Die windream GmbH und das ECM-System windream – Was müssen ECM Systeme mit Zukunftsfaktor können?

Interviews 03. September 2020 Zugriffe: 6747

Im Interview mit Patrick Plenz, Marketing Manager der windream GmbH

Die windream GmbH aus Bochum entwickelt und vertreibt das Enterprise-Content-Management-System (ECM) windream. Das Unternehmen beschäftigt aktuell mehr als 100 Mitarbeiter und verfügt über ein weltweites Partnernetz von insgesamt 250 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern. Zum Kundenkreis zählen zahlreiche Unternehmen im In- und Ausland. Aufgrund seines modularen Aufbaus ist windream sowohl für den Einsatz in mittelständischen Unternehmen als auch in großen Konzernen geeignet. Die Modularität erlaubt es den Anwendern, das System exakt an die Anforderungen ihres Unternehmens anzupassen.

Entscheider kompakt: Die „Digitale Transformation“ schreitet mit Riesenschritten voran. Ist das elektronische Dokumentenmanagement tatsächlich immer noch DER zentrale Bereich der Digitalisierung in Unternehmen?

Patrick Plenz: Ja, ist er. Und zwar aus zwei Gründen: Zum einen müssen Informationen, die in Papierform vorliegen, digitalisiert werden. Zum anderen bietet ein DMS- oder auch ECM-System einen zentralen Ablageort als Basis für alle unternehmensrelevanten Informationen und Dokumente. Denn nach wie vor ist das Handling komplexer Informationsbestände eine zentrale Herausforderung für jedes Unternehmen. Und auch wenn mit dem Begriff „Digitale Transformation“ viele weitere Aspekte angesprochen werden, kann diese Transformation nur mit einer soliden Informationsbasis gelingen. Unsere Systeme bringen Ordnung ins Chaos, von daher sind sie gefragter denn je.

Entscheider kompakt: Was sind die Grundkomponenten des Enterprise-Content-Management-Systems von windream und was unterscheidet ihr System von denen anderer Anbieter?

Patrick Plenz: Unser ECM-System besteht prinzipiell aus einem revisionssicheren Archiv zur Langzeitspeicherung, einem DMS für die sinnhafte Verschlagwortung und das schnelle Wiederfinden von Informationen sowie einem System, mit dem elektronische Arbeitsprozesse abgebildet und automatisiert werden können. Bei all dem ist die einfache Benutzbarkeit des Systems immens wichtig. Denn nur, wenn alle Mitarbeiter bequem und ohne große Anstrengung mit dem System umgehen können, ist es ein echter Mehrwert. Und damit sprechen wir direkt unsere USP an: Wir haben windream so in das Windows-Betriebssystem integriert, dass Anwender gar nicht merken, dass sie mit einem ECM-System arbeiten.

Entscheider kompakt: Wie funktioniert die Integration in das Windows Betriebssystem? Warum schätzen Sie diese Integration als einen entscheidenden Vorteil?

Patrick Plenz: windream stellt sich dem Nutzer als „normales Laufwerk“ dar. Er muss keine explizite Software starten, um mit Dokumenten in windream zu arbeiten. Jede beliebige Software erkennt das windream-Laufwerk und kann Dokumente laden und speichern. Und die zusätzlichen ECM-Funktionen stehen in Windows direkt mit den bekannten Onboard-Befehlen anderer Programme zur Verfügung. Daher wenden Nutzer unsere Software korrekt an, ohne sich Gedanken darüber zu machen.

Entscheider kompakt: Die Einführung neuer Systeme ist in Unternehmen oft der Knackpunkt da sie viel Zeit und Geld verschlingt. Müssen die Mitarbeiter für dieses System speziell geschult werden?

Patrick Plenz: Aufgrund der beschriebenen Windows-Integration reduziert sich der Schulungsaufwand auf ein Minimum. Und selbst ohne Schulung können Anwender einen Großteil der Funktionen aus dem Stand nutzen. Und was noch viel wichtiger ist: Dieser intuitive Zugang führt zu einer schnellen Akzeptanz der Software. Denn ein fehlgeschlagenes Projekt aufgrund mangelnder Akzeptanz ist viel teurer als die Investition in Software oder Zeit.

Entscheider kompakt: In der Praxis treffen Sie sicher auf zahlreiche unterschiedliche Plattformen und Systeme. Gibt es noch zusätzliche Integrationsmöglichkeiten?

Patrick Plenz: Aufgrund des patentierten Laufwerks ist windream ein extrem „offenes“ System, das schnell mit anderen Systemen verknüpft werden kann. Jede Software kann sofort und ohne Einschränkungen ihre Dateien auf dem windream-Laufwerk speichern bzw. von dort laden. Für weitergehende Funktionen existieren natürlich entsprechende Anbindungen an alle üblicherweise eingesetzten Programme, die unsere Kunden im Einsatz haben, wie ERP-, Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssoftware. Besonders hervorheben möchte ich unsere ebenfalls nahtlose Integration in Microsoft Outlook, da dieses Produkt fast überall während der gesamten Arbeitszeit geöffnet ist. Hier bieten wir die komplette windream-Funktionspalette innerhalb von Outlook an.

Entscheider kompakt: Das elektronische Prozessmanagement, u.a. die Verbindung von Prozessen mit begleitenden Dokumenten, wird im Zuge der Digitalisierung immer wichtiger. Über welche Lösungen verfügen Sie in diesem Bereich?

Patrick Plenz: Neben unserem ECM-System bieten wir seit Jahren ein BPM-System an, das zur Modellierung und Verarbeitung von Geschäftsprozessen verwendet wird. Denken Sie zum Beispiel an einen elektronischen Urlaubsworkflow oder an einen automatisierten Prozess für die Rechnungsfreigabe. Überall dort, wo klassisch Formulare genutzt werden oder wo abteilungsübergreifend und zeitnah kommuniziert werden muss, kann ein solches System eingesetzt werden. Und das ist bei nahezu allen unseren Kunden im produktiven Einsatz. Nach der Digitalisierung von Dokumenten und Informationen ist die elektronische Steuerung von Geschäftsvorgängen der zweite Schritt in der „Digitalen Transformation“.

Entscheider kompakt: Zum Abschluss die Frage: Entscheider müssen sich immer mehr darauf einstellen, dass ihre Mitarbeiter mobil von verteilten Standorten und über unterschiedliche Geräte miteinander arbeiten und kommunizieren. Welchen Stellenwert erhält der Einsatz eines ECM-Systems in diesem Kontext?

Patrick Plenz: Der Anwender versteht es mittlerweile als eine Selbstverständlichkeit, mobilen Zugriff auf sämtliche Informationen zu erhalten, die er für seine Arbeit benötigt. Von daher sind Unternehmen, die sich für den Einsatz eines ECM-Systems entschieden haben, um unternehmensrelevante Dokumente und Prozesse zentral zu verwalten und bereitzustellen, bestens aufgestellt. Das windream ECM-System lässt sich als vollständig konfigurierbare progressive Web App im ECM-Bereich plattformübergreifend einsetzen. Anwender haben jederzeit und mit allen Geräten mobilen Zugriff auf ihre Dokumente und Prozesse. Worauf es aber ebenfalls ankommt, ist die „User Experience“, die immer häufiger als Argument zitiert wird. Denn ein System wird nur dann hundertprozentig von Anwendern akzeptiert, wenn es ihnen eine hohe Benutzerfreundlichkeit bietet – ohne lange Einarbeitungszeiten und ohne unnötige Zeitverluste.

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