ENTSCHEIDER kompakt im Interview mit Klaus Beck-Dede, CEO der iDocpro.de GmbH
iDocpro aus Neu-Isenburg bei Frankfurt hat eine Lösung entwickelt, welche auch kleinen Unternehmen mit 50 oder weniger Mitarbeitern ermöglicht die Digitalisierung auf einfache Weise zu nutzen. iDocpro lädt Dienstleister aus Service, Handwerk und Industrie ein, ihre Prozesse zu verbessern und ihre Effizienz messbar zu steigern. Mit dem Slogan “Schnell, papierlos und effizient” wirbt iDocpro für die vollständige digitale Datenerhebung. Mit Klaus Beck-Dede, CEO der iDocpro.de GmbH sprechen wir heute über einfache Wege, wie auch kleinere Unternehmen von der Digitalisierung profitieren können.
Entscheider kompakt: Kleine und mittlere Unternehmen fürchten nicht selten einen hohen Aufwand und verzichten deshalb auf die Möglichkeiten, die ihnen die Digitalisierung bietet. Warum sollten sich KMUs für das Thema öffnen?
Klaus Beck-Dede: Wir haben bei der Beratung von Unternehmen in den Größen von 1 bis ca. 100 Mitarbeitern festgestellt, dass sich durch die richtige Form der Digitalisierung große Potenziale heben lassen. Effizienzgewinn, der insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels ein großer Vorteil sein kann. Mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern mehr Umsatz und damit Ertrag machen oder als Unternehmer einfach etwas weniger Belastung und mehr Freizeit zu haben sind Ziele, die sich mit Digitalisierung sehr gut erreichen lassen.
Entscheider kompakt: Auf welche Probleme und Hürden sollten KMUs besonders vorbereitet sein, wenn sie sich für eine Digitalisierung im Unternehmen entscheiden?
Klaus Beck-Dede: Viele Unternehmen haben eine starke Vertrauensbeziehung zu ihrem langjährigen IT-Dienstleister, der sie gut mit Hardware, Service und Standard-Software versorgt hat. Diese Dienstleister kommen aber bei der Digitalisierung häufig an ihre Grenzen, weil Prozessoptimierung und die Konzeption effizienter ganzheitlicher Lösungen nicht zu ihrer eigentlichen Kernkompetenz gehören. Die größte Herausforderung für KMUs ist es deshalb, die oder den richtigen Partner für die Digitalisierung zu finden. Das ist als “Laie“ in einem doch sehr undurchsichtigen Markt mehr als schwierig. Es gibt nur wenige IT-Unternehmen, egal ob Software, Beratung oder Service, die, wenn sie von Kunden angesprochen werden, eine Anfrage ablehnen. Somit liegt es an den Unternehmen zu erkennen, welcher Anbieter hier wirklich gute Lösungen anbietet bzw. anbieten kann. Dazu kommt, dass vielen Unternehmen nicht bewusst ist, dass Digitalisierung bedeutet, die eigenen Stärken, die man in der Vergangenheit aufgebaut hat, durch die Digitalisierung weiter auszubauen. Der Einsatz einer Standard-Software, wie sie ggf. in der eigenen Branche üblich ist und von Mitbewerbern eingesetzt wird, funktioniert vielleicht für die Administration, kann aber für die digitale Unterstützung der Kernprozesse keine Lösung sein. Mit Standard-Software ist man hier als Unternehmen immer nur so gut wie die Mitbewerber.
Entscheider kompakt: Oft lassen sich Entscheider in KMUs von der vermuteten oder realen Kompliziertheit der Prozesse und Anwendungen abschrecken. Ihr Unternehmen wirbt damit, dass Ihre Lösungen auch ohne IT-Kenntnisse einsetzbar sind. Wie darf man das verstehen?
Klaus Beck-Dede: Gute Lösungen sind niemals kompliziert. Kompliziertheit ist immer ein Zeichen, dass Abläufe und Zusammenhänge nicht vollständig durchdacht und unzureichend analysiert sind. Als Experten für Digitalisierung nehmen wir unsere Kunden an die Hand und erarbeiten Workshop basiert oder agil, wie es heute so schön heißt, die Anforderungen an die Abläufe und die dafür notwendigen Informationsflüsse. Natürlich schauen wir uns dabei genau an, wie die Unternehmen bisher arbeiten.
Auf Grundlage dieses so erarbeiteten Wissens schlagen wir unseren Kunden vor, wie wir die zukünftige Lösung gestalten würden. Genau hier hilft uns die funktionale Leistungsfähigkeit der iDocpro-Lösung. iDocpro beinhaltet bereits eine sehr breite Palette an Funktionalität. Wir können unseren Kunden also nicht nur theoretisch den Prozess erläutern. Wir zeigen unsern Kunden direkt, wie der Prozess mit iDocpro umgesetzt aussieht. Das ist für uns nur deshalb leistbar, weil iDocpro als hochflexibles System darauf ausgerichtet ist, flexibel für die unter-schiedlichste Kundenanforderungen konfiguriert zu werden. Genau wie eine CNC-Maschine unterschiedliche Blech- oder Holzelemente produzieren kann, ist die Lösung von iDocpro darauf ausgerichtet, individuelle Datenobjekte zu erzeugen und zu verwalten. Durch diese Anfassbarkeit können unsere Kunden die konfigurierte Lösung sofort benutzen, verstehen und bewerten. Diese Flexibilität erlaubt es dann die ggf. aufkommenden Änderungswünsche oder die aufgrund zusätzlicher Erkenntnisse entstehenden Anpassungsbedarfe schnell und einfach umzusetzen. Schritt für Schritt passen wir so gemeinsam mit dem Kunden die Konfiguration immer besser und genauer an die kundenspezifischen Anforderungen und Bedürfnisse an.
Entscheider kompakt: In kleineren Unternehmen spielt oft der Außendienst eine zentrale Rolle. Wie können Ihre Lösungen hier zu mehr Effizienz beitragen?
Klaus Beck-Dede: Wir sprechen nicht vom Außendienst, sondern vom Außeneinsatz, um abzugrenzen wo die Arbeit geleistet wird. Eine Inhouse-Lösung für Büro, Lager oder Fertigung kann andere Optionen nutzen als eine Lösung zur VorOrt-Nutzung, die irgendwo zum Einsatz kommt. iDocpro bietet mit dem iDocpro Digitales Außeneinsatz-System eine Lösungskomponente an, die es erlaubt den Außeneinsatz vollständig digital zu gestalten. Wir können beliebige Informationen digital mit der iDocproApp aufnehmen und zur weiteren Verarbeitung im iDocproPortal hinterlegen. Diese Informationen können direkt in die Datenbank eingespielt, zur Erzeugung von Dokumenten, Statistiken oder Auswertungen, dem Anstoß von (Folge-)Prozessketten oder einfach für den Versand als Brief / eMail genutzt werden. Dabei kann die Datenerhebung Bilder, Datum, Uhrzeit, Geo-Daten, Texte, Zahlen und Signaturen enthalten. Gleichzeitig können dem Nutzer in der iDocproApp Informationen bereitgestellt werden, Bilder, Videos, PDF, Texte oder Auswahldaten für die Datenerhebung. Ein großer Nutzen liegt auch in der Offline-Fähigkeit der iDocproApp. Alle Konfigurationsdaten, Auswahldaten, Bilder etc. werden regelmäßig im Hintergrund aktualisiert. Die Datenerhebung kann jederzeit erfolgen, online und offline. Besteht keine Verbindung, so werden die Daten entsprechend später versendet.
Entscheider kompakt: Ihre Lösungen sind Cloud-basiert. Treffen Sie bei diesem Thema häufiger auf Vorbehalte in Bezug auf die Sicherheit?
Klaus Beck-Dede: In der Tat bestehen hier sehr häufig Vorbehalte, aber sie werden langsam weniger. Wir fragen unsere Interessenten dann immer, ob für sie eine Verbindung von außen zu den Daten des Unternehmens notwendig ist. Sobald Kunden dies bejahen, ist es natürlich sehr einfach den Kunden deutlich zu machen, dass eine professionelle Cloud-Lösung, betreut durch Spezialisten, um ein Vielfaches sicherer ist, als der Zugriff von außen auf die eigenen Unternehmensserver, organisiert durch eigene Mitarbeiter oder den externen IT-Service-Partner. Kunden verstehen sehr schnell, dass externe Bedrohungen heute sehr komplex sind und immer wieder neue Bedrohungen auftauchen. Ein professioneller Cloud-Dienstleister hat hier ausgewiesene Spezialisten, die tagtäglich mit diesen Themen beschäftigt sind und sofort auf aktuelle Bedrohungen reagieren. Dieser Fokus und das ausgefeilte Wissen fehlt bei den IT-Dienstleistern unserer Kunden meistens und damit können wir die Sicherheitspotentiale unserer Lösung sehr gut verdeutlichen.
Entscheider kompakt: Man spricht heute bereits von der postdigitalen Ära. Wenn sich die Digitalisierung so rasant weiterentwickelt, was kann das für kleinere Unternehmen bedeuten?
Klaus Beck-Dede: Die Digitalisierung entwickelt sich rasant, das ist richtig. Allerdings kann heute noch niemand genau vorhersagen, wie und in welchen Branchen sich die bereits erkennbaren Veränderungen langfristig auswirken. Klar ist jedoch, dass wir uns in eine datengetriebene Zukunft bewegen. KI-Systeme (Künstliche Intelligenz) helfen Unternehmen besser zu werden und das in den Daten steckende Wissen zu nutzen. Hier sind kleinere Unternehmen ganz klar benachteiligt, da sie aufgrund geringerer Größe einfach weniger Daten erzeugen. Zudem sind Entwicklung und Nutzung solcher KI-Systeme durchaus Kostenfaktoren. iDocpro hat aber auch hierzu schon entsprechende Konzepte und Mechanismen aktiv bzw. in der Schublade. Wir hinterlegen bereits heute alle von den Kunden gesammelten Daten in einem Datenpool, getrennt nach Kunden. Unsere Kunden können diese Daten bereits heute nutzen oder die Nutzung zum passenden Zeitpunkt beginnen. Zum gegebenen Zeitpunkt werden wir unseren Kunden dann neben unserer Business Intelligence Komponente auch eine KI-Komponente zur Datenanalyse anbieten, die dann alle von dem Kunden in iDocpro gesammelten Daten nutzen kann.
Längerfristig wird kein Unternehmen ohne datengetriebene Prozess-Gestaltung und -Optimierung auskommen. Es gilt also für alle Unternehmen sich heute schon möglichst gut darauf vorzubereiten. Aber das sollte keine Angst machen. In meinem Vortrag auf dem DIGITAL FUTUREcongress am 18. Feb. 2020 um 14:40 Uhr zeige ich an drei Beispielen, wie auch kleine Unternehmen mit Digitalisierung große Wettbewerber überholen können.
Das Interview führte Erika Alkemper-Heinrich