Im Interview mit Dr. Frank Wermeyer, Geschäftsführer der Binect GmbH
Die Digitalisierung schreitet an allen Branchen und Bereichen voran – gerade in denjenigen, die vor einigen Jahren noch fest in der analogen Hand waren. Dazu zählt auch die Digitalisierung der (Post-)Versandprozesse - sowohl beim Postausgang als auch beim -eingang. Eine solche Digitalisierung mit den richtigen Software-Lösungen bringt zahlreiche Vorteile durch Automatisierung: Zeit- und Kosteneinsparungen von vorher manuellen Prozessen sowie die Bündelung des Versands bei Unternehmen und Institutionen der öffentlichen Hand. Die Binect GmbH mit Sitz im hessischen Weiterstadt bietet Software- und Fulfillment-Lösungen im Bereich Dokumenten-/Output-Management an. Die Binect Output-Management-Software ermöglicht es, Dokumente aus unterschiedlichen Quellen, Fachanwendungen oder -prozessen und mit unterschiedlichen Formaten zu versandfähigen Sendungen zusammenzuführen. Diese können dann digital (z.B. per E-Mail) oder als physische Sendung zugestellt werden. Im Falle physischer Sendungen übernimmt Binect auch das komplette Fulfillment – von Druck, Kuvertierung, Frankierung bis hin zur Zustellung.
Das Weiterstädter Unternehmen unterstützt seine KundInnen seit 2001 aktiv und sehr erfolgreich bei der Digitalisierung ihrer Ausgangs- und in Kürze auch ihrer Eingangsprozesse in der Kundenkommunikation. Binect bietet über das eigene Fulfillment auch das vollständige Outsourcing des physischen Postausgangs an. Kern des Angebots sind standardisierte und vor allem einfach zu nutzende Softwarelösungen, die überwiegend als SaaS-Dienste bereitgestellt werden.
Im Interview mit Dr. Frank Wermeyer, Geschäftsführer der Binect GmbH, sprechen wir heute über die Digitalisierung von Postausgangs- und -eingangsprozessen sowie über das Outsourcing von Druck-, Frankierungs- und Zustellungsprozessen (Hybridpost), über die Vorteile und natürlich auch, welche Einsparungen möglich sind.
DIGITAL FUTUREmag: Herr Dr. Wermeyer, bevor Sie bei der Binect GmbH Geschäftsführer und bei der Binect AG Vorstand wurden, waren Sie bei der Deutschen Telekom AG konzernweit für die Einführung der von der Bundesregierung initiierten De-Mail Plattform in Deutschland verantwortlich. Digitalisierung und Postversand scheint Ihnen irgendwie im Blut zu liegen. Was ist Ihr persönlicher Antrieb?
Dr. Frank Wermeyer: Die De-Mail Erfahrungen und auch die mit dem digitalen E-Postbrief haben gezeigt, dass Deutschland sich schwer tut mit der Digitalisierung von Briefsendungen. Die teilweise sehr hoch gesteckten Erwartungen großer Versender, wie insbesondere Versicherungsunternehmen, künftig das Gros ihrer Sendungen vollständig digital zuzustellen, haben sich nicht erfüllt. Das hat verschiedene Ursachen, die teilweise im fehlenden oder nicht eindeutigen Rechtsrahmen liegen (Was darf eigentlich rein digital zugestellt werden?), teilweise aber auch schlicht in der mangelnden Akzeptanz der EmpfängerInnen. Mein persönlicher Antrieb ist, insbesondere den Versendern praktikable Lösungen an die Hand zu geben. Sie sollen mit diesen auf ihrer Seite vollständig digitalisieren können – unabhängig davon, ob die EmpfängerInnen aus bestimmten Gründen einen physischen Brief erhalten. Gerade für die Versender sind die oft noch bestehenden Prozesse (vom händischen Zusammenführen von Dokumenten zu einer Sendung bis hin zu Druck, Kuvertierung, Frankierung, etc.) mit hohen Aufwänden, wie großem Zeitaufwand und natürlich entsprechenden Kosten, verbunden. Dasselbe gilt übrigens auf der Empfangsseite von Unternehmen und Behörden: Auch hier existieren oft Abläufe, die in einer Zeit weit vor der Digitalisierung stehen geblieben sind.
DIGITAL FUTUREmag: Ihr Unternehmen kann starke Wachstumszahlen aufweisen. Trotzdem sind viele Unternehmen noch nicht auf die Digitalisierung der Ausgangspost umgestiegen. Was sind die größten Showstopper, die Unternehmen derzeit noch davon abhalten, auf Ihr Hybridpost-Angebot umzusteigen?
Dr. Frank Wermeyer: Wir sind sehr stolz auf unser Wachstum. Dies zeigt, dass wir für sehr viele Unternehmen und Behörden exakt die richtigen Lösungen anbieten und ihre „Pain Points“ beseitigen. Das Wort „Hybridpost“ trifft es nach meinem Verständnis aber nur bedingt. Viele Hybridpost-Anbieter können in erster Linie fertige Massensendungen annehmen und Richtung Druck und Zustellung schieben. Wir ticken da ein wenig anders: Seit 20 Jahren bieten wir auch Lösungen für die Tagespost an, bei denen Mitarbeitende mit einer möglichst guten und intuitiven Oberfläche die Bearbeitungsschritte vornehmen können. In unserer Software gibt es die Möglichkeit, Sendungen aus z.B. vielen einzelnen Dokumenten erst einmal zu erstellen. Der Druck und Versand sind hier nachgelagert.
Aus meiner Sicht gibt es heute keine Showstopper mehr – außer der nicht zutreffenden Befürchtung, dass die Digitalisierung des Postausgangs ein größeres Digitalisierungsprojekt darstelle, das den großen Arbeitsberg der Digitalisierungsbeauftragten noch einmal deutlich anwachsen lasse. Das Gegenteil ist der Fall. Der Postausgang ist ein schlanker Teilprozess. Eine Optimierung mit hohem Effizienzgewinn ist mit wenig Aufwand möglich - unabhängig von anderen Digitalisierungsprojekten. Zumindest dann, wenn man die standardisierten Binect-Lösungen einsetzt.
DIGITAL FUTUREmag: Können Sie bitte für unsere LeserInnen den Prozessablauf bzw. das Outsourcing des Dokumentenmanagements, der Druck-, Frankierungs- und Zustellungsprozesse kurz darstellen?
Dr. Frank Wermeyer: Das ist relativ einfach erläutert: Sie übergeben ihre Dokumente oder fertigen Sendungen über das Binect-Tool, das am besten mit ihren Fachprozessen zusammenarbeitet. Die Sendungen werden ja in der Regel nicht in Word geschrieben, sondern in einer Anwendung erzeugt. Beispielsweise nutzen Krankenhäuser KIS. Die AdministratorInnen oder NutzerInnen definieren dann über die Binect Software, welche Bearbeitungsschritte erfolgen sollen. Das bedeutet, welche Dokumente, in welcher Reihenfolge, mit welchen Merkmalen zusammengeführt werden sollen, ob ein Freigabeprozess erfolgen oder eine Unterschrift aufgebracht werden soll, etc.
Natürlich gibt es noch viele weitere Bearbeitungs- und Konfigurationsmöglichkeiten, für die AdministratorInnen und AnwenderInnen intuitive Web-Clients zur Verfügung stehen. In der Binect Software entsteht damit die fertige Sendung, die dann für die Produktion und den Versand validiert und vorbereitet wird. Anschließend übernimmt Binect im Falle des physischen Versands alle weiteren Arbeitsschritte, wie Druck, Kuvertierung, Freimachung, Einlieferung beim Zusteller und meldet in der Software stets den Status einer Sendung zurück.
DIGITAL FUTUREmag: Lassen Sie uns gerne auch einmal auf das Thema Datenschutzgrundverordnung eingehen. Wie können Sie an dieser Stelle die Zweifel von interessierten Unternehmen zerstreuen?
Dr. Frank Wermeyer: Das ist sehr einfach. Wir arbeiten seit vielen Jahren für KundInnen mit hochsensiblen bzw. hoch schutzbedürftigen Daten, wie Patientendaten, Steuerdaten, etc. Entsprechend lassen wir uns von unabhängigen Institutionen einmal im Jahr auditieren und zertifizieren (ISO 9001 und ISO 27001) und schließen entsprechende AV-Verträge. Natürlich geben wir unseren KundInnen auch die Möglichkeit, uns zu auditieren. Bislang konnten wir noch jeden potenziellen Kunden überzeugen! Der Datenschutz ist übrigens auch ein Grund dafür, dass wir unseren KundInnen auf Wunsch SaaS-Lösungen, d.h. eine eigene abgegrenzte Instanz mit dedizierter Übergabe an den Druck anbieten und keine Public-Cloud, deren Instanzen mit vielen anderen KundInnen geteilt werden müssen.
DIGITAL FUTUREmag: Als wir uns das erste Mal mit Ihrem Geschäftsmodell beschäftigt haben, sind wir davon ausgegangen, dass Ihre Lösung hauptsächlich für sehr große Unternehmen lukrativ ist. Stimmt das? Ab welcher Größenordnung lohnt es sich, auf Hybridpost umzusteigen?
Dr. Frank Wermeyer: Wir zehren natürlich von der Erfahrung, die wir im Großkundengeschäft gewonnen haben. Unsere Output-Management-Systeme sind z.B. bei großen Krankenkassen im Einsatz und werden mit diesen sensiblen KundInnen immer weiterentwickelt. Unser Fokus liegt seit Jahren auf dem Angebot von standardisierten Lösungen für die mittleren Unternehmen und Behörden. Sie benötigen keine Individuallösung, sondern möglichst ein umfangreiches Feature-Set, das sie in einem Plug & Play-Produkt, wie dem prämierten Binect Cube oder in einer konfigurierbaren SaaS-Lösung nutzen können. Für mittlere und auch kleinere KundInnen lohnt sich die Nutzung unserer Lösungen schon bei vergleichsweise geringen Sendungsvolumina ab ca. 1.000 Sendungen pro Monat. Wenn es um deutlich weniger Sendungen geht, rechnet sich schon ab der ersten Sendung unser Briefportal Binect Online!
DIGITAL FUTUREmag: Welche Einsparungsmöglichkeiten haben Sie in den letzten Jahren gerade bei Vielversendern erreichen können? In welchen Bereichen wurden die größten Einsparungen erzielt?
Dr. Frank Wermeyer: Die Einsparungsmöglichkeiten sind sehr kundenspezifisch, da jeder Kunde eine völlig eigenständige Ausgangssituation hat, z.B. in Bezug auf den Aufwand der aktuellen Versandprozesse oder die derzeitigen Portokosten. Es lässt sich verallgemeinernd festhalten, dass unsere KundInnen in der Regel durch die Abschaffung vieler personalintensiver und aufwändiger Verarbeitungsschritte deutliche Prozesskostenreduktionen verzeichnen. Mittelständische Unternehmen und Behörden profitieren beim physischen Briefversand darüber hinaus von Portokostenreduktionen – oft im zweistelligen Prozentbereich.
DIGITAL FUTUREmag: Nennen Sie uns bitte einmal die 5 wichtigsten Argumente, warum es lohnenswert ist, sich dem Thema digitaler Versand von echten Dokumenten zu widmen.
Dr. Frank Wermeyer: Wir verfolgen mit unseren Lösungen ein zentrales Ziel: Unsere KundInnen sollen in ihren Dokumenten-Ausgangsprozessen entlastet werden und so spürbar mehr Freiraum für das Wesentliche – ihr Kerngeschäft – erhalten.
Auf fünf wesentliche Punkte heruntergebrochen bedeutet dies, dass unsere KundInnen…
… Zeit gewinnen, die sie und ihre MitarbeiterInnen anders nutzen können.
… Kosteneinsparungen realisieren, die andere Investments ermöglichen.
… die Motivation der Mitarbeitenden steigern, da unliebsame Aufgaben wegfallen.
… die Qualität im Output-Management erhöhen, was Nacharbeiten unnötig macht.
… die Interaktion mit ihren KundInnen optimieren, was zu mehr Kundenzufriedenheit führt.
DIGITAL FUTUREmag: Herr Dr. Wermeyer, wir haben viel gelernt. Vielen lieben Dank für das Interview und Ihre Zeit.