Mit Multi Projekt Management die Digitalisierung festigen

Interview mit Jochen Geißer, Key Account Management & Sales Deutschland/Österreich bei PLANTA Projektmanagement-Systeme GmbH

Gerade im Rahmen einer sich immer länger hinziehenden Pandemie haben viele mittelständische Top-Entscheider erkannt, dass die Einführung neuer Software und die damit verbundene Digitalisierung im Unternehmen eine der primären Herausforderungen in den nächsten Monaten und Jahren werden wird. Nach der Auswahl der richtigen Softwaremodule, die potenziell Geschäftsmodelle verändern oder erweitern sollen, ist es für die meisten IT-Verantwortlichen außerdem eine Mammutaufgabe, Prozessabläufe neu zu strukturieren, die Integration in andere Systeme sicherzustellen und damit das gewünschte Ziel der erfolgreichen Technologie-Implementierung zu erreichen.

Diese Vorhaben transparent und zuverlässig zu gestalten, gehört zum langjährigen Know-how der Firma PLANTA. Bereits seit 1980 entwickeln deren IT-Profis Multiprojektmanagement-Software mit hohem Innovationsgrad. Das Kernprodukt der Software, PLANTA project, entstand im Rahmen eines BMFT-Forschungsprojekts an der Universität Karlsruhe und wurde stetig durch neue Bausteine erweitert. Mittlerweile arbeitet das Karlsruher Softwarehaus mit 600 Kunden aus allen Branchen und circa 60.000 Anwendern. Mit dem Experten für PM und PM-Software-Einführung Jochen Geißer sprechen wir heute über aktuelle Aspekte, wie Projektmanagement 4.0, Zukunft der Arbeitswelt, verteiltes Arbeiten, Projektteams, Home Office oder New Work, die clever eingesetzt, eine nachhaltige Digitalisierung in KMU beschleunigen können.

DIGITAL FUTUREmag: Projektmanagement stellt bereits ohne Corona für viele Unternehmen eine wirkliche Challenge dar. Wie hat sich in Ihrer Wahrnehmung dieses Thema innerhalb des bisherigen Infektionsgeschehens verändert?

Jochen Geißer: Die Prozesse und Strukturen in den Unternehmen werden immer komplexer, die Abläufe stringenter und die Unternehmen müssen immer schneller auf Marktanpassungen reagieren - und das häufig auch noch bei rückläufiger Personaldecke. Projektmanagement wird zum unerlässlichen Instrument, um diesen Anforderungen gerecht zu werden, denn es liefert wichtige Entscheidungsgrundlagen, damit die richtigen Projekte ausgewählt und entsprechend priorisiert werden und die verfügbaren Ressourcen und Budgets zielgerichtet eingesetzt werden können.

Viele Unternehmen haben bereits vor Beginn der Pandemie den Bedarf erkannt, Methoden, Prozesse und Tools dafür einzuführen und zu etablieren. Antreiber waren häufig vor allem die Vielzahl an Projekten und Aufgaben. Oftmals fehlt aber in Hochkonjunkturphasen schlicht die Zeit, um sich solch internen Themen mit der notwendigen Priorität zu widmen. In Krisenzeiten, wie z.B. jetzt während der Corona-Krise, erkennen viele Unternehmen, dass sie hier noch nicht bestmöglich aufgestellt sind und dass bestehende Prozesse und Abläufe optimiert oder neue, verbesserte Prozesse nötig sind. Oft haben die Unternehmen gerade jetzt die Zeit, um lang geplante oder aufgeschobene Prozessoptimierungen anzugehen.

DIGITAL FUTUREmag: In einigen Wirtschaftssektoren kann man sehen, dass viele Entwicklungen in der aktuellen kollektiven Krise zum Teil stark beschleunigt wurden. Insbesondere betriebliche Digitalisierungsmaßnahmen konnten davon profitieren. Welche Bereiche werden uns auch in Zukunft gerade im Hinblick auf den Prozessabschnitt Projektmanagement weiter erhalten bleiben?

Jochen Geißer: Ohne Frage wird die Corona-Pandemie unser Arbeitsleben nachhaltig und einschneidend verändern. Neben der Digitalisierung, z.B. um uns das Arbeiten in verteilten Teams zu erleichtern, wird dies wohl vor allem auch das Thema Führung, egal ob in der Linie oder im Projekt, betreffen. Das Thema Koordination und Führung des Projektteams wird neben den anderen Aufgaben eines Projektleiters noch stärker an Bedeutung gewinnen und sich dabei auch noch weiter wandeln, weg von „Führung durch Kontrolle“, hin zu „Führung durch Vertrauen“.

Die zwei wichtigsten Stichpunkte dazu sind aus meiner Sicht: Kommunikation des Projektleiters mit dem Team und auch im Team untereinander und Transparenz, um alle Projektbeteiligten auf dem aktuellen Stand zu halten und um getroffene Entscheidungen für alle nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Digitalisierung im Projektmanagement und die Integration neuer Planungsmethoden führt zur Optimierung der Planungs-, Entscheidungs- und Informationsprozesse im Unternehmen und bringt dem Management Transparenz über den Status der Unternehmensprojekte und den Projektteams mehr Freiheiten, aber auch Eigenverantwortung. Wenn alle Beteiligten die neuen Methoden mittragen, funktionieren sie und führen zu mehr Effizienz und Projekterfolg.

DIGITAL FUTUREmag: Sie sprechen hier von einem hybriden Projektmanagement. Was kann ich mir darunter vorstellen und wo liegen klare Vorteile, die Sie mit Ihrer Lösung anbieten?

Jochen Geißer: Hybrides Projektmanagement kombiniert die Merkmale von klassischem PM auf Planungs- und Entscheiderebene und agilem PM auf operativer Ebene.
Beim klassischen PM wird ein Projekt detailliert in Phasen nach Standard-Prozessmodellen in Terminplänen mit Meilensteinen geplant. Teile des Projekts, die sich dafür gut eignen, z.B. während der Projektdurchführung, werden in ein agiles Projektmanagement ausgelagert. Die Aufgaben, die in dieser Phase anliegen, können besser im flexiblen Teamwork gesteuert und erledigt werden. Hybrides PM bietet somit auf der einen Seite den Projektteams einen optimalen Rahmen für flexible und zielorientierte Projektarbeit und auf der anderen Seite gibt es den Entscheidern bekannte und etablierte Werkzeuge zur Hand für das Controlling von Budgets, Kosten und Ressourcen, so dass sie darauf aufbauend verlässliche Entscheidungen treffen können.

Der Vorteil an unserer Lösung ist, dass alle relevanten Daten in einem System vorhanden sind und jeder Mitarbeiter die für ihn erforderlichen Themen im Blick hat. Das heißt, wir bieten mit PLANTA project auf der einen Seite ein Werkzeug für das Management zur Planung und Verfolgung von Terminen, Budgets und Ressourcenauslastungen; auf der anderen Seite ermöglicht PLANTA pulse den Projektmitarbeitern die flexible Verwaltung von Aufgaben, Detailstrukturierung, Aufwandserfassung usw. Und das Ganze wird per Webservices automatisch und laufend synchronisiert und aktualisiert. Hierbei darf man aber auch nicht vergessen, dass dieses Vorgehen nicht von heute auf morgen eingeführt werden kann. „Agil macht man nicht – Agil wird man“ und Hybrides PM stellt ebenso hohe Ansprüche an eine entsprechende Führungs- und Unternehmenskultur, wie rein agiles oder rein klassisches Projektmanagement.

DIGITAL FUTUREmag: Viele deutsche Mittelständler bereiten sich nun darauf vor, auch nach COVID-19 optimal aufgestellt zu sein. Hierzu wird neue Software implementiert. Die Herausforderung könnte wahrscheinlich für Projektmanagement nicht schwieriger sein. Wie unterstützt Ihre Software dabei konkret die einzelnen Projektteams, deren Mitglieder ja zumeist noch verteilt im Home Office sitzen?

Jochen Geißer: Das ist richtig, laut Bitkom-Umfrage von März 2020 arbeiteten bereits zu Beginn der Pandemie 50% der Befragten zumindest teilweise im Home Office. Viele KMU kämpfen aber noch mit technischen und anderen Problemen ihrer Mitarbeiter. Damit verteiltes Arbeiten wie es New Work immer häufiger mit sich bringt, zum Erfolg wird und vor allem verteilte Kundenprojekte produktiver, mit mehr Motivation und Qualität bearbeitet werden können, ist es für Unternehmen unerlässlich, die passenden Tools und das richtige Mindset einzuführen. Für verteilte Teams ist eine Softwarelösung nötig, die die Teamarbeit optimal unterstützt, eben ein sogenanntes Collobaration-Tool, wie die bereits vorgestellte Lösung PLANTA pulse. Auf Basis von Kanban-Boards, bei denen eine Aufgabe pro Karte erfasst wird, behalten alle Teammitglieder den Überblick über die Aufgabenpakete und ihre eigenen Termine. Jeder im Team ist auf dem Laufenden. Wer arbeitet woran? Wie ist der Status? Wichtige weitere Funktionen sind die Verwaltung gemeinsam genutzter Dokumente, Chat-Funktion, Kalenderfeed und Integration in Outlook, Zeiterfassung, Checklisten mit Fertigstellungsgrad.

Auf der anderen Seite sind aber auch gerade in dieser Situation verlässliche Aussagen über die Termine, Kosten, Ressourcen für die Geschäftsführung von enormer Bedeutung. Unser Hybrides PM-Modell mit PLANTA project und PLANTA pulse unterstützt die Projektteams und das Management genau hierbei optimal.

DIGITAL FUTUREmag: Der Digitalisierungsindex 2020 des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) zeigt sehr deutlich, dass gerade kleine Unternehmen, auch zum Teil in ländlichen Gebieten, in Sachen Digitalisierung noch viel vorhaben - aber leider immer noch etwas zurückhängen. Dort sind oft noch rudimentäre Projektmanagement-Tools, wie einfache Excel-Tabellen im Gebrauch. Welche Tipps haben Sie für genau diese Firmen, die sich einer professionellen Software zum Thema Projektmanagement öffnen wollen, um möglichst bald schneller und erfolgreicher arbeiten zu können?

Jochen Geißer: Wir werden häufig damit konfrontiert, dass die Einführung unserer Software gerade dazu dient, solche einfachen Tools abzulösen. Klar: Excel gilt als der Alleskönner unter den Softwaretools („Das Schweizer Taschenmesser der Büro-Software“), ist aber nun mal kein Planungstool. In Unternehmen fallen branchen-, aber auch bereichsspezifische Aufgaben an, für die die Standard-Anwendungen zur Texterstellung oder Tabellen- und Präsentationsbearbeitung oft nicht ausreichen.

So fehlen z.B. grundlegende PM-Funktionen, wie Zuweisungen von Arbeitspaketen, Abhängigkeiten, Zeiterfassungen, Projektreporting usw. Diese sind dann nur durch teilweise umfangreiche individuelle Anpassungen in Excel möglich. Und sobald sich im Projekt Änderungen ergeben, erfordern diese manuelle Anpassungen, die häufig sehr aufwändig und fehleranfällig sind. Außerdem ist es schwierig, den Überblick zu behalten, je mehr oder komplexere Projekte damit geplant werden, vor allem, wenn gleiche Ressourcen in verschiedenen Projekten geplant werden sollen.

Wenn die Pflege der Projekte dann zur eigentlichen Aufgabe wird und das Ablesen von Kennzahlen und Informationen großen Aufwand bereitet, spätestens dann ist eine professionelle Projektmanagement-Lösung unabdingbar. Wie Werkzeuge oder Maschinen ist die PM-Software ein Betriebsmittel, das zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Software-Einführung ist die richtige Auswahl der PM Lösung, sie muss zu den etablierten Prozessen passen und diese unterstützen. Darauf aufbauend kann dann eine Anforderungsliste erstellt werden, gegen die die bestehenden PM-Lösungen abgeglichen werden können. Um schnell Ergebnisse zu erzielen, rate ich häufig dazu, nicht zu warten, bis die 100%-Lösung fertig ist. Besser ist es, zu Priorisieren und mit den wichtigsten Prozessen und Funktionen zu beginnen, darauf kann dann aufgebaut werden. So kann es z.B. sinnvoll sein, zunächst mit einer priorisierten Projektliste oder Terminplänen mit Arbeitspaketen und Ressourcenzuweisungen zu arbeiten, bevor ein dezidiertes Statusreporting implementiert wird. Voraussetzung für den Erfolg ist auch hier der Rückhalt und das Einhalten der verabschiedeten Prozesse und Tools durch Führungskräfte und verantwortliche Entscheider.

DIGITAL FUTUREmag: Projektmanagement hat bekanntlich immer sehr viel mit Motivation der einzelnen daran Teilnehmenden zu tun. Welchen Support gibt PLANTA project sämtlichen im jeweiligen Projekt involvierten MitarbeiterInnen, damit sie konstant und engagiert am Vorhaben bleiben?

Jochen Geißer: Wichtige Motivationsfaktoren im Projektmanagement sind z.B. das Verständnis aller Beteiligten über die Projektziele und deren Nutzen für das Unternehmen, Transparenz über das aktuelle Projekt, aber auch über die weitere Projektlandschaft. Auch ist es von Bedeutung, die passenden Aufgaben den einzelnen Mitarbeitern zuzuteilen und für Fragen und Feedback ansprechbar zu sein. Die Wertschätzung über der geleisteten Arbeit ist ebenfalls ein großer Motivationsfaktor.
Zu all diesen Punkten kann PLANTA project beitragen:
Die Projektziele und der daraus resultierende Nutzen wird erfasst bzw. bewertet und transparent gemacht, alle Projektbeteiligten haben den gleichen Informationsstand und Überblick über das Projekt. Jeder weiß zu jedem Zeitpunkt, auch im Home Office, wo das Projekt steht, welche Projekte parallel laufen und welche ggf. in der Pipeline sind. Über die Rückmeldung der einzelnen Mitarbeiter haben diese direkten Einfluss auf den Projektstatus und können bei Bedarf Mehraufwand und die Gründe dafür melden, diese Information fließt direkt in das Status-Reporting ein. Nicht zuletzt können sich die Projektteams über PLANTA pulse selbst organisieren, auftretende Fragen direkt bei der Aufgabe klären und jedem Teammitarbeiter die passenden Aufgaben zuweisen.

DIGITAL FUTUREmag: Insbesondere Big Player oder Konzerne nutzen Projektmanagement-Technologie(n) unter anderem dafür, den eigenen Softwarebetrieb zu verbessern. Können Sie uns dazu ein herausragendes Best-Practice-Beispiel nennen?

Jochen Geißer: PLANTA-Software trägt bei zahlreichen Unternehmen aller Branchen vor allem im Maschinen- und Anlagenbau, bei Forschungs- und Entwicklungsprojekten und bei IT-, Organisations- und Serviceprojekten entscheidend zum Geschäftserfolg und zur Sicherstellung von Wettbewerbsvorteilen bei. Zu den Kunden zählen namhafte Unternehmen aus dem Mittelstand, aber auch global agierende Unternehmen, oft mit mehreren tausend Anwendern. Hier gibt es viele Beispiele und Praxisberichte auf unserer Website https://www.planta.de/referenzen/

Beispielhaft kann ich hier vielleicht die Deutsche Rentenversicherung Baden-Württemberg nennen, die seit vielen Jahren ihre IT- und Organisationsprojekte mit PLANTA project plant und steuert. Vor der Einführung plante die DRV BW ihre Projekte mit uneinheitlichen Planungs- und Steuerungsmethodiken. Die monatlichen Projektlisten erforderten einen großen manuellen Aufwand. Zudem fehlten zuverlässige Informationen über Aufwände, Kosten, Termine und Ressourcenauslastungen zum Zeitpunkt der Projektfreigabe und während der Realisierung.

Zum Ende der Software-Einführung konstatierte der verantwortliche Projektleiter:„Seit Einführung von PLANTA project haben unsere Projektleiter erstmals die Möglichkeit, ein Projekt von Anfang bis Ende professionell und stabil durchzuplanen, konstant zu bewerten und zu priorisieren.“ Das neue System hat darüber hinaus einen positiven Nebeneffekt bewirkt: Die Bedeutung der Projektarbeit ist zunehmend ins Bewusstsein aller Projektbeteiligten gerückt. So macht sich eine höhere Verbindlichkeit bei projektbezogenen Aktivitäten bemerkbar – sowohl bei den Mitgliedern der Projektteams selbst als auch bei Mitarbeitern im Umfeld der Projekte.

Beim Direktversicherer ERGO direkt sind seit fast 10 Jahren PLANTA project und PLANTA portfolio in den Unternehmensbereichen IT, IT-Koordination, Aktuariat im Praxis-Einsatz. Auch hier wurde abschließend bescheinigt: „Seit Einführung von PLANTA project haben wir eine gemeinsame und tagesaktuelle Datenbasis für alle Projekte, Einplanungen und Rückmeldungen. Das ist uns wichtig und erleichtert die Zusammenarbeit der beteiligten Rollen.“

DIGITAL FUTUREmag: Ganz herzlichen Dank für diesen Einblick in Ihren progressiven Ansatz.

dfmag kontakt planta 600

 

 


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