Im Interview mit Ulrike Werneck, Director, Demand & Field Marketing EMEA bei DocuSign
Es ist noch gar nicht so lange her, da waren Unternehmen, die ihre Dokumente digital signierten, eher selten. Das hat sich mittlerweile geändert. Gerade bei großen und internationalen Playern ist die digitale Unterschrift zur Regel geworden. Bereits seit 2003 unterstützt DocuSign Firmen bei der Verknüpfung und Automatisierung aller Arbeitsabläufe zur Vorbereitung, Unterzeichnung, Umsetzung oder Verwaltung von Vereinbarungen sowie Verträgen. Dazu hat der Technologie-Anbieter eine Lösung entwickelt, die praktisch auf jedem Gerät, von fast überall und zu jeder Zeit innerhalb der Cloud genutzt werden kann. Über eine Million Kunden und mehr als eine Milliarde Nutzer in über 180 Ländern zeigen, dass die Prozessoptimierung im Bereich Signieren von Dokumenten zum Standard geworden ist. Mit Ulrike Werneck sprechen wir heute über die Verfügbarkeiten einer im Business-Alltag mittlerweile so wichtigen Komponente, die Bedeutung der E-Signatur als Baustein der digitalen Transformation und natürlich auch über die Rechtssicherheit eines “virtuellen Autogramms”.
DIGITAL FUTUREmag: Frau Werneck, die voranschreitende Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird immer relevanter. Neue Technologien, neue Geschäftsmodelle, hybrides Arbeiten und Nachhaltigkeit sind mittlerweile Chefsache. Welche Rolle spielt die E-Signatur im großen Schaubild der Digitalen Transformation?
Ulrike Werneck: Die E-Signatur ist ein entscheidender Baustein der digitalen Transformation. Denn sie hilft den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, das operative Tagesgeschäft effizienter und kostengünstiger abzuwickeln. Von Verkaufsverträgen, Angebotsschreiben bis hin zu Kontoeröffnungen und Rechnungen können all diese Vertragsarten mit einer E-Signatur praktisch überall und zu jeder Zeit versendet und signiert werden. Darüber hinaus trägt die elektronische Unterschrift dazu bei, den steigenden Kundenerwartungen und auch den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.
DIGITAL FUTUREmag: Für viele Unternehmen, mit denen Sie sprechen, gibt es wahrscheinlich auch viele Bedenken, eine solche Lösung im Unternehmen zu implementieren. Was sind die häufigsten Bedenken, die im Rahmen einer Einführung genannt werden und was spricht ihrer Meinung nach unbedingt dafür, Verträge digital zu unterzeichnen?
Ulrike Werneck: Aus der neuen Mittelstandsstudie, die wir gemeinsam mit Statista zum Thema „Prozessdigitalisierung“ durchgeführt haben, ging deutlich hervor, dass vor allem Sicherheitsbedenken für viele Unternehmen gegen die Einführung von digitalem Vertragsmanagement stehen. Doch mit hochsicheren Verschlüsselungsstandards, permanenter Verfügbarkeit und vollständigen digitalen Prüfpfaden können wir jeder Transaktion absolut vertrauen. Darüber hinaus können Unternehmen davon profitieren, dass sie mit DocuSign Transaktionen bis zu 25 mal schneller durchführen können als mit papierbasierten Prozessen und so ein weitaus besseres Kundenerlebnis bieten können.
DIGITAL FUTUREmag: Eine wichtige Rolle spielt sicherlich die Rechtssicherheit bzw. Rechtsgültigkeit der Verträge. Wir erleben es noch sehr oft, dass gerade bei wichtigen Dokumenten auch ein Stempel des Unternehmens gefordert wird. Wie sind hier ihre Erfahrungen?
Ulrike Werneck: Viele fragen sich: “Kann meine elektronische Signatur gefälscht, missbraucht oder kopiert werden?” Fakt ist: Die herkömmliche handschriftliche Unterschrift ist anfälliger für Fälschung und Manipulation, da elektronische Signaturen viele Sicherheits- und Authentifizierungsebenen durchlaufen und es wird ein vor Gericht zulässiger Transaktionsnachweis erstellt. Mit den Lösungen von DocuSign können Sie elektronisch signieren und gleichzeitig alle Anforderungen der eIDAS erfüllen. Diese EU-Verordnung regelt unter anderem elektronische Signaturen. Die Rechtssicherheit ist daher während sämtlicher Verhandlungsphasen, von der Ausgestaltung bis zum Abschluss von Verträgen, gewährleistet.
DIGITAL FUTUREmag: Die Schnelligkeit der Prozesse aber auch des gesamten Einführungsprozesses spielt sicher eine große Rolle. Wie aufwändig ist die Einführung?
Ulrike Werneck: Tagtäglich werden in Unternehmen hunderte von Verträgen und Dokumenten ausgestellt, die unterzeichnet werden müssen. Oft ist dieser Prozess unnötig langsam. Ein einfaches „weiter so“ kann sehr kostspielig werden. Mit der Umstellung auf digitale Unterschriftsprozesse können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schneller entscheiden und besser zusammenarbeiten. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Umstellung auf die elektronische Signatur in der Regel nur einen geringen Aufwand erfordert und sich problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren lässt.
DIGITAL FUTUREmag: Nun, einen Vertrag für mehrere Millionen Euro digital zu unterschreiben macht vielleicht bei dem ein oder anderen auch ein etwas merkwürdiges Bauchgefühl. Wie können Sie sicherstellen, dass Verträge nicht angreifbar, nicht gehackt oder gefälscht werden können? Ein einziges Wort bzw. eine geringe Änderung im Vertrag kann große Auswirkungen haben.
Ulrike Werneck: Grundsätzlich enthalten alle Verträge sensible Daten wie Namen, Adressen und natürlich vertrauliche Informationen. Wenn Unternehmen sensible Daten verarbeiten, müssen sie sicherstellen, dass die eingesetzten Lösungen DSGVO-konform sind und außerdem auch alle weiteren Sicherheitsrichtlinien der EU erfüllen. Deshalb sollten auf Vertragsplattformen auch sehr starke Verschlüsselungstechnologien eingesetzt werden. Um unsere Kunden zu schützen, verwendet DocuSign strenge Sicherheits- und Verschlüsselungsstufen für jedes unterzeichnete Dokument. Alle Anwendungen und Dokumente lassen sich durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und nachvollziehbare, elektronischen Prüfpfade sichern.
DIGITAL FUTUREmag: Jägermeister zählt zu Ihren wichtigen Kunden und hat weltweit ihr System im Einsatz. Was war für Jägermeister der entscheidende Punkt, sich für DocuSign zu entscheiden?
Ulrike Werneck: Jägermeister suchte nach einer unternehmensweiten, also globalen digitalen Lösung, um Verträge und Vereinbarungen zu unterschreiben. Die Prozessoptimierung und der Verzicht auf papierbasierte Prozesse standen dabei im Vordergrund. Dafür, sowie um die Unterzeichnung von Protokollen aus Versammlungen in Tochtergesellschaften weltweit reibungslos zu gestalten, entschied sich die Unternehmensgruppe für DocuSign eSignature.
DIGITAL FUTUREmag: Wie können wir uns die Einführung einer digitalen Signatur im Unternehmen vorstellen? Gibt es Empfehlungen in welchem Bereich man beginnt?
Ulrike Werneck: Die Einführung von eSignature und insbesondere eines digitalen Vertragsmanagements sollte ein teamorientierter Prozess zwischen den wichtigsten Interessengruppen im Unternehmen, der Rechtsabteilung und der IT-Abteilung sein. Zunächst sollten die Geschäftsanforderungen und die Anwendungsfälle festgelegt werden. Vertragsmanagement-Plattformen lassen sich in Systeme integrieren, die das Unternehmen möglicherweise bereits nutzt, wie Salesforce, Google oder SAP.
DIGITAL FUTUREmag: Lassen Sie uns am Schluss noch einen Blick in die Zukunft werfen. An welchen Themen arbeiten Sie damit Ihr Unternehmen auch in den nächsten Jahren am Markt ähnliche Wachstumszahlen vorweisen kann?
Ulrike Werneck: Schon jetzt ermöglicht der Einsatz von künstlicher Intelligenz tiefere Einblicke in Vertragsbedingungen und ähnliche Klauseln im gesamten Unternehmen. KI kann Compliance-Risiken identifizieren, unseriöse Klauseln aufspüren und sicherstellen, dass die besten Gesamtbedingungen auf alle Verträge angewendet werden, unabhängig von ihrem Ursprung. Sie warnt frühzeitig bei bekannten Vertragsproblemen, sodass Sie rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten und zukünftige Kosten und Risiken vermeiden können. In den nächsten Jahren planen wir natürlich, unseren Kundinnen und Kunden weiterhin marktführende Lösungen zur Verfügung zu stellen.
DIGITAL FUTUREmag: Das klingt spannend und ich bedanke mich für das ausführliche Interview.