Im Interview mit Peter Schäfer, Leiter Center of Competence IT-Projektmanagement & Digitalisierung bei der THOST Projektmanagement GmbH.
Mit über 650 Mitarbeitenden an weltweit 22 Standorten unterstützt THOST seine Kund*innen darin, die digitale Zukunft gerade auch mittelständischer Unternehmen zu gestalten. Die Spezialisten im Projektmanagement mit Hauptsitz im baden-württembergischen Pforzheim konzentrieren sich in ihren IT-Projekten auf die Bereitstellung von Digitalisierungsroadmaps und die Integration moderner IT-Infrastrukturen mit den Schwerpunkten Künstliche Intelligenz (KI), Big Data, Cloud Computing und IoT-Netzwerke. Besonderen Wert legen sie dabei auf die Einhaltung hoher IT-Sicherheitsstandards, die sich über das gesamte Angebotsspektrum erstreckt.
Dieses Spektrum umfasst eine Vielzahl von Dienstleistungen, einschließlich IT-Projektmanagement (PM), Digitale Transformation und die Einführung von Projektportfoliomanagement-Software (PPM-Software). Insbesondere durch die PM-Expertise und als verlässlicher Partner trägt die THOST Projektmanagement GmbH maßgeblich zum Gelingen der Digitalisierungsprojekte seiner Auftraggeber*innen bei. Dazu zählt auch ein „Digitalisierungs-Booster”, der als Ankerpunkt für den Start individueller Digitalisierungsstrategien dient und aufzeigt, wie die Ziele der Digitalisierung effizient erreicht werden können. Im Interview mit Peter Schäfer sprechen wir heute über Erfolgsfaktoren der Digitalisierung, ein gemeinsames Verständnis des Fachbegriffs im Business-Kontext und darüber, warum Entscheider*innen jetzt mit der bedarfsgerechten Umsetzung ihrer digitalen (Prozessoptimierungs-)Agenda beginnen sollten.
DIGITAL FUTUREmag: Herr Schäfer, damit die Digitalisierung mithilfe von Projektmanagement funktioniert, sollte für Anwender wie Anbieter unmissverständlich klar sein, was mit ersterer gemeint ist, um die Aufgabenstellung zielführend anpacken zu können. Was ist Ihre persönliche Definition dafür?
Peter Schäfer: Wir verstehen Digitalisierung als die Umsetzung von Prozessen mithilfe digitaler Technologien sowie den damit einhergehenden Kulturwandel, der Anpassungen des Verhaltens und der Arbeitsweisen mit sich bringt. Häufig wird dieser Aspekt bei Digitalisierungsmaßnahmen vernachlässigt. Für uns ist das Change-Management ein integraler Bestandteil des Digitalisierungsprozesses. Daher ist die Digitalisierung, insbesondere die digitale Transformation, ein äußerst individuelles Thema für jedes Unternehmen.
DIGITAL FUTUREmag: Wie sieht Ihre Strategie aus, um mit Ihren Kund*innen einen Common Sense von Digitalisierung zu entwickeln?
Peter Schäfer: Zunächst analysieren wir, wo Unternehmen derzeit in Bezug auf ihre Digitalisierungsmaßnahmen stehen. Auf der einen Seite haben wir Kund*innen, die noch nicht mit der Digitalisierung begonnen haben. Dies ist oft auf eine hohe Auslastung und einen Mangel an Fachkräften zurückzuführen – Umstände, die es schwer machen, das Innovationspotenzial im Unternehmen zu erschließen. Auf der anderen Seite stehen Kund*innen, die mit der Digitalisierung begonnen haben, aber noch keine zufriedenstellenden Ergebnisse erzielt haben und ihre Fortschritte beschleunigen möchten.
Gemeinsam mit unseren Kund*innen definieren wir mithilfe eines Reifegradmodells das gewünschte Zielniveau der Digitalisierung. Dabei berücksichtigen wir sowohl die IT-Strategie als auch die Unternehmensstrategie, da Digitalisierung mehr als nur die Umsetzung von technischen und softwareunterstützten Prozessen umfasst. Um ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln, führen wir Workshops mit den organisatorischen Einheiten des Unternehmens durch, einschließlich der Geschäftsführung. Gemeinsam erörtern wir den aktuellen Stand und die angestrebten Ziele, um ein klares Zielbild zu erstellen. Daraus leiten wir die notwendigen Maßnahmen ab und erarbeiten eine individuelle Roadmap für die Umsetzung der Digitalisierungschritte. Dieser Ansatz ermöglicht eine gezielte und effektive Zusammenarbeit, um die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. So unterstützt unser Beratungsangebot „Booster Digitalisierung” Unternehmen in der Entwicklung einer individuellen Digitalisierungs-Strategie und liefert nachhaltige, klare und wirksame Ergebnisse.
DIGITAL FUTUREmag: Können Sie eine Empfehlung aussprechen für wichtige, unbedingt zu beachtende Leitlinien und Parameter, um die Digitalisierung sowohl effektiv als auch effizient in Unternehmen durchzuführen?
Peter Schäfer: Es ist wichtig, nicht nur auf die technische Ebene zu blicken. Vielmehr müssen wir das gesamte Geschäftsmodell in den Fokus nehmen. Dazu gehören Produkte, Services und die Kundenzentrierung. Außerdem betrachten wir das Innovationsmanagement, also wie Unternehmen Innovationen vorantreiben. Dabei nehmen wir auch die Management-Capabilities in den Blick. Das Management muss in der Lage sein, Innovationen zu unterstützen, Mitarbeitende einzubinden, Risiken einzugehen und eine Vision für die Zukunft zu entwickeln. Der Faktor Mensch spielt eine entscheidende Rolle in diesen Veränderungsprozessen. Um die Digitalisierung sowohl effektiv als auch effizient durchzuführen, ist einer der wichtigsten Punkte, alle Mitarbeitenden mit einzubeziehen. Akzeptanz und Mitwirkung der Belegschaft sind essenziell für eine erfolgreiche Digitalisierung.
Daher müssen wir sicherstellen, dass sie ein Verständnis für alle notwendigen Prozesse entwickelt und über entsprechendes Wissen verfügt. Dies kann durch Schulungen geschehen, aber auch durch wirksames Leadership. Change Agencies können innerhalb des Unternehmens wertvolle Impulse, Ideen und interne Überzeugungsarbeit leisten, um den digitalen Wandel erfolgreich voranzutreiben.
DIGITAL FUTUREmag: Gibt es hier einige Beispiele für Quick Wins, die bereits nach kurzer Zeit beim entsprechenden Digitalisierungsprojekt zu erwarten sind?
Peter Schäfer: Wir stellen bei unseren Kund*innen immer wieder fest, dass bereits viele Pilotprojekte auf Team- oder Abteilungsebene durchgeführt wurden. Oft sind schon wirksame Dokumentenmanagement-Lösungen oder Workflow-Management-Systeme vorhanden, die Medienbrüche schnell und einfach beheben können. Im Unternehmen ist das oftmals gar nicht bekannt. Hier kommen wir als Portfolio-Manager ins Spiel und verschaffen den Überblick sowie die nötige Transparenz, um Investitionen zielgerichtet einzusetzen. Pilotprojekte wie diese können mit minimalem Aufwand auf Unternehmensebene skaliert werden. Solche Erfolge können als „Quick Wins“ bezeichnet werden, da sie bereits nach kurzer Zeit positive Ergebnisse erzielen und den Weg für weitere Digitalisierungsinitiativen ebnen.
DIGITAL FUTUREmag: Nach der Erstellung einer Landkarte interner Digitalisierungsmaßnahmen gibt es viele weitere Schritte. Wie lassen sich diese laufend aktualisieren und ausbauen?
Peter Schäfer: Mit unserem Ansatz des Portfolio-Managements führen wir einzelne Projekte zu einer Roadmap zusammen. Dabei ist es entscheidend, die Maßnahmen anhand geeigneter Kriterien zu bewerten und zu priorisieren. Die wirksame Umsetzung kann dann durch eine zusätzliche Projektunterstützung, beispielsweise durch THOST, erfolgen. Meine klare Empfehlung ist, quartalsweise eine Überprüfung des oder der Portfolios durchzuführen. Dies gewährleistet die Aktualität der notwendigen Prozesse und Digitalisierungsmaßnahmen und ermöglicht eine zielgerichtete Umsetzung. Durch regelmäßige Reviews können Veränderungen und neue Entwicklungen berücksichtigt und die Digitalisierungsstrategie kontinuierlich angepasst und ausgebaut werden. Dieser iterative Ansatz trägt dazu bei, dass das Unternehmen flexibel auf Veränderungen reagieren kann und die Digitalisierung kontinuierlich vorangetrieben wird.
DIGITAL FUTUREmag: Inwiefern beraten Sie Interessierte aktiv bei der Beantragung von Investitionsförderung für Digitalisierungsvorhaben, und welche Erfahrungen haben Sie dort bereits gesammelt?
Peter Schäfer: Wir bieten eine umfassende Beratung, Koordination und Unterstützung bei den Prozessen und Projektmanagementtools im Kontext der digitalen Transformation an. Unser Fokus liegt auf verschiedenen Maßnahmen insbesondere für mittelständische Unternehmen. Ein wichtiger Aspekt ist die Unterstützung bei der Entwicklung und Implementierung von IT- und Sicherheitskonzepten, da Unternehmen heutzutage vermehrt Cyberangriffen ausgesetzt sind. Wir setzen uns für den Ausbau betrieblicher Breitbandnetze ein, die eine wichtige Rolle spielen. Zudem unterstützen wir die Einführung digitaler Betriebskanäle, Weiterbildungsmaßnahmen im Bereich der Digitalisierung sowie Initiativen im Bereich Industrie 4.0 und den Aufbau von Infrastrukturen, auch für Big Data Anwendungen. Wir helfen unseren Kund*innen bei der Evaluierung, Auswahl und Beantragung der entsprechenden Fördermaßnahmen und unterstützen bei der Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen. Insgesamt haben wir positive Erfahrungen mit unseren Kund*innen gesammelt und konnten erfolgreich und kostengünstig Investitionen und Finanzierungsbedarf fördern – vor allem bei innovativen Unternehmen.
DIGITAL FUTUREmag: Lassen Sie uns bitte noch abschließend über einen Terminus sprechen, der im Moment in aller Munde ist: Customer Experience & Centricity. Welche Bedeutung hat er für die Digitalisierung insgesamt – vor allem hinsichtlich der betrieblichen Arbeitsabläufe und Wertschöpfungskette?
Peter Schäfer: Es ist entscheidend, nicht nur interne Prozesse zu optimieren, sondern die gesamte Wertschöpfungskette zu berücksichtigen, insbesondere aus der Perspektive der Kund*innen. Ein herausragendes Beispiel ist die Digitalisierung eines Krankenhauses, bei der dieser Ansatz besonders deutlich wird. Oftmals werden Patient*innen während ihrer Aufnahme, Behandlung und Genesung, z. B. nach einer Operation, in ihren Belangen nicht optimal unterstützt. Durch die Integration von Medizintechnik, Patientenmanagement und digitalen Gesundheitsanwendungen, auch über die eigenen Unternehmensgrenzen hinaus, können mit einem patientenorientierten Ansatz solche Herausforderungen frühzeitig in der Planung eines Gebäudes berücksichtigt und so der Behandlungsverlauf sehr positiv beeinflusst werden.
Sowohl in öffentlichen Bauten als auch in der Industrie ist es von großer Bedeutung, den Fokus auf Kund*innen zu legen. Customer Experience & Centricity ist ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung, da sie nicht nur die internen Abläufe optimiert, sondern auch das Kundenerlebnis verbessert und dadurch einen Mehrwert für das Unternehmen schafft.
DIGITAL FUTUREmag: Haben Sie ganz herzlichen Dank für dieses spannende Interview.
