Im Interview mit Zoran Jotanovic, Business Unit Manager Compliance bei audicon
Audicon bietet Software-Lösungen zur Datenanalyse, Jahresabschlusserstellung und -prüfung, RPA sowie für neue Themen z.B. AI und Verfahrensdokumentation nach GoBD. Audicon ist offizieller Lieferant der Datenanalyse-Lösung IDEA, die u.a. von der Finanzverwaltung eingesetzt wird. Im Expertengespräch mit Zoran Jotanovic, Business Unit Manager Compliance bei audicon Sprechen wir heute über Robotic Process Automation (RPA), Digitalisierung der Steuerabteilung, Tax Compliance und die ungeliebte Verfahrensdokumentation.
Entscheider kompakt: Obwohl die Steuerabteilung in den Unternehmen oft nur einen kleinen Personalanteil am Gesamtunternehmen hat, sind die monetären oder finanziellen Auswirkungen auf Prozessoptimierung immens. Können Sie uns hier etwas zum potentiellen Einsparungspotenzial ihrer Lösung rund um die Digitalisierung der Steuerabteilung verraten?
Zoran Jotanovic: Es geht darum, Dinge nicht mehr umständlich und zeitraubend händisch zu machen, mit all seinen Fehlerpotentialen, sondern softwaregestützt und möglichst automatisiert. Viele arbeiten mit Excel, und auch wenn das generell ein tolles Tool ist, hat es Nachteile gegenüber professionellen Lösungen. Zu diesen Themen bietet Audicon zahlreiche Softwarelösungen an, angefangen von IDEA, der offiziellen Datenanalyse-Software der Finanzverwaltung (alle 35.000 Anwender der Finanzverwaltung prüfen mit IDEA von Audicon) über automatisierte Tax Compliance Monitoring Lösungen bis hin zum vollautomatisierten RPA, also „Robotic-Process-Automation“.
Entscheider kompakt: Sie haben das Stichwort bereits genutzt. Robotic Process Automation (RPA) ist bereits bei großen Unternehmen im Einsatz, die gerade auch International hier große Herausforderungen zu stemmen haben. Können Sie uns den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) etwas erläutern und die damit verbundenen Vorteile?
Zoran Jotanovic: Sie kennen sicher Excel Makros: Sie drücken auf einen Knopf, und Excel ‚macht‘ bestimmte Dinge automatisiert. Also eine Art kleiner ‚Excel-Roboter‘, der in Excel tolle Dinge tut. Und jetzt stellen Sie sich vor, dass es sich nicht mehr auf Excel beschränkt. Stellen Sie sich also vor, dass alles, was stupide und wiederholbare Tätigkeiten an einem Bildschirm sind, automatisiert abläuft. Das ist RPA. Automatisiert öffnet sich Ihr Internet Browser, gewisse Seiten öffnen sich, Zugangsdaten werden von Geisterhand eingegeben, es wird werden Suchbegriffe aus der Zwischenablage hineinkopiert, und die Treffer-Ergebnisse werden aus der Website wieder zurück in Ihre Excel-Tabelle geschrieben… das wäre ein typisches Beispiel für RPA. Wenn wir also am Ende dieser Veranstaltung die Gäste unseres Standes mit unserem System abgleichen, dann könnte das eine Hilfskraft machen. Oder RPA.
Entscheider kompakt: Wie geht audicon an solche Projekte heran? Was sind die 3 wichtigsten Elemente für eine erfolgreiche Einführung?
Zoran Jotanovic: Zunächst muss man verstehen, wie der Prozess funktioniert. Wir setzen uns also mit den Anwendern an den PC und beobachten jeden – JEDEN – einzelnen Schritt, jede Mausbewegung und jede Tastatureingabe. Wenn das wiederholbare Dinge sind, begeben wir uns an die RPA-Modellierung und Tests. Schließlich erfolgt der Einsatz in der Produktivumgebung – das war’s.
Entscheider kompakt: Abgesehen von RPA, wenn man Sie - Audicon - im Internet recherchiert, kommen Sie unweigerlich mit dem Themenbereich Tax Compliance in Verbindung. Gibt es neben den vielen Richtlinien und den gesetzlichen Vorschriften die Unternehmen einhalten müssen auch Vorteile beim Einsatz und bei der Berücksichtigung von Tax Compliance?
Zoran Jotanovic: Ja natürlich, denn neben der Erfüllung von Gesetzesvorgaben geht es immer auch darum, Geld zu sparen. Und das möglichst automatisiert. Keine Sanktionen & Strafzahlungen zahlen zu müssen spart bereits Geld. Und automatisch aufgedeckte Doppelzahlungen ebenfalls – um nur zwei ganz einfache Beispiele zu nennen.
Entscheider kompakt: Um die Verfahrensdokumentation kommen die Unternehmen in der Regel nicht herum. Wie können Sie sicherstellen, dass die einmal eingeführten Dokumentation langfristig funktionieren und einem dynamischen Wachstumsprozess in den Unternehmen standhalten?
Zoran Jotanovic: Verfahrensdokumentationen sind mittlerweile absolute Pflicht – jeder zweite Betriebsprüfer fragt mittlerweile danach, und die Quote steigt. Die Einrichtung ist nicht unbedingt unsere Sache – wir bieten aber die softwareseitige Unterstützung, dies mit wenig Mühe einzurichten und zu pflegen.
Entscheider kompakt: Welche Empfehlung haben Sie spezielle an Geschäftsführer, die sich mit dem Gedanken tragen das gesamte Thema Risk und Compliance extern zu vergeben?
Zoran Jotanovic: Gehen Sie es Schritt für Schritt an, und suchen Sie sich einen guten Partner, der Sie auf dem Weg begleitet. Das ist immer noch erheblich preiswerter, als es schlecht oder gar nicht zu machen.
Entscheider kompakt: Auf dem nächsten Digital FUTUREcongress sind Sie mit einem Messestand und einem Workshop vertreten. Was können die Teilnehmer Ihres Workshops in 1 Stunde erwarten?
Zoran Jotanovic: Sympathische Zeitgenossen – und insbesondere einen Sprint durch unterschiedliche Lösungen der Digitalisierung, von Datenanalyse über RPA bis hin zu automatisiertem Data Monitoring. Es wird nicht langweilig, das verspreche ich.
Entscheider kompakt: Das klingt viel versprechend. Dann wünsche ich Ihnen nicht nur viel Spaß beim Workshop sondern auch viele gute Kontakte an Ihrem Messestand …