Impulsbeitrag von Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales & Vertrieb bei ecoDMS.
Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) haben standardisierte Abläufe häufig noch nicht digitalisiert. Dies hat zur Folge, dass Mitarbeiter mit zahlreichen repetitiven Aufgaben befasst sind, die unnötig Zeit kosten. Dabei bietet der Markt Lösungen, mit denen sich lineare Prozesse leicht automatisieren lassen – und das sogar gegen nur geringe Lizenzgebühren.
Die Bearbeitung bestellbezogener Rechnungseingänge ist ein Beispiel für solch einen standardisierten Ablauf. Hierbei wird ein Großteil betrieblicher Kapazitäten unter anderem durch die manuelle Verfolgung der Rechnungsbearbeitung gebunden. Dagegen ermöglichen es leistungsfähige Software-Produkte, diese Abläufe zu definieren, zu automatisieren und somit lästige Routineaufgaben drastisch zu verkürzen.
Eingangsrechnungen aus verschiedenen Kanälen können so gebündelt und beispielsweise zur HGB-Freigabe an die Buchhaltung weitergeleitet werden.
Der nächste Schritt ist dann die automatisierte Weiterleitung an die Fachbereiche zur Freigabe. Anschließend werden die Ergebnisse an das Zielsystem, etwa eine Buchhaltungssoftware, übergeben.
Die ecoDMS GmbH bietet beispielsweise mit ihrem WORKZ-Add-on eine Lösung an, die insbesondere wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung optimiert. Dadurch eignet sie sich vor allem für Unternehmen, die schmale Dokumentenprozesse für wenig Geld im Büroalltag automatisieren möchten.
Wiederkehrende Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten können mit dem WORKZ Add-on in dem Dokumenten-Management-System ecoDMS automatisiert werden.