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Dem Personal- und Fachkräftemangel durch Digitalisierung manueller Prozessschritte und Purchase-to-Pay begegnen

Im Interview mit Kay Höhmann, Director Business Development und Mitglied der Geschäftsführung der cisbox GmbH

Nicht nur Unternehmen des deutschen Mittelstandes, sondern auch Kleinstunternehmen bis hin zu Großkonzernen suchen praktisch auf allen Ebenen händeringend nach neuen Fachkräften. Oft werden mit der Digitalisierung lediglich vorhandene Prozesse digital gestaltet, ohne die bisherigen Abläufe in ihrer Gesamtheit infrage zu stellen. Dies führt dazu, dass bestehender Personalmangel unzureichend kompensiert wird und die Möglichkeiten der Digitalisierung von Geschäftsprozessen in der Regel nicht optimal umgesetzt werden. Die Datenerfassung sowie das gesamte Rechnungs- und Zahlungsmanagement von Unternehmen auf digitaler Ebene bieten viele Möglichkeiten, Prozesse im Unternehmen schlank, effektiv und nachhaltig zu gestalten. Die cisbox GmbH bietet Finanzdienstleistern, öffentlichen und privaten Unternehmen sowie Verbundgruppen und deren KundInnen durch den Einsatz moderner Technologien effiziente cloudbasierte Lösungen zur Optimierung der Geschäfts- und Finanzprozesse. Im Zentrum dieser Betrachtung liegt das Schlagwort “Purchase-to-Pay”.

Mit mehrschichtigen B2B-Anbindungen und KI-gestützter Datenerfassung und -synchronisation, cloudbasiertem E-Procurement und zertifiziertem Rechnungs- und Zahlungsmanagement werden Geschäftsprozesse neu modelliert und damit erhebliche Arbeitszeiten von bestehenden MitarbeiterInnen eingespart, die wiederum für andere, hoch qualifizierte Aufgaben eingesetzt werden können. Im Interview mit Kay Höhmann, Director Business Development und Mitglied der Geschäftsführung der cisbox GmbH, besprechen wir im Interview den Ansatz, Personalmangel in prozesskritischen Unternehmensbereichen durch Digitalisierung zu begegnen, über die nahtlose Integration von Software sowie über Private Cloud & Hosting in Deutschland.

DIGITAL FUTUREmag: Herr Höhmann, hat der deutsche Mittelstand das Thema Digitalisierung nicht richtig verstanden? Warum werden immer mehr Fachkräfte gesucht, wo Digitalisierung eigentlich die Abläufe verschlanken soll?

Kay Höhmann: Aus unserer Sicht befindet sich der Mittelstand auf einem guten Weg der Digitalisierung. Die letzten Jahre haben dazu beigetragen, die Bestrebungen des digitalen Wandels zu intensivieren. Dieser Wandel wurde coronabedingt in zahlreichen Branchen noch einmal bedeutsam beschleunigt. Als Hauptursache für den Fachkräftemangel gilt, wie wir wissen, hauptsächlich der demografische Wandel. Dadurch fehlen u. a. IT-Fachkräfte, die für den Digitalisierungsfortschritt dringend benötigt werden. Bei unseren Digitalisierungslösungen geht es jedoch nicht vorrangig darum, Fachkräfte durch Automatisierung zu ersetzen, sondern die steigenden Anforderungen und komplexen Prozesse im Tagesgeschäft vor allem dort zu optimieren, wo bislang analog gearbeitet wurde. Das soll auch dann ohne Probleme möglich sein, wenn die Personaldecke durch fehlende MitarbeiterInnen dünner ist als gewohnt – und von bestehenden Fachkräften als Signal verstanden werden, ihre Kompetenzen bestmöglich einzusetzen und sie in ihrem Tagesgeschäft optimal zu unterstützen.

DIGITAL FUTUREmag: Ihr Unternehmen unterstützt KundInnen weltweit bei der digitalen Transformation. Cisbox ist mittlerweile in über 25 Ländern aktiv. Können Sie einen Unterschied zwischen Deutschland und anderen Ländern feststellen?

Kay Höhmann: Gemäß dem Index für die digitale Wirtschaft und Gesellschaft (DESI) bewegt sich Deutschland bei der Digitalisierung eher im Mittelfeld. Führend sind hier die skandinavischen Länder. Wer sich den erfolgreichen digitalen Wandel eines Landes vor Augen führen will, sollte einen Blick auf die Entwicklung Estlands werfen. Dort werden heute bereits 99 % aller staatlichen Dienstleistungen online abgewickelt, von der elektronischen Stimmabgabe bis hin zu Steuerdienstleistungen - eine Maßnahme zur Wegbereitung des digitalen Ökosystems, die sich in kürzester Zeit positiv auf die wirtschaftliche Entwicklung Estlands auswirkte. In Deutschland hingegen wollen Bund, Länder und Kommunen ca. 575 Verwaltungsleistungen zunächst nach einheitlichen Standards online anbieten. Erfahrungsgemäß müssen bei nationalen Vorhaben dieser Art zahlreiche Hürden genommen und Bestimmungen beachtet werden, bevor die Praxis die Theorie ablöst. Und das bedeutet auch die Inkaufnahme einer zeitlichen Komponente, die allenfalls mittelfristig bestimmt werden kann. Betrachtet man also die Ambitionen des digitalen Wandels im internationalen Vergleich, wird das noch ungenutzte Potential Deutschlands erkennbar – ein Potential, das die Bundesregierung mit der „Umsetzungsstrategie Digitalisierung gestalten“ ausschöpfen will.

DIGITAL FUTUREmag: Mit Ihrem Unternehmen stellen Sie die Digitalisierung von manuellen Prozessschritten rund um Purchase-to-Pay in den Mittelpunkt Ihrer Arbeit. Was ist Ihr persönlicher Antrieb und wo sehen Sie die größten Vorteile bei der Digitalisierung und Neugestaltung bestehender Geschäftsprozesse?

Kay Höhmann: Lassen Sie mich den deutsch-amerikanischen Philosophen Erich Fromm zitieren: “Man liebt das, wofür man sich müht, und man müht sich für das, was man liebt.” Dies war von Anfang an nicht nur meine, sondern auch die Devise unseres Unternehmens. Auch heute „brenne“ ich für unsere Lösungen – wie vor 17 Jahren, als die cisbox GmbH mit ihren Lösungen in den Markt ging. Unser Interesse besteht darin, mit unseren KundInnen und Partnern die optimale Lösung für ein gemeinsam definiertes Ziel zu erreichen. Mit unseren Lösungen wollen wir vor allem jene Prozesse digitalisieren, die auch heute noch hauptsächlich manuell erledigt werden, wie z.B. der von Ihnen angesprochene Purchase-to-Pay Prozess: Ware bestellen und liefern lassen, Ware prüfen und verbuchen, auf die Rechnung warten, Rechnung mit der Lieferung abgleichen, abzeichnen lassen, zuordnen, kontieren, zur Zahlung freigeben und die Zahlung auslösen. Das sind viele Teilprozesse, die sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, Manpower erfordern und fehleranfällig sind, wenn sie manuell gehandhabt werden. Die Digitalisierung hilft, diese Prozessschritte zu optimieren, zu vereinfachen und zu automatisieren. Zudem fördert sie ein modernes, intuitives und flexibles Arbeiten, Lernen und Kommunizieren. Gleichzeitig reichern wir diese Aspekte mit unseren Dienstleistungen an und übernehmen jene Prozesse, die vor Einführung unserer Lösungen kundenseitig manuell durchgeführt werden mussten. Zudem ermöglichen die Daten, die sich bei Digitalisierungsprozessen ergeben und die wir bereitstellen, einen Blick auf die kommende Entwicklung des Geschäfts, sodass diese als Echtzeitinformationen zur Entscheidungsfindung herangezogen werden können. In der heutigen Zeit ist das ein entscheidender Wettbewerbsvorteil bei der Ressourcenplanung im Hinblick auf die eigene Marktposition. Aus all diesen Vorteilen entsteht die perfekte Symbiose und bringt Unternehmen dem Wunsch nach nahtloser Digitalisierung ein ganzes Stück näher.

DIGITAL FUTUREmag: Lässt sich denn durch die Einführung Ihrer Lösung tatsächlich Personal einsparen und wie reagieren die Beschäftigten darauf?

Kay Höhmann: Neue disruptive Technologien haben schon immer Angst vor Arbeitsplatzverlust mit sich gebracht. Die Geschichte lehrt aber, dass diese vielfach unbegründet ist. Nach unserer Meinung sind hierbei die Führungsetagen der Unternehmen gefragt, um auf die MitarbeiterInnen zuzugehen und ihnen die Angst zu nehmen. Wir sehen uns daher eher als Personalunterstützer. Bisherige manuelle Prozesse werden durch unsere Dienstleistungen und cloudbasierte Lösungen ergänzt, optimiert und automatisiert, damit die bestehenden MitarbeiterInnen die dadurch gewonnene Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, Weiterbildungsmaßnahmen, usw. nutzen können. Somit legen wir bei unseren Projekten auch immer Wert darauf, dass die operativen Einheiten von Anfang an mit eingebunden werden, um den für uns wichtigen Input der bestehenden Abläufe zu erhalten und ihnen zu erläutern, warum „bewährte manuelle Prozesse“ auch einmal kritisch zu betrachten sind. Aber auch Themen wie Homeoffice und Fachkräftemangel spielen bei der Einführung unserer Systeme eine wichtige Rolle. So stehen heute die Arbeitgeber eher vor der Herausforderung, bestehendes Personal zu halten und ihnen die bestmöglichen Arbeits- und Rahmenbedingungen, durch die Einführung von Lösungen, wie die unseren, zu bieten. Unsere KundInnen sowie deren Mitarbeitende empfinden unsere Lösungen als definitive Erleichterung im Tagesgeschäft – vor allem in einer Prozesskette, die durch den Einsatz bereits vorhandener Softwaresysteme ohnehin schon in Teilen digital geworden ist. Wir hören oft: „Warum haben wir das System nicht schon eher eingeführt?“ oder „Ich weiß gar nicht mehr, wie wir das vorher geschafft haben!“. Jene Aussagen bestätigen uns in unserer Absicht, Mensch und Digitalisierung zu verbinden.

DIGITAL FUTUREmag: Was Sie beschreiben bedeutet auch, dass Schnittstellen zu vielen anderen Datenbanken und Software Tools hergestellt werden müssen. Wie kann man sich einen Projektstart mit Ihrem Unternehmen vorstellen?

Kay Höhmann: Durch unsere langjährige Erfahrung haben wir bereits erfolgreich zahlreiche Schnittstellen zu Drittsystemen (Warenwirtschaftssysteme Input/Output; Finanzbuchhaltungssysteme Input/Output; BI-Tools; Dokumentenmanagementsysteme; Budgetierungssoftware, usw.) umgesetzt. Hierbei gehen wir sehr klassisch vor: IST- und Soll-Prozessanalyse durch unseren Vertrieb, technische IST- und Soll-Analyse durch unser Produktmanagement sowie Festlegung der technischen Umsetzung durch unsere IT. Haben NeukundInnen eine Software im Einsatz, die für den Workflow relevant, uns aber bislang unbekannt ist, dann wird die technische Anbindung Teil unseres Vertragswerks. Wir kümmern uns in Absprache mit den jeweiligen Herstellern der Drittsoftware um die Implementierung. Die KundInnen unterstützen bei den finalen funktionellen Tests und starten im Anschluss unkompliziert in die produktive Phase. In der Regel setzen wir eine neue Schnittstelle innerhalb von nur 8 Wochen produktiv um.

DIGITAL FUTUREmag: Für viele Unternehmen ist das Thema Datenschutz und Datensicherheit eines der wichtigsten, weil zum Beispiel besonders sensible Daten verarbeitet werden. Welche Rolle spielt für Sie das Thema Private Cloud & Hosting in Deutschland?

Kay Höhmann: Die Private Cloud sowie das Hosting ausschließlich in Deutschland spielen für uns eine der zentralen Rollen bei der Bereitstellung unserer cloudbasierten Lösungen und Dienstleistungen. Nicht nur KundInnen aus Deutschland wissen um den sicheren Umgang mit Daten innerhalb Deutschlands. Wir maximieren dieses Prinzip Sicherheit, indem wir nicht auf Cloudlösungen von Drittanbietern, sondern auf das Hosting und den Betrieb einer eigenen Private Cloud setzen. Daten, die bei uns gehostet werden, verbleiben somit zu 100% in Deutschland, sodass unsere KundInnen immer die Hoheit über sie besitzen. Zudem sind wir aus Überzeugung heraus Mitglied bei der Initiative „Cloud Services Made in Germany“ und berücksichtigen gemäß den Vorgaben des BSI den Betrieb in zwei georedundanten Rechenzentren in Düsseldorf und Stuttgart.

DIGITAL FUTUREmag: Lassen Sie uns zum Schluss noch einen gemeinsamen Ausblick in die Zukunft wagen. Energiekrise und Klimawandel fordern uns als Gesellschaft heraus. Welchen Beitrag können Sie und Ihr Unternehmen hier leisten?

Kay Höhmann: Die Prozessdigitalisierung bedeutet nicht nur, die betriebliche Effizienz zu steigern und technologisch up to date zu sein. Sie steht auch für einen verantwortungsvolleren Umgang mit den natürlichen und begrenzten Ressourcen. Ein Beispiel: Wird eine Rechnung elektronisch statt auf Papier ausgestellt, reduziert sich der CO²-Ausstoß für diesen Beleg um bis zu 35%. Erhält ein Unternehmen jährlich also 5.000 elektronische (EDI- oder XRechnungen) statt Papierrechnungen (Kopien nicht mit eingerechnet), entspricht das einer Reduktion des CO²-Ausstoßes von bis zu 2 Tonnen – zusätzlich zu den eingesparten 75 Tonnen Wasser und rund 24 Bäumen, die zur Papierherstellung notwendig gewesen wären. Bedenkt man, dass rund 70% der weltweit versandten Rechnungen Papierbelege sind bzw. PDF-Rechnungen in der Regel ausgedruckt werden, besteht hier ein bedeutsames Potenzial zum nachhaltigen Umgang mit natürlichen Ressourcen.

DIGITAL FUTUREmag: Haben Sie herzlichen Dank für dieses Interview und den Blick in die Zukunft.

 

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