Die digitale Ordnung von Dokumenten in der Cloud

Im Interview mit Nicholas Hommers, CIO der Behrens & Schuleit GmbH

Die Digitalisierung von Prozessen steht im deutschen Mittelstand ganz oben auf der To-do-Liste. Doch viele Firmen merken schnell, dass gerade der Umgang mit internen Dokumenten einer vorausschauenden Planung bedarf. Behrens & Schuleit beschäftigt sich seit über 90 Jahren mit dem Thema Dokumentenmanagement für Unternehmen. Denn eine bestmögliche Strukturierung und Verwaltung betriebseigener Schriftstücke sind die Basis und maßgeblich bestimmend für geschäftlichen Erfolg.

Der namhafte Düsseldorfer Lösungsanbieter hat von der Automatisierung des Eingangsrechnungsprozesses, über die digitale Personalakte bis hin zum digitalen Flottenmanagement und der elektronischen Lagerverwaltung zahlreiche Best Practice-Ansätze aus diversen Branchen bei seinen Kundinnen und Kunden erfolgreich umgesetzt. Grund genug für uns, mit seinem CIO Nicholas Hommers über die häufigsten und unbemerkten Pain Points analoger Dokumente und dahinter stehender (Ver-)Arbeitsabläufe zu sprechen und wie sie digitalisiert vielfältige Nachhaltigkeit erzeugen.

DIGITAL FUTUREmag: Herr Hommers, haben Sie, Ihre Kolleginnen und Kollegen noch irgendwo Papierdokumente im Einsatz?

Nicholas Hommers: Nur in ganz wenigen Bereichen und auch nur dort, wo sowieso wenig Papier anfällt. Wie in anderen Familienunternehmen sind auch bei uns viele Prozesse über die letzten Jahrzehnte historisch gewachsen, so dass auch wir etwas Zeit gebraucht haben, um unsere eigenen Arbeitsabläufe digital abzubilden.

DIGITAL FUTUREmag: Die Frage, die viele Unternehmen umtreibt, ist: Wie und wo sollte überhaupt mit der Digitalisierung begonnen werden? Behrens & Schuleit ist branchenübergreifend aufgestellt. Kann es hier überhaupt eine pauschale Antwort geben? Und falls ja, wie würde diese lauten?

Nicholas Hommers: In jedem Unternehmen gibt es kleinere Prozesse, die einen hohen manuellen Aufwand verursachen. Oftmals sind das welche, die sich gleichzeitig mit recht wenig Aufwand digital umsetzen und optimieren lassen. Diese bezeichnen wir als „Quick-Wins“. Hier setzten wir mit unseren Kundinnen und Kunden immer als erstes an. Darüber hinaus gibt es auch häufig Prozesse, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben besser digitalisiert sein sollten. Solche haben natürlich eine hohe Priorität.

DIGITAL FUTUREmag: Prozessdigitalisierung ist ein Wort, das im Management nicht fehlen darf. Lohnt es sich nicht, erst einmal bestehende Prozesse zu optimieren, bevor man mit der Digitalisierung beginnt? Unzureichend händisch umgesetzte oder in gedruckter Form organisierte Tätigkeiten werden ja auch durch Digitalisierung nicht unbedingt besser...

Nicholas Hommers: Definitiv! Hier greift das Prinzip „Shit in – Shit out“. Und in der Realität ist besonders das der springende Punkt, welcher unseren Kunden wirklich schwerfällt. Für viele ist die Veränderung von analog zu digital schon ein großer Schritt, der mit vielen Sorgen und Ängsten verbunden ist. Wenn darüber hinaus noch der Prozess an sich verändert werden soll, werden diese Unsicherheiten noch weiter verstärkt. Gerade in diesen Phasen ist ein gutes Change-Management umso wichtiger, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sauber abzuholen und in das Projekt mit einzubinden.

DIGITAL FUTUREmag: Bei vielen Firmen schlummern im Keller noch Tonnen an papierenen Informationen und Daten in alten Archiven, die häufig auch Eingang in digitale Pendants finden müssen. Wie geht man so ein Großprojekt am besten an?

Nicholas Hommers: Erstmal sollten sich die dafür zuständigen Entscheiderinnen und Entscheider darüber bewusst werden, was sie durch die Dokumentendigitalisierung wirklich erreichen möchten. Es gibt verschiedene Gründe, weshalb die Akten digitalisiert werden sollten. Und dann unterscheiden wir grundsätzlich zwischen Altakten, die nur noch zu Archivierungs-Zwecken digitalisiert werden sollen und Dokumenten, mit denen im Anschluss noch aktiv und regelmäßig gearbeitet wird. Danach baut sich auch im Anschluss das Projekt auf. Aktive Akten werden immer mit einer höheren Priorität und detaillierter verarbeitet. Das bedeutet, dass wir etwa bei Personalakten jedes Dokument einzeln verarbeiten und klassifizieren. Die Altakten werden häufig über einen längeren Zeitraum verarbeitet und dabei bei uns zwischengelagert. Auch die Verarbeitung an sich ist weniger detailliert, weshalb wir nicht jedes Dokument einzeln verarbeiten, sondern meistens aus einem ganzen Ordner eine Datei erstellen, welche aber immer vollständig mit Volltext durchsuchbar ist.

DIGITAL FUTUREmag: Mit dem Einscannen von Dokumenten ist es natürlich nicht getan. Stichwort RPA (Robotic process automation). Inwiefern setzen Sie entsprechende RPA Software ein, um interne Automatisierung zu beschleunigen oder zu etablieren?

Nicholas Hommers: RPA ist ein großer Begriff, der sehr viele Technologien vereint. Es gibt natürlich viele Prozessschritte, die vor allem durch Software heute den Einscan- und vor allem den Ausleseprozess von Dokumenten selbsttätig realisiert.

DIGITAL FUTUREmag: Als Partner für das Thema Dokumentenmanagement arbeiten Sie sehr eng mit Docuware zusammen. Was zeichnet diese Kooperation aus und worin besteht der Vorteil für Ihren derzeitigen Kundenstamm, aber auch neue Auftraggeber?

Nicholas Hommers: Unsere Partnerschaft zu DocuWare besteht nun seit über 25 Jahren und ich denke, das sagt schon sehr viel über unsere kollektiven Angebote aus. DocuWare ist ein tolles Produkt, hat einen hohen Bekanntheitsgrad und wir freuen uns, schon so lange ein Teil des Netzwerks zu sein. Nutzerinnen und Nutzer, die unsere Tools verwenden, haben vor allem den Vorteil, dass Sie bei uns auf ebenso viele Jahre Erfahrung zurückgreifen können. Wir kennen das System bis in die tiefsten technischen Ebenen und das ermöglicht es auch, dass wir den Userinnen und Usern den vollständigen Support aus einer Hand anbieten können. Davon gibt es nur wenige Partner in ganz Deutschland.

DIGITAL FUTUREmag: Nach wie vor tun sich viele Geschäftsführende schwer, die eigene Digitalisierung zu beginnen. Welche „Quick Wins“ zur digitalen Transformation können Sie anbieten, um denen, die zögern, Lust auf einen Projektstart zu machen?

Nicholas Hommers: Der wohl wichtigste Aspekt ist wohl, dass wir durch die Quick-Wins im Unternehmen endlich wieder Ressourcen freisetzen. Für viele Unternehmen ist es schwierig gutes Fachpersonal zu finden und die vorhandenen Kolleginnen und Kollegen kommen wegen vielen Routineaufgaben gar nicht zu ihren eigentlichen Aufgaben. Hier entlastet die Digitalisierung ungemein, da wir Prozesse beschleunigen und viele reguläre Tasks automatisieren können. So schaffen wir es, die Belegschaft zu entlasten. Darüber hinaus bringt die Geschäftsführung eine viel höhere Transparenz in die Firma, was die strategischen Entscheidungen positiv beeinflusst.

DIGITAL FUTUREmag: Lassen Sie uns gemeinsam noch einen Blick in die kommenden Jahre werfen. Was ist Ihrer Meinung nach der nächste logische Schritt nach der Prozessoptimierung im eigenen Haus?

Nicholas Hommers: Durch die Prozessoptimierung und -digitalisierung entstehen im System digitale Daten und Informationen. Der nächste Schritt ist es dann, genau mit diesen zu arbeiten und so echte Mehrwerte für das Unternehmen zu generieren. Auch können solche Daten und Informationen eine Basis bilden, welche sich dann im weiteren Verlauf für KI-basierte Systeme verwenden lassen. Denn jene brauchen eine gute und umfangreiche Datenbasis, um nachhaltig zu funktionieren.

DIGITAL FUTUREmag: Das klingt in jedem Fall ermunternd und inspirierend. Wir bedanken uns für Ihre erhellenden Impulse.