Der Kunde im Zentrum: Wie Digitalisierung in der Cloud gelingt

Im Interview mit Dirk Poschmann, CEO der Subvenio GmbH

Der Kunde ist König. Ein bekannter, vermutlich uralter Satz, den viele Firmen dennoch nicht wirklich beherzigen. Bei Subvenio ist er allerdings ein zentrales Versprechen. Dabei ist der Ansatz des Digitalisierungsanbieters mit Sitz in Reichshof bei Gummersbach denkbar einfach. Egal ob DATEV, Transformation, Rechnungswesen, Cloud-Lösungen, Datensicherheit und -austausch oder Verfahrensdokumentation nach GoBD: Der Tech-Profi hat sich vorgenommen, alle Zeitfresser bei Firmen konsequent zu eliminieren und damit deren Personal die Möglichkeit zu geben, sich maximal auf das Daily Business zu konzentrieren. Im Gespräch mit DFmag schildert Dirk Poschmann seine Erfahrungen mit der Angst vieler Mittelständler, sich dem Thema Digitalisierung zu nähern, gibt Impulse für den Ausweg aus dem digitalen Stillstand und erklärt, warum digitale Rechnungsprüfung und Buchhaltung oft der Schlüssel zum Glück sind.

DIGITAL FUTUREmag: Herr Poschmann, wenn man sich bei einigen Unternehmen die Schreibtische der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anschaut, hat man oft das Gefühl, dort wäre die Zeit vor 30 Jahren stehen geblieben. Berge von Unterlagen, eine überlastete Belegschaft und digitale Abstinenz. Gleichzeitig besitzen viele außerhalb des Jobs das neueste Smartphone und haben zu Hause Netflix. Wie erklären Sie sich diesen technologischen Kontrast?

Dirk Poschmann: Im privaten Bereich ist es leichter, technische Neuerungen zu etablieren, weil es hier fast keine weisungsbefugten Entscheiderinnen und Entscheider gibt, die die individuelle Nutzung erlauben. Im Unternehmen jedoch wird digitaler Fortschritt meist durch Hierarchien blockiert. Die Angst Einzelner, den eigenen Arbeitsplatz durch Rationalisierung zu verlieren, hemmt außerdem Innovationen. Eine Einführung von oben herab durch die Geschäftsleitung nimmt das Personal häufig nicht mit. Dazu kommt, dass die wirklichen Abläufe nicht bekannt sind, was oft zu einer Kostenexplosion durch fehlende Konzeptionen bei der Einführung führt. Davor haben viele Firmenverantwortliche Respekt und sehen ihre mitunter über viele Jahre aufgebauten IT-Infrastrukturen gefährdet.

DIGITAL FUTUREmag: Wenn Sie im Erstgespräch mit neuen Kundinnen und Kunden sind, was sind hier die größten Zweifel, mit denen Sie konfrontiert werden?

Dirk Poschmann: Die ersten Fragen gelten der Sicherheit der Daten, weiterhin nach deren Verfügbarkeit. Was passiert, wenn mein DSL ausfällt, kann ich dann noch arbeiten? Viele interessiert zudem die Definition der Cloud. Und wir als Anbieter wollen wissen: Was versteht der Einzelne unter Cloud? Denn Cloud ist nicht gleich Cloud.

DIGITAL FUTUREmag: Warum sehen Sie die digitale Rechnungsprüfung und die damit verbundene Freigabe im Unternehmen als Schlüssel für einen gelungenen Start in die Digitalisierung?

Dirk Poschmann: Digitalisierung kostet Geld. Unsere Lösung ecoBillflow minimiert die Einstiegskosten in die Digitalisierung. Hier werden die ersten Barrieren aufgebrochen. Geschäftsführende beschäftigen sich mit Abläufen in ihrem Unternehmen, die vielleicht schon von der Senior-Chefin oder dem Senior-Chef übernommen wurden und weiterhin gelebt werden. Die Einhaltung von Skontofristen zeigt, dass sich bei digitalen Prozessen durchaus Geld sparen und Liquidität gewinnen lässt.

DIGITAL FUTUREmag: Glauben Sie, dass das auch im Kopf der Entscheiderinnen und Entscheider einen Schalter umlegt?

Dirk Poschmann: Ja. Gerade Corona hat gezeigt, wie anfällig Unternehmen sind, wenn Führungskräfte oder Geschäftsverantwortliche nicht mehr unmittelbar vor Ort, sondern im Homeoffice ihren Job ausführen und damit oft der Informationsfluss stoppt. Entscheidungsprozesse, die früher durch den kurzen Weg ins Büro nebenan gefällt wurden, sind nun zeitaufwendig. Damit werden Fristen gar nicht oder nur durch Mehraufwand mühsam eingehalten, Skontofristen versäumt und Liquidität geht verloren. Das ist nur ein Beispiel, das Prozesse behindert.

DIGITAL FUTUREmag: Welche Rolle spielen dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)?

Dirk Poschmann: Hier wurden seitens der Finanzverwaltung Richtlinien zur Digitalisierung der Geschäftsunterlagen und deren Standort aufgestellt. Es handelt sich bei der GoBD nicht um ein Gesetz. Es gibt Betriebsprüferinnen und -prüfern den Handlungsspielraum. Unternehmerinnen und Unternehmer können sich hier orientieren, was bei der Einführung von digitalen Geschäftsprozessen erlaubt und nicht erlaubt ist. Dazu gelten wie bei der analogen Buchführung folgende Grundsätze:

- Richtige und zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
- Ordnung und Unveränderbarkeit der Daten
- Nachvollzieh- und Nachprüfbarkeit (§146 Abs.1 AO, § 239 HGB Abs.2)
- Vollständigkeit (§146 Abs.1 AO, § 239 HGB Abs.2)
- Dokumentation der Abläufe (Verfahrensdokumentation)

Leider sind die GoBD und deren Bedeutung in vielen Firmen unbekannt.

DIGITAL FUTUREmag: Können Sie uns die wichtigsten Schritte im digitalen Datenaustausch im Rechnungswesen kurz erläutern?

Dirk Poschmann: Zuerst steht in der Regel eine Ist-Aufnahme der eingesetzten Vorsysteme wie ERP-, Shopsysteme usw. an. Danach sehen wir uns die Aktivierung von Schnittstellen an, damit die Doppelerfassung von Daten minimiert werden kann. Schließlich kümmern wir uns um den Datentransport und darum, wie die Unterlagen in die Firma kommen und sie wieder verlassen. Der wichtigste Punkt ist, eine aussagefähige Buchhaltung einzuführen, welche die Geschäftsprozesse innerhalb des Unternehmens unterstützt. Viele Unternehmen führen beispielsweise neben der Buchhaltung noch Listen über eingehende und ausgehende Zahlungen. In der Buchhaltung werden die Rechnungen jeweils auf diverse Konten gebucht. Es wird nicht für jeden Kunden oder Lieferanten ein Personenkonto geführt. Dazu fehlt die zeitnahe Buchung der Geschäftsvorfälle. Durch die Fristverlängerung beim Finanzamt wird die Buchhaltung sechs Wochen später erstellt. Die Zahlen sind bei der Verarbeitung dann bereits veraltet. Eine zeitnahe Buchung der Geschäftsvorfälle würde die Führung von weiteren betrieblichen Kontrolllisten obsolet machen. Das spart Zeit und Geld.

DIGITAL FUTUREmag: Die DATEV steht als zentraler Ansprechpartner hier zur Verfügung. Deren Anwendung läuft in der Cloud. Wie nehmen Sie Ihren Mandantinnen und Mandanten die Angst davor, wirklich brisante Rechnungsinformationen in die “Datenwolke” zu schieben?

Dirk Poschmann: Dadurch, dass die DATEV als Genossenschaft ihre Anwendungen nur mit Zustimmung der jeweiligen, die einzelnen Firmen betreuenden Steuerberaterinnen oder Steuerberater einsetzen kann, stellt die Unternehmensform der DATEV bereits einen Sicherheitsgarant dar. In Zusammenarbeit mit den Steuerkanzleien wird hier die Implementierung vorgenommen. Das schafft Vertrauen auf allen Seiten.

DIGITAL FUTUREmag: Im Rahmen der Umstellung bieten Sie Ihren Kundinnen und Kunden auch Schulungen oder Workshops an. Wie sind hier Ihre Erfahrungen hinsichtlich Resonanz und Kooperation?

Dirk Poschmann: Die Veranstaltungszeiten sind für entsprechende Unternehmen jeweils reserviert und sie erhalten Einladungen dazu. Wenn die Teilnehmerinnen und Teilnehmer aber merken, dass wir auf ihre speziellen internen Abläufe eingehen und versuchen, die für die Einführung der digitalen Prozesse notwendigen Lösungen zu finden, weicht häufig die Zurückhaltung und es entwickelt sich ein intensiver Dialog. Bisher zurückgehaltene Informationen werden in der Folge offengelegt und eine erfolgsversprechende kollektive Implementierung der neuen Workflows kann beginnen.

DIGITAL FUTUREmag: Vielleicht müssen wir auch einmal bei solchen Austausch- und Informationsangeboten mitmachen. Das klingt nach Know-how und Empathie gleichermaßen. Vielen Dank für das Gespräch.