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Digitales Projektmanagement als Basis für erfolgreiche Optimierung aller Services und Prozesse im Unternehmen

Im Interview mit Dr. Hans-Georg Stambke, Geschäftsführer der ibo Software GmbH

Die ibo Software GmbH mit Sitz in Wettenberg, in der Nähe von Gießen, hat sich zum Ziel gesetzt, Menschen und Organisationen dabei zu unterstützen, sich besser und zukunftsweisend zu organisieren. Dabei geht es hauptsächlich darum, die neue Arbeitswelt 4.0 mit Leben zu füllen und effizientes Arbeiten und transparente Kooperation im Team bei hoher Produktivität zu gewährleisten. Unter den Referenzen finden sich Unternehmen und Institutionen wie bofrost, die AOK Rheinland/Hamburg, die Oldenburgische Landesbank oder das Regierungspräsidium Gießen. Eines haben diese Kunden gemeinsam: Sie setzen bei der Entwicklung ihrer Digitalstrategien auf digitales Projektmanagement mithilfe einer ausgereiften Softwarelösung. Mit Dr. Hans-Georg Stambke sprechen wir daher heute über digitales Projektmanagement, die Bedeutung effizienter Projektmanagement-Strukturen und den Aufbau eines gesamtheitlichen Projektmanagements.

DIGITAL FUTUREmag: Herr Dr. Stambke, um die digitale Transformation in Unternehmen oder Organisationen voranzutreiben, setzen viele EntscheiderInnen auf digitales Projektmanagement. Was versteht man genau darunter und was ist der Vorteil?

Dr. Hans-Georg Stambke: Im Rahmen des digitalen Projektmanagements geht es hauptsächlich darum, Arbeitsprozesse durch den Einsatz von Software effektiver, aber auch effizienter umzusetzen. Dabei spielt die Schaffung einheitlicher Prozesse gleichermaßen eine Rolle, wie etwa den Überblick über alle Vorhaben und deren Durchführung zu behalten. Ein zentraler Aspekt sollte in diesem Zuge nicht unerwähnt bleiben: Mit der Einführung eines digitalen Projektmanagements gelingt die Zusammenarbeit sowohl fachbereichsübergreifend als auch standortübergreifend und verbindet die Menschen ortsunabhängig.

DIGITAL FUTUREmag: Das klingt nach einer Grundsatzentscheidung und einer tatkräftigen Unterstützung bei der Einführung digitaler Prozessabläufe. Wie wichtig sind dabei effiziente Projektmanagement-Strukturen?

Dr. Hans-Georg Stambke: Effiziente Projektmanagement-Strukturen gewinnen gerade in der heutigen Zeit an Bedeutung. ArbeitnehmerInnen werden mit zunehmenden Arbeitsaufträgen konfrontiert - bei gleichbleibenden oder gar sinkenden Human-Ressourcen. Die Digitalisierung dieser Arbeitsprozesse hilft, die Arbeit nicht nur ökonomischer durchzuführen, sondern auch die Belastung einzelner mit Aufgaben effizienter auf mehrere Köpfe zu verteilen. Es ist aus diesem Grund auch unausweichlich, einen Überblick zu haben, welche Vorhaben bei gegebenem Ressourceneinsatz überhaupt umsetzbar sind, und sich auf die hoch priorisierten Projekte zu fokussieren.

DIGITAL FUTUREmag: Um komplexe Projekte ganzheitlich abbilden zu können und damit den eigentlichen Vorteil eines gesamtheitlichen Projektmanagements zu nutzen, sind verschiedene Voraussetzungen notwendig. Welche sind das in Ihrem Falle?

Dr. Hans-Georg Stambke: Im Wesentlichen muss man, in der Regel voneinander getrennt betrachtete Arbeitsprozesse miteinander verbinden. Das gelingt am besten, wenn man zunächst den Ist-Zustand skizziert. Wie entstehen im Hause Projekte? Wer ist in den einzelnen Schritten involviert? Was wird an Gremien oder Vorstände berichtet? Welche Informationen brauchen die jeweiligen Interessensgruppen? Diese Aufnahme des Ist-Zustandes wird „von vorne bis zum Schluss“ als gesamtheitlicher Prozess gedacht und in die Software überführt. So wird nach und nach ein in sich stimmiges Multiprojektmanagement aufgebaut.

DIGITAL FUTUREmag: Sie sprechen hier von Multiprojektmanagement: Was versteht man darunter und wann kommt es zum Einsatz?

Dr. Hans-Georg Stambke: Im Multiprojektmanagement geht es vorwiegend darum, alle Vorhaben und Projekte im Sinne der Unternehmensstrategie zu bewerten und effizient umzusetzen. Deswegen ist es an dieser Stelle so wichtig, den Überblick zu behalten, anhand von Bewertungskriterien die „richtigen“ Projekte anzugehen, um regelmäßig Gremien und LeiterInnen zum aktuellen Projektgeschehen Rede und Antwort stehen zu können. Die Herausforderung, eine detaillierte Gesamtschau zu liefern, meistern Sie deutlich leichter mit einer Software.

DIGITAL FUTUREmag: Organisationen können stark differieren. Industrieunternehmen beispielsweise unterscheiden sich in der Art und Weise der Kommunikation und der Verantwortungsbereiche deutlich von städtischen oder kommunalen Betrieben. Wie gut lässt sich ein individuelles Projekt-Vorgehen mit Ihrer Software realisieren?

Dr. Hans-Georg Stambke: Ein individuelles Projekt-Vorgehen ist nicht nur bei verschiedenen Wirtschaftszweigen maßgeblich, sondern auch von Behörde zu Behörde. Wir erleben es sehr oft, dass der Reifegrad des Projektmanagements unterschiedlich ausgeprägt ist und dementsprechend auch im allgemeinen Projektgeschäft je eigene, spezifische Schwerpunkte gelegt werden. Uns ist es daher wichtig, eine Lösung zu schaffen, die diesen diversen Ansprüchen gerecht wird. Das gelingt uns mit ibo netProject, indem Arbeitsprozesse dem individuellen Vorgehen angepasst und Funktionalitäten auf interne Anforderungen adaptiert werden können.

DIGITAL FUTUREmag: Mit welchen Hindernissen werden sie normalerweise bei der Einführung Ihrer Technologie konfrontiert und wie stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden im Projekt tatsächlich “mitgenommen” werden?

Dr. Hans-Georg Stambke: Tatsächlich werden wir oft damit konfrontiert, dass unsere Software hinsichtlich ihrer Funktionalitäten Begehrlichkeiten weckt, die über das aktuelle Anforderungsprofil hinausgehen. Die Herausforderung besteht dann darin, den Fokus auf das Wesentliche zu richten und zunächst einfach und pragmatisch zu starten. Unsere Software unterstützt unsere KundInnen auch dabei, solche Arbeitsprozesse nach und nach anzupassen bzw. auszubauen. Für den Anfang empfehlen wir allen unseren Auftraggebern, es so simpel wie möglich zu halten, um ihr Personal bestmöglich mitzunehmen.

DIGITAL FUTUREmag: Die meisten Projekte sind dynamisch und verändern sich oft im weiteren Verlauf. Wie können die ProjektleiterInnen Ihre Tools dazu einsetzen, gerade die agile Projektentwicklung optimal zu unterstützen?

Dr. Hans-Georg Stambke: Um angemessen auf sich ändernde Gegebenheiten reagieren zu können, ist es zunächst erforderlich, den Überblick über das gesamte Projektgeschehen zu behalten. ProjektleiterInnen sind gefordert, die Aufgaben, Meilensteine, Aufwände, Kosten und ggf. noch die Risiken im Blick zu behalten. Die Software unterstützt zum einen bei genau dieser Transparenz, aber auch dabei, die Projekt-Dokumentation effizient zu gestalten und nachhalten zu können.

DIGITAL FUTUREmag: Zum Schluss würde ich mich freuen, wenn Sie unseren LeserInnen 3 Tipps geben, wie Organisationen möglichst gut mit Hilfe von Projektmanagement die digitale Transformation meistern können.

Dr. Hans-Georg Stambke: Das mache ich doch gerne.

Tipp 1: Etablieren Sie im Haus einen Hutträger für das Thema Projektmanagement. Dieser fachliche Experte sollte zentraler interner Ansprechpartner für alle sein.
Tipp 2: Betrachten Sie das Projektmanagement als gesamtheitlichen Prozess im Haus. Beginnend von der Entstehung der Vorhaben, über die Durchführung und den projektübergreifenden Überblick.
Tipp 3: Suchen Sie eine Software, die sich Ihrem aktuellen Bedarf jederzeit anpasst und Ihr gesamtheitliches Projektmanagement effizient unterstützt.

DIGITAL FUTUREmag: Vielen Dank!

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