Enterprise Content Management Lösungen (ECM) Für den gehobenen Mittelstand - Trends, Lösungen und Vorteile

Im Interview mit Axel Schneider, Manager Sales bei der ALOS GmbH sprechen wir über ECM, Capture Lösungen, Scan- und Posteingangslösungen.

Alos ist ein ganzheitlicher Lösungspartner, der Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Unternehmensprozesse unterstützt. Alos ist eine 100-prozentige Tochter der Kyocera-Gruppe und betreut mit rund 80 Mitarbeitern in Deutschland und der Schweiz mehrere tausend Kunden mit teils weltweiten Installationen im Bereich Capture und Enterprise Content Management Lösungen (ECM)/Content Services. Dabei kann das Unternehmen auf mehr als 60 Jahre Erfahrung in intelligenter Dokumentenerfassung und -speicherung zurückgreifen. Die Kernkompetenzen des Integrators sind das Realisieren von intelligenten Datenerfassungslösungen mit vollautomatisierten Workflows und ECM/Content Services inklusive gesetzeskonformer Archivierung. Das Leistungsspektrum deckt von der Analyse, der Beratung und dem Projektmanagement über die Konfiguration und Systemintegration bis hin zu Anwenderschulungen, Hardware-Service und Software-Support alle Kundenbedürfnisse ab.

Entscheider kompakt: Mittelständische Unternehmen sind immer daran interessiert Kosten einzusparen und Prozesse zu optimieren. Das gesamte Thema ECM bietet hier eine gute Möglichkeit, stellt aber für Entscheider oft auch eine große Herausforderung dar, entweder vorhandene Systeme abzulösen oder sich gar neu diesem Thema zu widmen. Was sind ihrer Erfahrung nach die größten Hürden auf dem Weg zu einem voll integrierten ECM- System?

Die größte Herausforderung bei der Einführung eines ECM-Systems ist zum einen die Userakzeptanz und zum anderen die historisch gewachsenen Strukturen. Aussagen wie „Das haben wir schon immer so gemacht“, sind nicht selten und bedürfen einiger Überzeugungsarbeit, dass es anders und besser möglich ist. Digitalisieren heißt nicht, manuelle Prozesse digital umsetzen, sondern die manuellen Prozesse zu analysieren, zu verbessern und dann die optimierten Prozesse zu implementieren. Ein weiterer wichtiger Punkt sind anfängliche Investitions-Kosten, personelle Kapazitäten und Zeit.

Entscheider kompakt: Was sind ihrer Meinung nach die wichtigsten Funktionen einer ECM Content Plattform?

Durch den Einsatz eines ECM-Systems wird die Suche nach Dokumenten oder Informationen erheblich vereinfacht und beschleunigt. Zudem wird die Sicherheit der zu verarbeitenden Informationen und die Transparenz der Bearbeitung erhöht. Jetzt ist jederzeit ersichtlich, in welchem Status sich ein zu bearbeitendes Dokument befindet. Bei Verzögerungen können Eskalationsprozesse eingeleitet oder im Abwesenheitsfall eines Mitarbeiters Weiterleitungsfunktionen eingesetzt werden. Durch ein im System eingesetztes Regelwerk werden außerdem alle relevanten Compliance- und Datenschutz-Richtlinien eingehalten und überwacht.

Entscheider kompakt: Die Content-Management-Landschaft verändert sich im Moment relativ schnell. Können Sie uns einen Einblick in die technologischen Fortschritte gerade in diesem Bereich kurz präsentieren?

Aufgrund der sich aktuell wandelnden Arbeitswelt und der damit im Zusammenhang stehenden Arbeitsumgebung helfen Content Management Systeme dabei, Arbeitsplätze mobiler, flexibler und ortsungebundener zu gestalten. Der Arbeitnehmer erhält dadurch die Möglichkeiten, seinen Arbeitsplatz und seine Arbeitsleistung flexibel und von jedem Ort der Welt zu leisten, ohne dass dabei ein Qualitätsverlust oder ein Sicherheitsrisiko entsteht. Zudem werden die Systeme durch KI immer benutzerfreundlicher, so dass Routineaufgaben weitestgehend vom System übernommen werden können. Somit sind Mitarbeiter in der Lage sich um höher priorisierte Projekte viel intensiver zu kümmern.

Entscheider kompakt: Die neuesten ECM-Trends heißen On-Premise-, Cloud- und Hybrid-Lösungen. Was ist hier besonders wichtig und für mittelständische Unternehmen von entscheidender Bedeutung?

Dadurch dass die Investitionskosten überschaubar sind (z.B. entfällt die Anschaffung von teurem IT Equipment),, ist die Bereitschaft deutlich höher. Ähnliches gilt für Wartungs- und Servicekosten. Hochspezialisierte IT-Mitarbeiter müssen nicht in einem aufwendigen Recruiting-Verfahren eingestellt, ausgebildet und bezahlt werden, da die „Manpower“ Teil dieser Services sind. Die von der Alos angebotenen Leistungen, inklusive der IT-Infrastruktur, werden in Deutschland umgesetzt bzw. bereitgestellt. Dies erhöht das Vertrauen in die Sicherheit, da die deutschen Standards extrem hoch sind. Der Einsatz von Hybrid-Modellen merzt zudem die Schwachstellen einzelner Systeme aus und bietet die Möglichkeit, für den Kunden eine optimale und individuelle Lösung zu entwickeln.

Entscheider kompakt: Für ECM-Systeme müssen alle relevanten Compliance-Vorgaben erfüllt sein. Wie stellen Sie sicher, dass gemeinsam mit dem Unternehmen hier alle Vorgaben eingehalten werden?

Die Vorgaben werden durch Verfahrensdokumentationen erreicht, die gemeinsam mit dem Kunden erarbeitet werden. Dabei wird auf standardisierte Formulare zurückgegriffen, die an die Anforderungen und Wünsche des Kunden individuell, unter Beachtung aller rechtlichen Vorgaben, angepasst werden. Ergänzend dazu wird der Kunde regelmäßig über Neuer¬ungen informiert, so dass alle immer auf dem aktuellen Stand sind.

Entscheider kompakt: Sie sprechen hier von Capture Lösungen. Können Sie uns das ein wenig erklären?

Die meisten verbinden mit der Alos „Scanleistungen“. Capture-Leistungen gehen weit über diese Thematik hinaus, da diese das Überwachen und Importieren von beleghaften und digitalen Dokumenten übernehmen ebenso wie die Steuerung von Prozessen inkl. der Einbindung von Subsystemen wie OCR, ICR, KI, um dann den Export an ECM-Umgebungen vorzubereiten. D.h. die Capturing Lösung beinhaltet die „Betreuung“ des Gesamtprozesses, vom Scan bis zur Aufbereitung und Übergabe an ERP-/Workflow-Systeme.

Entscheider kompakt: Scan- und Posteingangslösungen sind ein essenzieller Bestandteil einer ECM-Lösung. Auf was ist hier besonders zu achten und was ist der Vorteil ihrer Lösung?

Der Vorteil der Alos-Lösung liegt darin, dass diese herstellerunabhängig, volumenunabhängig und nicht Scanner-Klassen zertifiziert, gestaltet ist: Daraus lässt sich eine individuell auf den Kunden zugeschnittene Lösung anbieten, die in der Lage ist, nicht nur analoge, sondern auch digitale Eingangsdaten zu verarbeiten. Als weiterer Vorteil ergibt sich, dass alle angebotenen Services vom kleinsten bis zum größten zu verarbeitenden Volumen optimal kalkulierbar sind.

Entscheider kompakt: Einige Anbieter beschleunigen derzeit die Migration in die Cloud. Welche Vorteile bietet eine solche Lösung?

Der Einsatz einer Cloud-Lösung bietet eine schnellere Implementierung, die somit nicht nur vom Kosten-, sondern auch vom Zeitfaktor leichter zu kalkulieren ist. Fertige Templates beschleunigen diesen Prozess. In einigen Fällen bietet sich der Einsatz von Hybrid-Modellen an, der die Vorteile aus verschiedenen Systemen ideal kombiniert und mögliche bestehende Schwächen in den einzelnen Systemen verringert.

Entscheider kompakt: Vielen Dank für dieses spannende Gespräch. Wir freuen uns auf eine gute Präsentation auf dem Digital FUTUREcongress und wünschen Ihnen viele gute Kontakte…

 

 


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