Mitarbeiter flexibel und ortsunabhängig in Prozesse integrieren

Interviews 07. September 2020 Zugriffe: 4636

Im Interview mit Mathias Pröhl, Managing Director der bellmatec GmbH & Co. KG

Smartphones und Tablets haben ihre Rolle als reine Consumer-Geräte längst abgelegt und sind im geschäftlichen Umfeld als praktisches Working Tool angekommen. Sie bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern flexibel und ortsunabhängig den Zugriff auf Informationen zu gewährleisten. An dieser Entwicklung richtet sich das junge Unternehmen bellmatec GmbH & Co. KG mit seinem Portfolio aus.

Neben der allgemeinen Beratung zu Themen wie Enterprise Mobility und IT-Sicherheit, hat bellmatec mit der io-Produktfamilie innovative Software für das mobile Arbeiten im Programm. Die Beratungsleistungen sind dabei gerade für KMU aufgrund spezieller, auf deren Bedürfnisse ausgerichteter, Mobile Computing- und Prozessoptimierungslösungen interessant. Im Interview mit Mathias Pröhl, Managing Director von bellmatec sprechen wir über die Bereiche Enterprise Mobility Management (EMM) sowie die dazugehörigen Komponenten wie Mobile Device Management (MDM), Mobile Application Management (MAM) und die damit verbundene Bedeutung für kleine und mittelständische Unternehmen.

Entscheider kompakt: Herr Pröhl, wie hat Ihrer Meinung nach Corona die Wahrnehmung mittelständischer Entscheider in Sachen Digitalisierung beeinflusst?

Mathias Pröhl: Zu Beginn des Jahres 2020 hätten die meisten Unternehmer ein Szenario, wie wir es jetzt erleben, als komplett unrealistisch abgestempelt. Nun ist es jedoch Wirklichkeit geworden und eine große Herausforderung für viele Mittelständler. Wir erleben die aktuelle Situation jedoch als große Chance für Unternehmen, um Arbeitsweisen und Abläufe digital zu optimieren. Einige Firmen legen beinahe eine Start-Up-Mentalität an den Tag und stellen viele Prozesse auf den Prüfstand, um festzustellen, wo sich etwas, auch durch Digitalisierung, optimieren lässt. Insbesondere die Themen teaminterne Kommunikation als auch die Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden werden dabei vollkommen neu interpretiert. Selbstverständlich hat die Sicherung der Existenz des eigenen Unternehmens die oberste Priorität bei unseren Kunden. Allerdings begreifen viele mittelständische Unternehmer die Digitalisierung als Chance, dieses Ziel mittel- und langfristig zu erreichen.

Entscheider kompakt: Warum tun sich gerade KMU besonders schwer, Prozessabläufe Stück für Stück zu digitalisieren und sie damit wirklich schneller zu machen?

Mathias Pröhl: Hierfür gibt es meiner Meinung nach zwei Gründe: mangelndes Know-How und Angst vor hohen Kosten sowie Umsatzeinbußen. Viele Unternehmen haben nicht das notwendige Wissen, um Digitalisierungsprojekte erfolgreich umsetzen zu können. Hier sind Erfahrungswerte und ein Gespür für Prozessoptimierungen gefragt. Auch die externe Sicht eines Experten kann sehr viel weiterhelfen. Als Beratungsunternehmen kann bellmatec hier von der Erfahrung profitieren, die im Rahmen vieler erfolgreich umgesetzter Digitalisierungsprojekte gewonnen werden konnte. Viele Unternehmen haben Respekt vor der Komplexität des Vorhabens Digitalisierung. Dabei muss ein solches Projekt nicht Monate in Anspruch nehmen, bis es umgesetzt ist. Gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen ist es sinnvoll, das Gesamtprojekt Digitalisierung in Teilprojekte aufzuspalten, die sich in kürzerer Zeit realisieren lassen. Durch eine geschickte Integration in das Tagesgeschäft sind so auch keine Umsatzausfälle zu befürchten. Und auch die Angst vor großen Investitionen können wir unseren Kunden nehmen. Bereits kleine Ausgaben können zu deutlich spürbaren Verbesserungen im Unternehmen führen und Prozesse entscheidend optimieren.

Entscheider kompakt: Welches Potenzial steckt Ihrer Meinung nach im Ausbau digitaler Prozessabläufe?

Mathias Pröhl: Ein guter digitaler Prozess ist für uns beliebig skalierbar und entlastet die Firmen-Mitarbeiter. Somit ist das Potenzial einer Digitalisierung von Unternehmensprozessen enorm, denn sie steigern die betriebliche Flexibilität und Agilität. Gleichzeitig helfen sie dabei, externe Einflüsse auf das Geschäftsmodell zu senken. Ein aktuelles Beispiel ist die Verwendung von Akten in Papierform. Das Konzept hat sich in der jetzigen Situation als denkbar unpraktisch erwiesen. Es wurden Digitalisierungsmöglichkeiten wie io:drive gesucht, um standortunabhängig auf wichtige Dokumente zugreifen zu können. Diese Flexibilität macht sich auch in der Nutzung von neuen webbasierten Teamarbeitslösungen bemerkbar. Mittels Online-Meeting-Tools ist eine Abstimmung und ein gemeinsames Arbeiten über die Büro- und Datumsgrenzen hinweg möglich. Das ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, den vor der Corona-Krise viele Unternehmen gar nicht auf dem Radar hatten.

Entscheider kompakt: Der Themenbereich Enterprise Mobility Management (EMM) entspricht der Kernkompetenz Ihres Unternehmens. Warum haben Sie sich genau darauf konzentriert?

Mathias Pröhl: Mobilgeräte wie Smartphones und Tablets sind heutzutage ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur. Richtig eingesetzt können diese Geräte einen handfesten Wettbewerbsvorteil für Unternehmen bieten, denn die Mitarbeiter sind damit in der Lage, auch außerhalb des Büros auf Anfragen zu reagieren. Im Bereich Enterprise Mobility können wir unsere über zehnjährige Erfahrung am besten zur Geltung bringen. Die wertvollen Erfahrungen, die wir in vielen erfolgreich umgesetzten Projekten gesammelt haben, stellen einen großen Mehrwert für unsere Kunden dar. Außerdem können wir als herstellerunabhängiges Beratungshaus die Lösung heraussuchen, die wirklich optimal zu unseren Kunden passt, denn der Markt ist umkämpft und viele Hersteller versuchen sich hier Anteile zu sichern. Schlussendlich stellt der Bereich Enterprise Mobility Management die Grundlage dafür dar, unsere Vision von mobilen, sicheren und ortsunabhängigen Arbeiten zu realisieren. Die Vorteile dieser Arbeitsweise, aber auch die Fallstricke und Risiken, möchten wir kleinen und mittelständischen Unternehmen aufzeigen und ihnen beim Aufbau einer mobilen Strategie beratend zur Seite stehen.

Entscheider kompakt: Wenn mobiles Arbeiten zum Beispiel mit dem von Ihnen angebotenen Tool Office 365 so einfach ist, warum nutzen nicht mehr Unternehmen diese Möglichkeiten?

Mathias Pröhl: Der Hauptgrund ist die anhaltende Skepsis vor dem Hersteller Microsoft. Dieser ist schwer greifbar und die Sorge, dass sensible Daten abwandern können, ist groß. Außerdem ist die Funktionsweise einer Cloud oftmals nicht mit traditionellen IT-Arbeitsweisen in einem Rechenzentrum vergleichbar. Updates und Änderungen können nicht intern gesteuert werden. Viele IT-Abteilungen fühlen sich dann in der Gewalt von Microsoft und bemängeln die fehlenden Eingriffsmöglichkeiten in diese Prozesse. Oftmals kommt die Sorge vor dem Aufwand des Cloud-Moves dazu. Mit der richtigen Planung, externer Unterstützung und vor allem einer schrittweisen Umsetzung kann aber auch diese Hürde bei den meisten unserer Kunden genommen werden.

Entscheider kompakt: Nennen Sie uns bitte drei wesentliche Vorteile, wenn IT-Infrastruktur in die Cloud verlagert wird und sich damit zum Beispiel auch Tools wie Office 365 nutzen lassen.

Mathias Pröhl: Ein wesentlicher Vorteil einer Cloud-Infrastruktur ist die Verringerung des administrativen Aufwands im Unternehmen. Neue Benutzer können in wenigen Minuten freigeschaltet werden. Die Verantwortung für Updates und Verfügbarkeit wird auf den Cloud-Anbieter übertragen. Das entlastet die Administration in der Firma und bietet Kapazitäten für andere Arbeiten. Ein weiterer großer Vorteil besteht in der ortsunabhängigen Nutzung. Wichtige Daten sind standortunabhängig verfügbar. Egal ob im Home Office, beim Kunden vor Ort oder im Hotel: Durch den zentralen Speicherort in der Cloud hat jeder Mitarbeiter seine Daten zur Hand. Auch die Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern war noch nie so unproblematisch wie mit der Cloud. Als letztes, wenngleich auch etwas kontroverses Thema, sei die Sicherheit genannt. Eine wichtige Frage ist hier nämlich: Wie viele ISO-zertifizierte Mitarbeiter hat ein kleines oder mittelständisches Unternehmen denn im Schnitt, die sich exzessiv mit dem Thema Sicherheit der Unternehmens-IT beschäftigen? Cloud-Anbieter hingegen weisen diese Zertifizierung offen aus und beschäftigen eine Vielzahl an Experten, deren einzige Aufgabe die Aufrechterhaltung und Steigerung der Cloud-Server-Sicherheit ist.

Entscheider kompakt: Auf dem nächsten Digital FUTUREcongress werden Sie ein neues Highlight vorstellen: Eine App, die es ermöglicht, Zugriff auf Dokumente und Daten insbesondere auf dem firmeninternen Server sicher zu realisieren. Können Sie uns dazu etwas mehr verraten?

Mathias Pröhl: Mit unserer mobilen Applikation io:drive erlauben wir es Unternehmen, vom Smartphone und Tablet aus auf Unternehmensdaten innerhalb von Fileservern zugreifen zu können. Zusätzliche Technologie wie ein VPN ist dafür nicht notwendig. Trotzdem ist die gesamte Kommunikation verschlüsselt und Dokumente verbleiben auf dem firmeninternen Server. Durch ein durchdachtes Rechtemanagement auf Active Directory Basis stellen wir außerdem sicher, dass Mitarbeiter nur Zugriff auf die Dokumente bekommen, die sie von ihrem Windows-PC aus auch aufrufen können.

Entscheider kompakt: Das klingt sehr spannend. Wir freuen uns auf ihren Auftritt und wünschen Ihnen natürlich gerade auch in dieser besonderen Situation gute neue Kontakte und angenehme Gespräche.

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