERVICE AG in den vergangenen 20 Jahren den e-Einkauf bundesweit in der Verwaltung etabliert. Entlang von Kundenanforderungen ist damit eine weitreichende Einkaufslösung für Rathäuser, Kreisverwaltungen, kommunalen Dachverbänden und Landesverwaltungen entstanden. Wie ein „roter Faden“ ziehen sich die aus dem digitalisierten Einkauf gewonnen Daten und Verfahrensabläufe durch Vergabe und Abrechnung. Das schafft Transparenz und eröffnet EntscheiderInnen Möglichkeiten der verwaltungsweiten Steuerung. Strategische Ziele, wie Nachhaltigkeit, regionale oder landesweite Einkaufskooperationen lassen sich so schneller umsetzen. Das ist für Verwaltungen wirtschaftlich und rechtssicher.
Darüber hinaus hat sich der elektronische Einkauf in der Krise für Verwaltungen als belastbar erwiesen. „Technology made and hosted in Germany“: das macht die Zusammenarbeit mit TEK-SERVICE AG darüber hinaus DSGVO-konform. Zahlreiche Praxisbeispiele zeigen, wie die Digitalisierung von Einkauf, Ausschreibung/Vergabe und Abrechnung in der Verwaltung gelingt: Polizei des Landes Berlin, Städte- und Gemeindebund NRW, Gemeinde- und Städtebund RLP, Kommunale Verwaltungen, wie die Städte Reutlingen, Erfurt, Mainz, die Kreisverwaltung Groß-Gerau und viele andere, finden sich heute in der Wissensdatenbank des Bundes KOINNO, den Machern von „ZUGFeRD“ und anderen Meinungsbildnern der öffentlichen Hand.
Im Interview mit Monika Schmidt, Vorsitzende des Aufsichtsrates der TEK-SERVICE AG sprechen wir heute über die Einkaufsanforderungen der öffentlichen Hand sowie den Wunsch vieler Kommunen, papiergestützte Beschaffungsabläufe zu digitalisieren und dabei wirtschaftliche Vorteile zu erzielen.
DIGITAL FUTUREmag: Frau Schmidt, in Gesprächen mit Verantwortlichen CDOs stellen wir immer wieder fest, dass viele EntscheiderInnen nicht genau wissen, mit welchem Digitalisierungsprojekt optimalerweise begonnen werden soll. Ist der digitale Einkauf ein guter Ausgangspunkt für die Digitalisierung?
Monika Schmidt: Unbedingt und mehr denn je. Denn durch die konsequente Digitalisierung des Einkaufs ergeben sich wertvolle Daten, die für dessen vor- und nachgelagerte Themenfelder relevant sind. Beispielsweise lassen sich auf dieser Grundlage Leistungsverzeichnisse für anstehende Ausschreibungen erzeugen oder Abrechnungsverfahren in den von Brüssel geforderten Formaten X-, oder ZUGFeRD abbilden. Darüber hinaus hat sich in Krisenzeiten gezeigt, dass Einkaufsstrategen blitzschnell auf notwendige Anforderungen reagieren können. 2015 waren das spezielle Refugeekataloge, in Zeiten der Pandemie Laptops für Schulen, Schnelltests, Masken, Lüftungsgeräte und ähnliches. Pumpen, Zubehör und Arbeitskleidung wurden von Feuerwehren unserer KundInnen in den Hochwasserregionen benötigt.
DIGITAL FUTUREmag: Können Sie uns die wichtigsten Schritte bei der Umstellung papiergebundener Beschaffungsabläufe, hin zu einem digitalen Prozess, kurz schildern?
Monika Schmidt: Innerhalb einer kurzen Projektphase von 6 bis 8 Wochen werden durch uns, in Zusammenarbeit mit den KundInnen, Lieferanten-, Katalog- und Bestellerstammdaten sowie Verfahren und Prozesse in unsere Einkaufslösung integriert. Workflows, Schnittstellen und Formate werden mit unseren KundInnen und deren Lieferanten abgestimmt; wir sorgen für die Umsetzung. Bereits in der Projektphase werden mögliche Effizienzpotentiale evaluiert und auf Kundenwunsch umgesetzt. Nach erfolgtem Start werden Meilensteine für die nächsten 12 Monate dokumentiert und sukzessive vorangetrieben. Die Mindestanforderung an unsere KundInnen ist ein Internetzugang.
DIGITAL FUTUREmag: Transparenz hat auch beim kommunalen Einkaufsprozess einen hohen Stellenwert. Warum ist das so?
Monika Schmidt: Nur, wenn unsere KundInnen „auf Knopfdruck“ exakt wissen, wer, was, wann, wo, bei wem, zu welchem Preis bestellt hat, wird die Steuerung von Verwaltungsprozessen überhaupt erst möglich. Das gilt nicht nur für Genehmigungsverfahren oder Budgetkontrollen. Das gilt insbesondere auch für Zielsetzungen, wie mehr Nachhaltigkeit und Regionalität im Einkauf, für die Mengenbündelung bzw. Ausschreibungsvorbereitung und die e-Vergabe, für nachgelagerte Abrechnungsverfahren oder für die Zusammenarbeit mit anderen Verwaltungen.
DIGITAL FUTUREmag: Welcher Vorteil überwiegt in der Regel bei der Entscheidung für einen digitalen Einkaufsprozess: Wirtschaftlichkeit oder strategische Mehrwerte?
Monika Schmidt: Im Focus steht meistens die Wirtschaftlichkeit. Dezentraler Ressourcenverwaltung und papiergestützten Beschaffungsverfahren fehlt in der Regel die Transparenz. Der Aufwand für manuelle Datenerhebung ist immens und immer wiederkehrend. Beispielsweise dauert die Aufbereitung nur eines Leistungsverzeichnisses mit 350 bis 800 Artikeln bis zu 6 Wochen. Die Abwicklung nur einer Bestellung wird durch den BME (Bund für Materialwirtschaft und Einkauf) mit einem Aufwand von ca. 100 EUR beschrieben. Die Bearbeitung einer Rechnung bewerten ExpertInnen mit 15 EUR. Dazu kommt, dass Wirtschaftlichkeitsvorteile nach Einführung des e-Einkaufes in der Regel und überraschenderweise die Preisvorteile toppen. Sobald sich Wirtschaftlichkeitsvorteile durch den e-Einkauf abzeichnen, schafft das für unsere KundInnen wiederum so die erforderliche Akzeptanz, um strategische Mehrwerte zu erschließen.
DIGITAL FUTUREmag: Viele Städte und Gemeinden legen Wert auf eine zunehmend regionale Beschaffung und die Nachhaltigkeit von Gütern. Wie kann der e-Einkauf hier unterstützen?
Monika Schmidt: Beispielsweise wird in politischen Gremien Nachhaltigkeit im Verwaltungshandeln eingefordert. Gerade der Einkauf kann an dieser Stelle punkten, indem er entsprechende Qualitätskriterien bereits im Sortiment bzw. bei der Ausschreibung (Leistungsverzeichnis erzeugt durch TEK auf Grund des e-Einkaufes) von den Bietern einfordert. Spätestens nach der Pandemie wird zunehmend vom Wert des regionalen Einzelhandels gesprochen. Indem unsere KundInnen, auf Basis unserer Technologie, den örtlichen Buchhandel oder örtlichen Bäcker in ihre Einkaufsstrategie integrieren, setzen sie ein starkes Signal in ihre Stadt oder Gemeinde.
DIGITAL FUTUREmag: Frau Schmidt, das klingt in jedem Fall sehr spannend. Wir bedanken uns für dieses Interview.
